przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Systemy Workflow w sektorze MSP Systemy Workflow w sektorze MSP
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów
Suncode dostarczając przedsiębiorstwom kompleksowych rozwiązań z zakresu optymalizacji procesów biznesowych, skupia uwagę na różnych obszarach ich działalności. Dostarczany i wdrażany system zarządzania dokumentami usprawnia codzienną pracę średnich i dużych przedsiębiorstw w Polsce i za granicą. System Plus Workflow wykorzystywany jest m.in. do składania wniosków inwestycyjnych, wniosków urlopowych oraz wnioskowania i rozliczania delegacji służbowych.

REKLAMA:
 
 
OBSŁUGA I AKCEPTACJA WNIOSKÓW INWESTYCYJNYCH

W ramach finansów i księgowości Suncode dostarcza proces obsługi i akceptacji wniosków inwestycyjnych. Podstawowym jego założeniem jest ustalenie rocznych budżetów dla każdego działu wyodrębnionego ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Budżety wprowadzane są na początku roku kalendarzowego przez administratora systemu Plus Workflow. Określona grupa użytkowników upoważniona do składania wniosków może zainicjować proces wnioskowania i uzupełnić formatkę z opisem inwestycji. W ramach wniosku wybieramy jego kategorię tematyczną, przydzielamy go do odpowiedniej kategorii budżetu, wybieramy miejsce powstania kosztu (MPK), rok kalendarzowy na który zaplanowana jest inwestycja oraz jej walutę. Następnie przy pomocy dedykowanego przycisku wywoływana w systemie jest weryfikacja danego wniosku w stosunku do całorocznego budżetu przedsiębiorstwa, jaki został ustalony dla danego działu. Po zakończeniu przeliczeń system uzupełnia pozostałe pola formularza informacją o amortyzacji, kwocie budżetowanej oraz saldzie budżetu.

Zatwierdzenie wniosku jest równoznaczne z jego przesłaniem do systemowego zadania rezerwującego dana kwotę w rocznym budżecie, a następnie do akceptacji przez osobę nadzorującą budżet danego działu. Każdy wniosek inwestycyjny wymaga także akceptacji prezesa zarządu. W trakcie akceptacji generowany jest dokument na podstawie szablonu zawartego w systemie Plus Workflow. W przypadku odrzucenia wniosku przez jedną z osób akceptujących, system automatycznie dokonuje korekty przepływów finansowych w tabeli przepływów dla danej kategorii wniosku. W pełni zaaprobowany wniosek trafia na etap realizacji budżetu, gdzie wprowadzane są dane faktur powiązanych z daną inwestycją.

OBIEG WNIOSKÓW URLOPOWYCH

Kolejnym procesem, który usprawnia pracę przedsiębiorstw jest proces obiegu wniosków urlopowych. Wnioski można składać indywidualnie lub z poziomu konta grupowego, podając numer PESEL. Inicjacja wniosku powoduje wysłanie zapytania do bazy systemu HR’owego w celu pobrania danych urlopowych, m.in. urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy. System obsługuje także wnioski dotyczące opieki nad dzieckiem w wymiarze godzinowym, a nie dni roboczych. Formatka wniosku posiada zestaw niezbędnych walidacji kontrolujących dane uzupełnione w formularzu, takie jak przekroczenie ilości dostępnych dni urlopowych, niewłaściwy zakres dat itp. Wniosek urlopowy w ramach swojego obiegu w zależności od wybranego typu urlopu, musi zostać zatwierdzony przez bezpośredniego przełożonego osoby składającej wniosek bądź dział kadr.

ROZLICZANIE DELEGACJI SŁUŻBOWYCH

Pracownicy firm, którzy odbywają delegacje mogę je rozliczać za pomocą systemu Plus Workflow. W momencie zainicjowania procesu pobierane są dane pracownika z systemu HR. Istnieje także możliwość składania wniosku dla podwładnego lub dla dowolnego pracownika – w ramach nadanych wcześniej uprawnień. Proces rozliczania delegacji stanowi rozwiązanie pozwalające na kontrolowanie w systemie zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi Plus Workflow kosztów związanych z wyjazdami służbowymi. Ułatwia on rozliczenie wyjazdu służbowego niezależnie od tego, czy był to wyjazd służbowy krajowy czy zagraniczny. Proces daje także możliwość wnioskowania z uwzględnieniem zaliczki, która jest rozliczana po powrocie. Wniosek zostaje przesłany do akceptacji bezpośredniego przełożonego, w przypadku zatwierdzenia, do kolejnego etapu - rozliczenia delegacji. Tym samym zostaje udostępniony dedykowany moduł rozliczania delegacji, który umożliwia uzupełnienie danych dotyczących wyjazdu w postaci elektronicznej. W kolejnym kroku moduł dokonuje obliczeń w oparciu o obowiązujące przepisy i przekazuje dane do procesu w czytelnej postaci (informacje o dietach, ryczałtach, wydatkach).

Po uzupełnieniu niezbędnych pól w formatce, system wygeneruje druk rozliczenia wyjazdu służbowego oraz w przypadku podróży samochodem – kartę ewidencji pojazdu. System dokonuje także stosownych przeliczeń w przypadku delegacji zagranicznej (w oparciu o kursy NBP) oraz daje możliwość ewidencjonowania wydatków płatnych kartą firmową – nie są one wtedy brane pod uwagę w rozliczeniu z pracownikiem. Po podsumowaniu rozliczenia wyjazdu służbowego, system przekazuje takie rozliczenie do przełożonego oraz kolejnych osób akceptujących, aby w końcu przekazać je do działów finansowych w celu zaksięgowania i rozliczenia z pracownikiem. W ramach realizacji tego etapu delegacja jest rozliczana pod względem księgowym oraz finansowym. Saldo jest rozliczane z pracownikiem w gotówce lub bezgotówkowo. Na tym etapie proces zostaje zakończony.

Projekt wdrożeniowe Suncode obejmują nawet kilkanaście oddziałów zlokalizowanych na terenie Polski i za granicą. Skanowanie odbywa się z poziomu przeglądarki internetowej z wykorzystaniem aplikacji Plus Webscan. Z systemu mogą korzystać na co dzień setki użytkowników. Całość dokumentacji towarzyszącej poszczególnym procesom przechowywana jest w elektronicznym archiwum dokumentów Plus Workflow.

Źródło: www.suncode.pl

 

  • navireo 315x270
  • ENOVA365 KWADRAT
  • eqsystembaner