przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Systemy Workflow w sektorze MSP Systemy Workflow w sektorze MSP
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Przemysł 4.0 w sektorze lotniczym Przemysł 4.0 w sektorze lotniczym
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
Czy Polska spóźni się na kolejną rewolucję przemysłową? Czy Polska spóźni się na kolejną rewolucję przemysłową?
Donec ornare Donec ornare
Czas na SaaS! Gwarantowane korzyści przeważają nad przewidywanym ryzykiem Czas na SaaS! Gwarantowane korzyści przeważają nad przewidywanym ryzykiem
Rzeczywistość internetowa Rzeczywistość internetowa
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów
Unilever Polska, na polskim rynku obecny od 1991 roku, posiada następujące oddziały produkcyjne: oddział detergentów i kosmetyków; zakład wytwarzający produkty kulinarne oraz zakład, gdzie produkowane są margaryny i konfekcjonowane herbaty. Koło Gdańska znajduje się fabryka lodów. Łącznie Unilever zatrudnia w Polsce ponad 3000 osób.

REKLAMA:
 
 
Kiedy firma zatrudnia nowego pracownika równocześnie w dziale HR zostaje założona dla niego teczka z dokumentami związanymi z powstałym stosunkiem pracy. Będzie ona archiwizowana przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia. W czasie zatrudnienia pracownik będzie się szkolił, otrzyma premie, awansuje. Każda z tych operacji zostanie odnotowana w jego dokumentach. Wyobraźmy sobie teraz tę sytuację, ale pomnożoną przez 3000 osób pracujących w 7 różnych lokalizacjach. Dużo? Nawet bardzo!

Przed takim wyzwaniem stanął dział HR firmy Unilever. Firma ma w Polsce 5 dużych oddziałów (w tym 4 fabryki i siedzibę główną w Warszawie). Jednoczesne przygotowywanie dokumentów personalnych dla wszystkich pracowników zostało scentralizowane w Warszawie, natomiast teczki fizycznie znajdują się w lokalizacjach. Zarządzanie teczką kadrową przy użyciu standardowych narzędzi - takich, jak e-mail czy tradycyjna poczta - okazało się niezwykle trudne i pracochłonne, a samego procesu nie można było monitorować.

Zespół analityków Iron Mountain podczas warsztatów z pracownikami działu HR Unilever przygotował dokumentację przed wykonawczą projektu. Opisano bieżący proces zarządzania teczką kadrową pracownika. Po odebraniu dokumentacji analitycznej przez Unilever, opisane założenia zostały zamodelowane w systemie Plus Workflow. Każda czynność procesowa, dotychczas odbywająca się na dokumentacji papierowej, mogła być wykonywana za pomocą systemu, na zeskanowanych obrazach dokumentów, opisanych zestawem atrybutów.
B Jak obecnie wygląda proces? Przy rekrutacji dokumenty pracownika są skanowane i umieszczane w teczce wirtualnej. Poza skanami (np. świadectwa ukończenia studiów, świadectwa pracy, zaświadczenia o przebytych szkoleniach itp.) w teczce znajdują się też wypełnione formularze elektroniczne. Cała teczka zostaje umieszczona w systemie Plus Workflow Klienta i przesyłana jest do centralnego działu HR. Na podstawie zeskanowanych dokumentów centralny zespół HR wprowadza dane do systemu kadrowo-płacowego oraz przygotowuje umowę o pracę. Przygotowane dokumenty za pomocą Workflow przesyłane są do akceptacji koordynatorów, a następnie do wydruku do fabryk. Po skompletowaniu i akceptacji, teczka jest dostępna dla uprawnionych osób z poziomu pulpitu.

Zbiór teczek pracowniczych nie jest statycznym archiwum. Jest żyjącym systemem pozwalającym na ciągłą pracę. Minimalizuje pracę „papierkową” i utrzymuje wysoki poziom kultury pracy. Cały proces jest monitorowany, dostarcza raporty wg żądanych kryteriów, eliminuje „przetrzymanie” dokumentów lub decyzji dzięki informacji, kto jest właścicielem dokumentu w danym momencie. Daje możliwość przypomnienia o istniejącym zadaniu lub – w razie potrzeby – wyśle informację o ponagleniu.

Równolegle z pracami polegającymi na wdrożeniu systemu Plus Workflow, w Centrum Przetwarzania Danych IM uruchomiona została digitalizacja obecnych zasobów dokumentacji HR Unilever. Wszystkie teczki kadrowe, z 5 lokalizacji rozmieszczonych w całej Polsce, zostały zgodnie z uzgodnionym harmonogramem odebrane od klienta i zeskanowane. Sam proces skanowania zawierał w sobie kategoryzację na kilkadziesiąt typów dokumentów oraz opisanie każdego dokumentu zestawem kilku indeksów merytorycznych. Zeskanowane dokumenty zostały zaimportowane do systemu Plus Workflow, a oryginały – po przywróceniu do formy pierwotnej - zwrócono do Unilever. System jest zasilany na bieżąco dokumentami powstającymi w organizacji przez komórki HR w każdym oddziale firmy.

Po wdrożeniu i zasileniu systemu dokumentami Klient zyskał aktywną, przyrastającą z czasem, bazę dokumentacji oraz platformę pozwalającą na obieg i zdalne zarządzanie dokumentacją HR w korporacji - we wszystkich lokalizacjach. Może monitorować zadania w każdym ze swoich działów i dzięki temu lepiej organizować pracę. Ma pełną kontrolę nad procesem. System Plus Workflow jest hostowany na zasobach informatycznych Iron Mountain, w modelu SaaS. Dzięki temu klient zyskuję gwarancję niezawodności oraz bezpieczeństwa, jednocześnie nie ponosząc żadnych dodatkowych kosztów inwestycyjnych.

Źródło: www.suncode.pl

 

  • navireo 315x270
  • ENOVA365 KWADRAT
  • eq system banner2