przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Systemy MES, a Przemysł 4.0 Systemy MES, a Przemysł 4.0
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów
W każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, pracownicy administracyjni zmagają się z nadmiarem obowiązków, brakiem czasu, natłokiem pracy oraz dokumentów. W konsekwencji pojawiają się błędy, które mogą generować niepotrzebne koszty oraz niekorzystnie wpływać na współpracę z partnerami biznesowymi. Warto poznać rozwiązania, które pozwolą usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć ilość pomyłek.


REKLAMA:
snt banner 300
 
 
Elektroniczny obieg dokumentów w firmach z sektora SMB

Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym. Tradycyjny obieg dokumentów, niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa i pracowników, skutkuje licznymi problemami w komunikacji, opóźnieniami w realizacji płatności, zleceń oraz pogorszeniem relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi.

Czym jest obieg dokumentów?

Obieg dokumentów wiąże się przede wszystkim z przepływem dokumentów pomiędzy pracownikami organizacji, bazując na określonych procedurach pracy. Dokumentacja jest przekazywana wraz z wyznaczonymi zadaniami od jednego uczestnika procesu do kolejnego. Najlepszym przykładem obiegu jest proces dekretacji oraz akceptacji faktur zakupowych. To przepływ pracy definiuje wprowadzanie dokumentu do systemu, dodawanie opisów i komentarzy oraz jego zatwierdzanie.

Tradycja kontra nowoczesność

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.

Współcześnie producenci oprogramowania oferują szereg rozwiązań, które podnoszą efektywność pracy. Pozwalają one zaoszczędzić czas oraz sprawić, że praca z dokumentacją staje się prostsza. Wśród nich znajduje się Continia Document Capture – kompletne narzędzie biznesowe oparte na technologii OCR i zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV – mówi Przemysław Kniat, Sales Manager, IT.integro – Pozwala ono usprawnić procesy administracyjne, ograniczając ilość papierowej dokumentacji, a także popełnianych przez pracowników błędów. Cenioną funkcjonalnością jest możliwość dokonywania akceptacji zarówno na komputerze stacjonarnym jak i przez aplikacje mobilne – podsumowuje.
Korzyści elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów oznacza wiele bezpośrednich oraz pośrednich profitów takich jak:
  • Wyższa efektywność i skuteczność działań
  • Monitorowanie procesów
  • Oszczędność czasu pracowników
  • Minimalizacja ilości popełnianych błędów
  • Prosty dostęp do dokumentacji on-line
  • Ścisła kontrola dostępu dla użytkowników systemu
  • Wyższy poziom bezpieczeństwa
  • Ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji Uproszczona komunikacja pomiędzy oddziałami
  • Lepsza jakość obsługi klienta
  • Poprawa relacji z kontrahentami
  • Niższe koszty obsługi dokumentacji papierowej
  • Sprawna archiwizacja dokumentów
  • Mobilność oraz dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
  • Optymalizacja zadań pracowników
  • Technologia OCR a elektroniczny obieg dokumentów
Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów bazuje na technologii OCR (ang. Optical Character Recognition). Mechanizm OCR rozpoznaje tekst na dokumentach. Zapewnia także wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków oraz liter w wielu językach.

Jest to znaczące usprawnienie dla pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za uzupełnianie danych w systemie. Rozwiązanie pozwala uniknąć męczącego przepisywania informacji, minimalizuje ilość błędów i literówek.

Czym jest i jak działa Document Capture?

Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji

Digitalizacja dokumentów staje się standardem. Jednak aby rozwiązanie organizujące obieg dokumentów w firmie zapewniało wydajność należy zadbać o sprawdzonego partnera wdrożeniowego, dobrej jakości narzędzia oraz sprawny proces implementacji.

Warto pamiętać, że wdrożenie systemu musi być poprzedzone analizą potrzeb danej organizacji. Każda firma funkcjonuje inaczej, dlatego ustalenie właściwej ścieżki obiegu dokumentów wymaga zaangażowania oraz znajomości specyfiki przedsiębiorstwa. Należy także wyznaczyć cel, jaki ma realizować oprogramowanie oraz czas na realizację projektu. Jeśli planuje się wprowadzenie wielu zmian, warto rozłożyć je na etapy.

Digitalizacja firmy jest prawdziwym wyzwaniem, które jest jednak coraz chętniej podejmowane. Elektroniczny obieg dokumentów jest nieodzownym elementem dobrze funkcjonującej organizacji. Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie, oszczędność czasu i wyższe zyski, dlatego nie warto przekładać decyzji o wdrożeniu rozwiązania na później.

Źródło: www.it.integro.pl

PODOBNE


 

  • ENOVA365 KWADRAT

  • eqsystembaner

  • snt button 250