przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Systemy Workflow w sektorze MSP Systemy Workflow w sektorze MSP
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Przemysł 4.0 w sektorze lotniczym Przemysł 4.0 w sektorze lotniczym
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
Czy Polska spóźni się na kolejną rewolucję przemysłową? Czy Polska spóźni się na kolejną rewolucję przemysłową?
Donec ornare Donec ornare
Czas na SaaS! Gwarantowane korzyści przeważają nad przewidywanym ryzykiem Czas na SaaS! Gwarantowane korzyści przeważają nad przewidywanym ryzykiem
Rzeczywistość internetowa Rzeczywistość internetowa
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów

SAP HR w Polskich Zakładach Lotniczych w Mielcu

Od stycznia administracja kadrami i naliczanie wynagrodzeń dla blisko 2000 pracowników mieleckich Zakładów Lotniczych odbywa się w SAP HR. System wdrożony na potrzeby polskiej spółki został zintegrowany z rozwiązaniem SAP ERP korporacji UTC, co wiązało się z uwzględnieniem w projekcie restrykcyjnych zasad bezpieczeństwa IT i zarządzania zmianą obowiązujących w UTC. Bardzo ważnym wymaganiem była także zgodność nowego systemu z wymogami ustawy SOX.
{MosModule module=CaseStudiesHR_Reklama
Odkąd Polskie Zakłady Lotnicze w Mielcu stały się częścią międzynarodowego koncernu United Technologies Corporation, w firmie wykorzystywane jest globalne rozwiązanie SAP ERP. Jednym z ważnych obszarów, który w PZL Mielec nie był objęty systemem SAP, było zarządzanie kapitałem ludzkim.

W zarządzaniu kadrami i płacami w PZL Mielec wykorzystywano system, który był w dużej mierze rozwiązaniem opracowanym autorsko i wymagał ciągłego wsparcia informatyków w procesie rozliczenia listy płac. Z punktu widzenia funkcjonalności miał on wiele ograniczeń, a dodatkowo jego utrzymywanie wiązało się z dużym ryzykiem ciągłości eksploatacji z uwagi na brak wsparcia zarówno sprzętowego, jak i systemowego.

Proces zarządzania zmianami w systemie nie spełniał podstawowych wymagań bezpieczeństwa, a ograniczenia systemowe nie pozwalały na wprowadzenie stosownych zmian. Dodatkowo integracja aplikacji płacowej z korporacyjnym systemem SAP w zakresie hurtowni danych, rachunkowości finansowej i kontrolingu nastręczała pewnych problemów.

Oczywisty wybór

Decyzja o wdrożeniu rozwiązań SAP HR była więc tylko kwestią czasu, należało jedynie rozstrzygnąć, w jakim wariancie docelowe rozwiązanie zostanie uruchomione. Pod uwagę brano scenariusze zakładające outsourcing, wdrożenie korporacyjne jak i wdrożenie od podstaw całego rozwiązania. Wybór ostatecznie padł na system SAP HR w wariancie własnej instalacji.

Bezpośrednią przesłanką rozpoczęcia projektu wdrożenia była konieczność dostosowania zarządzania kadrami i płacami do wysokich standardów bezpieczeństwa obowiązujących w koncernie oraz wymogów ustawy Sarbanesa-Oxleya (SOX), której podlegamy jako spółka zależna Sikorsky Aircraft Corporation i UTC.

W korporacji UTC wszystkie używane systemy informatyczne muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa i kontroli procesów biznesowych wynikające z ustawy SOX. Poprzedni system kadrowo-płacowy nie dawał takiej gwarancji.

Wdrożenie SAP HR rozpoczęło się w kwietniu 2010 r., a na początku lutego 2011 r. w systemie została rozliczona pierwsza lista płac za styczeń. Partnerem wdrożeniowym była firma BCC. Przed podpisaniem umowy dokonano wspólnego przeglądu wszystkich wymagań ustawy SOX, jakie należało uwzględnić w rozwiązaniu.

W trakcie budowy koncepcji rozwiązania dużą wagę przykładano do tego, by stworzyć narzędzie, które uprości dotychczasowe procesy, wyeliminuje pracę ręczną i zapewni bezpieczną platformę do zarządzania procesami HR.

W pierwszym etapie projektu założono wdrożenie podstawowych modułów SAP HCM do obsługi kadrowo-płacowej niemal 2000 pracowników zakładu w Mielcu. Następnie rozszerzono zakres wdrożenia o funkcjonalność oceny czasu pracy.

Ocena czasu pracy

PZL Mielec charakteryzuje się zdecentralizowanym modelem zarządzania czasem pracy, który jest związany z rozproszeniem zakładu (kilka lokalizacji) i podziałem organizacyjnym na centra czy linie produkcyjne.

Przed wdrożeniem ocena czasu pracy była realizowana na korporacyjnym systemie SAP, skąd miesięczny raport był przekazywany do starego systemu kadrowo-płacowego. To rozwiązanie doskonale sprawdzało się na potrzeby rozliczania kosztów z punktu widzenia planowania produkcji, ale jednoznacznie stwierdzono, że nie jest wystarczająco dostosowane do wymogów polskiego prawa pracy. Amerykański moduł czasu pracy nie był w stanie w pełni obsłużyć m.in. wyliczania nadgodzin, pracy w nocy, limitów urlopowych.

Czas pracy ma ponadto zbyt duży wpływ na prawidłowe naliczenie wynagrodzeń, aby rozdzielać moduł oceny czasu pracy i rozliczanie płac, a procesy obsługiwać w dwóch oddzielnych systemach. Obecnie, dzięki danym dostarczanym przez czytniki kart magnetycznych w systemie odbywa się pozytywna rejestracja czasu pracy, dzięki czemu możliwa jest kontrola nieobecności, nadgodzin czy pracy nocnej. Dane dostarczane przez polską wersję narzędzia do oceny czasu pracy pozwalają na rzetelne rozliczanie przepracowanych godzin w cyklu tygodniowym czy miesięcznym i uwzględnianie tych danych w naliczaniu wynagrodzeń.

Dostosowanie tych procesów do standardów używanych w Polsce pozwoli w przyszłości na bezproblemowe wgrywanie poprawek producenta systemu, uwzględniających zmiany przepisów zewnętrznych jak i wewnętrznych.

Przeniesienie oceny czasu pracy z korporacyjnego systemu SAP do systemu SAP HR w Mielcu przy zachowaniu dotychczasowych oznaczeń składników wynagrodzeń pozwoliło też na płynną zmianę modelu obsługi systemu i uproszczenie wielu czynności administratorów czasu pracy.

Jednokrotne wprowadzanie danych

Zmiana narzędzia do rejestracji czasu pracy oraz miejsca gromadzenia tych danych – z centralnego systemu SAP w Stanach Zjednoczonych na lokalną instalację SAP HR – nie mogła spowodować przerwy w dostarczaniu danych kadrowo-płacowych do korporacyjnej hurtowni danych (Global Data Warehouse). Jednocześnie z pracami wdrożeniowymi tworzono więc i testowano interfejsy zasilające systemy korporacyjne, w tym interfejs do transferu danych kadrowo-płacowych do korporacyjnej hurtowni danych.

System pozwala na efektywny przepływ informacji pomiędzy działami odpowiedzialnymi za obsługę kadr, płac i czasu pracy. Obowiązuje czytelny podział odpowiedzialności za rejestrację i przetwarzanie danych W tak złożonych instalacjach SAP, które łączą systemy korporacyjne z lokalnymi, dużą trudność stanowi utrzymywanie spójności danych na wszystkich poziomach organizacji, we wszystkich systemach. By sprostać temu wyzwaniu, w opisywanym projekcie założono dążenie do zasady jednokrotnego wprowadzania danych HR (Single Point of Entry) tylko do jednego systemu. Obecnie trwają jeszcze działania zmierzające do wyeliminowania opracowywania tych samych danych w kilku systemach jednocześnie.

Automatyzacja księgowania wynagrodzeń


Kolejnym zadaniem projektowym była przebudowa rozwiązania do księgowania danych płacowych po stronie SAP FI.

Wyeliminowano ręczne księgowania, które zawsze wymagają bardzo szczegółowej kontroli w samym procesie księgowania i zatwierdzeń. Obecnie rozwiązanie pozwala nam nie tylko na automatyczne księgowanie danych z SAP HR, ale też umożliwia przeprowadzenie przebiegu testowego, podczas którego wyświetlane są informację o ewentualnych błędach i dokonywana jest symulacja księgowań. Pozwoliło to na spore oszczędności w stosunku do poprzedniego procesu.

Nie tylko SOX

Na każdym etapie budowy rozwiązania kluczowe było uwzględnienie ustawy SOX. Spełnienie jej wymogów oznacza, że firma jest zarządzana w sposób prawidłowy i nie dopuszcza do sytuacji braku kontroli nad kluczowymi procesami, a co za tym idzie, ogranicza ryzyko nadużyć.

Z uwagi na przynależność korporacyjną do UTC Zakłady Lotnicze w Mielcu są cyklicznie audytowane przez niezależnych audytorów, którzy bardzo szczegółowo badają przebieg procesów biznesowych, także w obszarze kadrowo-płacowym.

Obok zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do danych jedną z podstawowych zasad zachowania przejrzystości działania jest podział obowiązków (Segregation of Duties). W odniesieniu do narzędzi SAP HR podział obowiązków pomiędzy specjalistów kadrowych, płacowych, administratorów czasu pracy, osoby odpowiedzialne merytorycznie za tworzenie dokumentów oznacza, że w newralgicznych miejscach systemu, jak np. przygotowanie listy płac, system wymaga, by różne osoby odpowiadały za wprowadzanie danych do systemu i samo naliczanie wynagrodzeń.

Aby sprostać zasadom podwójnej kontroli odpowiedzialności poszczególnych wykonawców procesów kadrowych, zastosowano ściśle określony w fazie koncepcji model przydziału uprawnień. Poprzedni system nie pozwalał na tak precyzyjne i elastyczne dzielenie uprawnień pomiędzy użytkowników, jakie możliwe jest w SAP.

Na każdym etapie budowy rozwiązania kluczowe było uwzględnienie ustawy SOX oraz restrykcyjnych zasad zarządzania IT obowiązujących w korporacji UTC Jednak wymagania SOX, to nie jedyne regulacje, które musiały być wzięte pod uwagę podczas projektu. Oprócz – co oczywiste – przepisów polskiego prawa pracy i wynagradzania, należało także pamiętać o obowiązujących w UTC zasadach dotyczących zarządzania IT. W korporacyjnym rozwiązaniu SAP wszelkie ingerencje w system podlegają procesowi zarządzania zmianą i zatwierdzania zmian. Te same procedury kontroli działań w systemie obowiązują także konsultantów Basis z BCC, którzy obecnie są odpowiedzialni za administrację SAP HR w Mielcu.

Wszystkie strony projektu

Stworzenie systemu SAP HR, który w dużym stopniu jest zintegrowany z SAP ERP korporacji, wymagało ścisłej współpracy z organizacją IT w UTC, która jest odpowiedzialna za utrzymanie i rozwój systemu. Wspólnie pracowano nad stworzeniem mechanizmów dwustronnej komunikacji z globalną instalacją SAP. W porozumieniu ze specjalistami UTC wykonano też szereg interfejsów, które zostały uruchomione wraz ze startem produktywnym.

Współpraca trzech zaangażowanych w projekt stron – specjalistów korporacyjnych, zespołu wdrożeniowego w Mielcu oraz BCC przebiegała bardzo dobrze. Wszystkie fazy projektu były kończone w terminie, co wymagało dużej mobilizacji szczególnie od pracowników mieleckich zakładów, którzy łączyli czynności bieżące z pracą w zespole wdrożeniowym.

Atmosfera pracy była bardzo dobra, a dzięki otwartej komunikacji wszelkie zagrożenia były korygowane na bieżąco.

Mimo wielu zmian, jakie były konieczne w związku z uruchomieniem nowego systemu SAP HR, zostały one bez problemów wprowadzone do struktury organizacyjnej PZL. Proces zarządzania zmianą był bardzo dobrze planowany i realizowany, co w konsekwencji przyczyniło się do sukcesu całego projektu.

Pierwsze wypłaty w SAP

Pierwsze naliczenie wynagrodzeń w systemie przebiegło prawidłowo. Widać już, że proces przygotowania danych, ich oceny i samo naliczenie płac odbywa się dużo szybciej. Obecnie trwa faza stabilizacji. Na tym etapie kluczowi użytkownicy korzystają już z usługi serwisu aplikacyjnego BCC w zakresie HR.

Nastąpiło usprawnienie procesów HR i przekazanie całkowitej odpowiedzialności za ich realizację biznesowi. System pozwala obecnie na efektywny przepływ danych pomiędzy działami odpowiedzialnymi za obsługę kadr, płac i czasu pracy. Obowiązuje czytelny podział odpowiedzialności za rejestrację i przetwarzanie danych. W zasadzie wszystkie rejestrowane dane podlegają minimum podwójnej kontroli prawidłowości ich rejestracji. Pierwszy szczebel kontroli występuje już na poziomie technicznym. System posiada szereg mechanizmów walidacji danych podczas samego ich wprowadzania oraz kontroluje kompletność wprowadzonych danych.

Pojawiają się nowe pomysły na kolejne usprawniania zaspokajające potrzeby biznesowe. Będziemy je konsekwentnie realizować, a z system SAP HR nie powinno być to trudne.

Źródło: BCC
Autorzy: Dariusz Nykiel i Wojciech Maćkowiak

 

  • navireo 315x270
  • ENOVA365 KWADRAT
  • eq system banner2