przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Systemy Workflow w sektorze MSP Systemy Workflow w sektorze MSP
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Przemysł 4.0 w sektorze lotniczym Przemysł 4.0 w sektorze lotniczym
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
Czy Polska spóźni się na kolejną rewolucję przemysłową? Czy Polska spóźni się na kolejną rewolucję przemysłową?
Donec ornare Donec ornare
Czas na SaaS! Gwarantowane korzyści przeważają nad przewidywanym ryzykiem Czas na SaaS! Gwarantowane korzyści przeważają nad przewidywanym ryzykiem
Rzeczywistość internetowa Rzeczywistość internetowa
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów

SOLEMIS - Business Intelligence, Controlling, Hurtownie danych, BudżetowaniePolski oddział międzynarodowej Grupy Bacardi, działającej w ponad 170 krajach świata, producenta markowych alkoholi wśród których należy wymienić rumy Bacardi, wermuty Martini, whisky Dewars?s, wódkę Grey Goose, gin Bombay Sapphire wybrał system klasy Business Intelligence - PROPHIX Enterprise jako narzędzie wspomagające budżetowanie i pozwalające na bardziej precyzyjne planowanie oraz analizowanie wszystkich elementów wpływających na wynik.

{MosModule module=CaseStudiesBusinessIntelligence_Reklama}
Uzyskane efekty podniesienia jakości oraz przyspieszenia budżetowania przy jednoczesnym włączeniu w ten proces znacznie większej liczby zainteresowanych osób spowodowało podjęcie decyzji o rozbudowie systemu do wersji PROPHIX SQL. Implementacji systemu dokonała gdyńska firma Solemis Group SA, przedstawiciel kanadyjskiego producenta systemu PROPHIX w Polsce.

Wdrożenie nowego narzędzia do budżetowania, a potem do jego bieżącej weryfikacji było dla firmy sprawą życia i śmierci ? mówi Rafał Czekaj, dyrektor finansowy Bacardi Martini Polska. Pozwoliło nam dokonać całkowitej przebudowy naszych procesów planowania i analizy . Dotychczas stosowane narzędzia bazujące na arkuszach Excela były tak rozbudowane i skomplikowane, że praktycznie hamowało nam to rozwój firmy, gdyż uniemożliwiało rozbudowę zespołu ? włączanie kolejnych osób we wszystkie procesy biznesowe - szczególnie planowania i analiz.

Bariery rozwoju

Martini ?wstrząśnięte? kojarzy się niemal każdemu z Jamesem Bondem, Bacardi to gorące karaibskie rytmy i kultowe drinki takie jak Cuba Libre i Mojito.

Bacardi Martini Polska jest częścią ogólnoświatowej sieci produkcyjnej, handlowej i marketingowej Grupy Bacardi. Grupa wykorzystuje oprogramowanie ORACLE jako globalny system raportowania dodatkowo w niektórych krajach wdrożony został SAP jako szeroko rozumiany system wsparcia dla lokalnych firm (ERP ? Enterprise Resource Planning).

Budżetowanie roczne na poziomie globalnym odbywa się w ORACLE. Lokalnie natomiast budżety przygotowywane są innymi narzędziami, zależnie od wielkości konkretnej firmy. W Polsce, początkowo posługiwano się 1-2 skoroszytami w Excelu, w miarę wzrostu wymagań ze strony Grupy zwiększyła się ich ilość, stopień skomplikowania i wzajemne powiązania pomiędzy arkuszami. Do tego zaczęły dochodzić wersje Grupowe, lokalne, walutowe itp. Powodowało to wydłużenie czasu przygotowania budżetów, a co ważniejsze praktycznie uniemożliwiało włączenie kolejnych działów i ich pracowników do wspólnego procesu opracowywania budżetu.

Dlatego decyzja o wdrożeniu usystematyzowanego i zhierarchizowanego narzędzia do budżetowania, które pewne funkcjonalności ma już w sobie (różne okresy rozliczeniowe, waluty, itp.) została podjęta bardzo szybko. Poprzedziła ją oczywiście analiza oferty rynkowej ? duże znaczenie miał wskaźnik funkcjonalność/cena oraz możliwość integracji z wykorzystywanymi w firmie systemami SAP i ORACLE.

Potrzeby biznesowe

Planowanie sprzedaży w firmie odbywa się w podziale na poszczególne marki (brand), a te z kolei w podziale na smaki (flavour) czyli np. Martini Bianco, Martini Rosato, Martini Dry, Martini Rosso. Specyficzną miarą ilościową w tej branży jest karton 9-litrowy (9LC).

Polska centrala firmy znajduje się w Warszawie, a magazyn - na południu Polski ? stamtąd towar trafia do kilkudziesięciu lokalnych dystrybutorów, a od nich do sprzedawców detalicznych, firma sprzedaje również swoje produkty do sieci super i hipermarketów.

Istotnym elementem biznesu firmy są rozliczenia wielowalutowe. Prowadzone są one równolegle w złotówkach, tzw. dolarach bieżących (aktualny kurs bankowy) i dolarach budżetowych mających stały kurs przez cały rok. Dolary budżetowe służą również do wstecznych przeliczeń wykonywanych dla porównania efektywność w różnych okresach co przy dużych zmiennościach kursów ma bardzo duże znaczenie. Z racji silnego umocnienia złotego porównywanie wyników w dolarach bieżących i dolarach ?budżetowych? mogłoby prowadzić do błędnych wniosków.

Kolejnym wyróżnikiem rozliczeń finansowych są różne okresy rozliczeniowe. W firmie obowiązuje rok finansowy tj od 1 kwietnia do 31 marca. Planowanie odbywa się niejako 2-etapowo najpierw na szczeblu menedżerskim całorocznie, później dane rozbijane są na poszczególne miesiące.

Konkurencja wymusza elastyczność

Sukces i wzrost firmy na coraz bardziej konkurencyjnym polskim rynku wymaga stałej obserwacji rynku i szybkich reakcji na zmiany zachodzące na rynku. Wymaga to z kolei używanie odpowiednich narzędzi dostarczających dane zmniejszające ryzyko podjęcia nietrafnych biznesowo decyzji.

Przed implementacją PROPHIX weryfikacja budżetu odbywała się praktycznie tylko raz, w połowie roku finansowego, w chwili obecnej dzięki dużej oszczędnośi czasu i zasobów rewizje budżetowe mogą odbywac się ? na bieżąco?

Pod górkę ?

Na początku firma posługiwała się 1-2 skoroszytami w Excelu, w miarę wzrostu firmy i wymagań ze strony Grupy (centrali) zwiększyła się ich ilość, stopień skomplikowania i wzajemne powiązania. Do tego zaczęły dochodzić wersje Grupowe, lokalne, waluty itp. co spowodowało, iż użytkownicy zaczęli się w tym wszystkim nieco gubić.

Podstawowymi wadami takiego rozwiązania była zawodność i ogromna pracochłonność. Uaktualniane i kopiowanie powiązanych arkuszy Excela było naprawdę dużym wyzwaniem ? firma prezentuje dane z 1-2 lat wstecz, dane bieżące i plany na najbliższe 3 lata. Wszystko według różnych kursów, dla różnych produktów i opcji.

Antidotum

Wybrano system Business Intellignece PROPHIX Enterprise i kupiono 5 licencji dla zwykłych użytkowników + jedną dla administratora. Oznacza to, że jednocześnie z systemu korzystać może 5 użytkowników i administrator. Ogólna liczba użytkowników upoważnionych do korzystania jest większa - w ten sposób wszystkie osoby związane z budżetowaniem mają dostęp do systemu. Są to osoby pracujące w dziale planowania sprzedaży, controlingu, marketingu (plany budżetów marketingowych) Administratorem jest dyrektor finansowy zarządzający m.in. zakresem dostępu do danych i możliwością ich edycji. O wyborze systemu PROPHIX tak naprawdę zdecydowano ze względu na:

  • dobrą cenę w stosunku do oferowanych możliwości. PROPHIX to program na miarę potrzeb i możliwości inwestycyjnych firmy
  • elastyczność w dostosowaniu do potrzeb firmy i możliwa pomoc w tym zakresie doświadczonych specjalistów Solemis Group ? firmy, która implementowała system
  • prostota instalacji i łatwość obsługi ? więcej czasu zajęło zdobycie zaufania do systemu niż nauka jego obsługi
  • możliwość importu danych rzeczywistych z systemu SAP i exportu do Oracle ? rzetelnego zrozumienia naszych potrzeb i analityczne podejście specjalistów z Solemis Group.

PROPHIX jest programem dopasowanym zarówno do naszych potrzeb jak i możliwości ? mówi Rafał Czekaj. Są co prawda programy o większych możliwościach ale zdecydowanie droższe. Podejrzewam, iż i tak części ich dodatkowych funkcjonalności nie wykorzystalibyśmy.

Wdrożenie

Wdrożenie systemu zawsze wiąże się z dostosowaniem funkcjonalności do indywidualnych, konkretnych potrzeb użytkownika. W przypadku Bacardi Martini Polska wystąpiły dwie kwestie: wybiórcze zarządzanie uprawnieniami i kłopoty kursowe z walutami . Pierwszą kwestię szybko rozwiązano przystosowując odpowiednio hierarchię produktów w systemie. Rozwiązanie drugiej zajęło więcej czasu, ale także zakończyło się sukcesem.

Pracę z systemem PROPHIX rozpoczęto od nowego roku finansowego. Potrzebne dane historyczne ? tylko z poprzedniego roku ? zostały przeniesione do nowego systemu i od tego momentu wszystko działo się już w nowym systemie.

Za ogromy sukces uważam iż ani przez moment nie pracowaliśmy równolegle na dwóch systemach ? mówi Rafał Czekaj. Od chwili zakończenia wdrożenia PROPHIX stał się jedynym systemem do budżetowania, analiz wykonania i weryfikacji.

Bieżąca kontrola budżetu

Przypomnijmy, że PROPHIX wykorzystywany jest przez Bacardi Martini Polska lokalnie do bieżącego, bardziej szczegółowego sprawdzania i porównywania danych rzeczywistych z budżetem. Raporty z Prophixa (eksportowane także do Excela) wykorzystywane są do celów prezentacyjnych i lokalnych analiz. Docelowo budżety są eksportowane do ORACLE, który jak wspomniano jest Grupowym systemem finansowo ? księgowym.

Budżetowanie w Grupie jest samo w sobie skomplikowanym procesem ? de facto, na etapie tworzenia budżet do ORACLE wgrywany jest przynajmniej 3-4 razy.. Wersje często znacznie różnią się od siebie i odzwierciedlają zmiany wymagane przez kolejne szczeble podejmowania decyzji w firmie. Przed wgraniem do ORACLE pierwszej wersji grupowej przygotowywanych jest kilka lokalnych opcji ? powstają całkowicie w PROPHIX.

Kontrola wykonania budżetu i ewentualne jego korekty są także prowadzone na bieżąco w PROPHIX i kwartalnie rewizje budżetu wgrywane są do ORACLE dla potrzeb Grupy.

Rzeczywiste dane dotyczące sprzedaży są z systemu SAP automatycznie przenoszone jednocześnie do ORACLE i PROPHIX, gdzie służą do bieżącej kontroli wykonania budżetu.

Uzyskane efekty biznesowe

Wdrożenie systemu PROPHIX było jednym z elementów zmiany polityki biznesowego działania w Polsce ? przejścia na precyzyjne planowanie i dogłębne analizy ? także w marketingu. Właśnie to włączenie w proces analiz i planowania sprzedaży było dla firmy nowym podejściem i wymagało nowych narzędzi. Najważniejsze korzyści z implementacji systemu PROPHIX w Bacardi Martini Polska to:

  • Umożliwienie rozpoczęcia realizacji zmian w planowaniu biznesu w Polsce ? nowe podejście wymaga znacznego zwiększenia liczby osób bezpośrednio, aktywnie zaangażowanych w planowanie sprzedaży jak i w monitorowanie realizacji planów. Przy korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych włącznie w planowanie kolejnych osób było bardzo utrudnione i nieefektywne.
  • Łatwe wykorzystanie w planowaniu rzeczywistych i historycznych danych o sprzedaży ? dotychczas tak pracochłonne, że wykorzystywane w niewielkim stopniu.
  • Łatwość analizowania danych ? dzięki możliwościom szybkiej agregacji danych w różnych przekrojach PROPHIX znacznie ułatwił możliwości badania przyczyn i powiązań różnych zdarzeń biznesowych ? np. w wielowymiarowych przekrojach czasowych ? geograficznych ? asortymentowych.
  • Wielodostęp ? umożliwienie korzystania z zasobów znacznie większej liczbie osób i możliwość jednoczesnej pracy, na tych samych, rzeczywistych danych.
  • Oszczędność czasu zarówno na poszczególnym stanowisku pracy (prostota) jak i synergia całego procesu budżetowania. Tworzenie budżetów i rewizji budżetów w oparciu o dane istniejące w systemie jest bardzo proste.
  • Podniesienie jakości budżetowania ? przygotowanie, przeanalizowanie i przedyskutowanie wielu nawet wariantów jest teraz możliwe w krótkim czasie.
  • Zwiększenie bezpieczeństwa danych ? rozumianego zarówno jako kontrolowany dostęp różnych osób do różnych danych jak i bezpieczeństwa zdefiniowanych formuł i procedur przetwarzania danych.
  • Łatwość zarządzania i administrowania systemem i prawami jego użytkowników.
  • Zmniejszenie uciążliwości i przyspieszenie przygotowywania raportów dla centrali ? zarówno tych stałych jak i a vista.
  • Rozbudzenie potrzeb analitycznych wśród użytkowników ? skoro uzyskanie odpowiedzi na różne, nawet skomplikowane pytanie dotyczące sprzedaży nie wymaga teraz pracochłonnego gromadzenia i przetwarzania danych ? to pracownicy więcej czasu poświęcają na analizowanie rzeczywistości i planowanie

Śmiało mogę powiedzieć, że wdrożenie nowego narzędzia do budżetowania, a potem do jego bieżącej weryfikacji było dla firmy sprawą kluczową ? mówi Rafał Czekaj, dyrektor finansowy Bacardi Polska. Dotychczas stosowane narzędzia bazujące na arkuszach Excela były rozbudowane i skomplikowane, umożliwienie korzystania z nich przez dołączających do zespołu nowych pracowników było bardzo nieefektywne i pracochłonne.

Rozwój systemu

Bardzo szybko cały zespół odczuł korzystne zmiany w codziennej pracy po wdrożeniu systemu PROPHIX. Zauważono nowe możliwości ? pojawiły się nowe potrzeby.

Stąd podjęto decyzję o rozszerzeniu liczby użytkowników oraz o implementacji systemu Business Intelligence PROPHIX SQL dającego znacznie większe możliwości dalszych modyfikacji procesów biznesowych w firmie. Są to m.in. dodatkowe modele planowania i analiz sprzedaży, kosztów, marketingu oraz rozbudowane narzędzia do tworzenia graficznych prezentacji analizowanych danych.

Źródło: www.solemis.com

 

  • navireo 315x270
  • ENOVA365 KWADRAT
  • eq system banner2