przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów
Wydawnictwo Pedagogiczne OPERON, specjalizujące się w przygotowaniu i sprzedaży podręczników szkolnych, wdrożyło system elektronicznego obiegu dokumentów od Asseco Business Solutions. Ze względu na coraz większą skalę działania OPERON potrzebował usprawnienia procesu zarządzania takimi obszarami, jak zapotrzebowania czy zakupy, a także wpływającymi dokumentami i umowami cywilnoprawnymi, których liczba stopniowo wzrastała wraz z intensywnym rozwojem firmy.


REKLAMA:
raport erp 2017 kliknij pobierz
 
 
Program Asseco Softlab SEOD pozwolił WP OPERON na standaryzację i optymalizację obiegu różnego rodzaju dokumentów. Znacząco skrócił czas tego obiegu oraz koszty jego obsługi. Udostępnił też faktury czy umowy w postaci elektronicznej (skany, pdf), dzięki czemu operatorzy mogą je przeglądać niemal natychmiast po wprowadzeniu. I co istotne – dzięki elektronicznej ewidencji pracownicy wydawnictwa mają pewność, że każdy dokument wprowadzony raz do systemu będzie można łatwo i szybko wyszukać.

Asseco Softlab SEOD umożliwił też WP OPERON rejestrację, kategoryzację oraz akceptację potrzeb związanych z zakupem materiałów lub usług generowanych w całej spółce. Pozwolił również na rejestrowanie faktur zakupowych oraz ich akceptację przez uprawnione osoby. Istnieje także możliwość połączenia faktury z wcześniej zaakceptowanymi zapotrzebowaniami i automatyczne przypisywanie im etykiet kontrolingowych. System kontroluje również, czy podłączone dokumenty nie przekraczają zaakceptowanego zapotrzebowania. Na ostatnim etapie faktury są weryfikowane przez dział księgowości i automatycznie księgowane w rozwiązaniu ERP.

Nowy system pozwolił ponadto na rejestrowanie przesyłek wpływających do firmy oraz z niej wysyłanych. Program umożliwia śledzenie zdarzeń związanych z wysyłką oraz odbiorem dokumentów przez Pocztę Polską lub innych kurierów. Asseco Softlab SEOD ma także funkcję powiadamiania pracowników OPERON poprzez e-mail o przesyłkach oczekujących w sekretariacie na odebranie. Ponadto aplikacja może automatycznie rejestrować koszty przesyłki do odpowiednich działów.

System Asseco Softlab SEOD pomógł WP OPERON również uporządkować i zorganizować pracę z umowami cywilnoprawnymi. Dokumenty zarejestrowane w systemie (z załączonymi skanami) są weryfikowanie przez prawników i autoryzowane przez Zarząd. Dane osób, z którymi podpisywane są umowy, automatycznie są przenoszone z Asseco Softlab SEOD do aplikacji HR.
Program Asseco Softlab SEOD zautomatyzował pracę w naszej firmie w zakresie obsługi dokumentów. Umożliwił nam szybką oraz wygodną wymianę informacji pomiędzy działami i pracownikami, usprawnił też kontrolę wykorzystania budżetu w procesie dokonywania zakupów przez naszych pracowników. Ponadto łatwiejsza stała się obsługa sekretariatu dzięki ewidencji przesyłek oraz funkcji automatycznego powiadamiania o nich drogą e-mailową. Z perspektywy czasu widzimy, że wcześniej nie zdawaliśmy sobie w pełni sprawy z potrzeby użycia tego typu rozwiązania. Dopiero zastosowanie go w praktyce zwróciło nam uwagę na pewne aspekty, zwłaszcza na możliwość skrócenia czy optymalizacji ścieżki obiegu dokumentów oraz zmniejszenie kosztów związanych z obsługą tych dokumentów. Już mamy kolejne pomysły na rozwój tego programu w naszej firmie” – mówi Anna Pastwa, Dyrektor Finansowy w Wydawnictwie Pedagogicznym OPERON Sp. z o.o.
Źródło: ASSECO BS

 

  • erpframe
  • ENOVA365 KWADRAT

  • eqsystembaner