To jeden z pierwszych na polskim rynku przypadków wyliczenia realnych oszczędności z zastosowania e-faktur w obiegu gospodarczym w firmie średniej wielkości. Przejście z papierowego na elektroniczny obieg faktur pozwala firmie Sage zaoszczędzić w skali roku ponad 50 tys. zł.

Informatyczna firma Sage specjalizuje się w produkcji i wdrażaniu oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla małych i średnich firm. Przed ponad dwoma laty w spółce podjęto decyzję o zmianie modelu obiegu i obsługi faktur sprzedaży z papierowego na elektroniczny. Teraz można wyliczyć, jaka jest rzeczywista skala oszczędności z wdrożenia nowego systemu obiegu dokumentów.

Oszczędności wprost proporcjonalne do skali

W ciągu roku Sage wystawia około 60 tys. faktur (średnio 5000 w miesiącu). Po przejściu na system elektroniczny dla prawie połowy faktur całkowicie wyeliminowano papier. Do obiegu wewnętrznego wprowadzane są faktury sprzedaży w formie elektronicznej i papierowej (w przypadku braku zgody klienta), natomiast wszystkie kopie faktur są przechowywane formie elektronicznej. Do systemu trafiają także faktury elektroniczne, przychodzące od klientów i kontrahentów. To tu głównie powstają oszczędności, wynikające z automatycznego wprowadzania e-faktur do systemu księgowego – w miejsce uprzedniego przepisywania ręcznego.

Ponieważ dokumenty nie są drukowane, firma nie ponosi kosztów związanych z zakupem kopert i znaczków oraz pakowaniem listów. Oszczędza też na papierze, materiałach biurowych i eksploatacyjnych. Najwięcej jednak zaoszczędziliśmy dzięki uwolnieniu czasu potrzebnego do należytej obsługi faktur w formie papierowej” – mówi Liliana Gabryel, główna księgowa w Sage Sp. z o.o.

Dzięki wdrożeniu modelu obiegu e-faktur, realne oszczędności uzyskiwane przez Sage w ciągu roku kształtują się następująco:

• eliminacja kosztu przesyłek pocztowych – ok. 20 000 zł;
• uwolniony czas pracy w księgowości będący ekwiwalentem umowy zlecenia – ok. 30 000 zł;
• redukcja kosztów artykułów biurowych o 2500 zł (ok. 10 segregatorów, 10 ryz papieru, toner);
• ograniczenie o ok. 10% liczby niepotwierdzonych faktur korygujących, co dało firmie możliwość rozliczenia VAT w miesiącu wystawienia faktury.

Dodatkowe ważne korzyści odnotowane przez spółkę to:

• poprawa płynności finansowej (e-faktury docierają do odbiorcy w kilka sekund, co znacznie przyspiesza uzyskanie należności); 
• skrócenie do minimum procesu rejestracji faktur w systemie finansowo-księgowym,
• szybkość pracy archiwum – błyskawiczne wyszukiwanie faktur.

Ponadto, elektroniczny obieg faktur pozwolił usprawnić rozliczenia w sieci partnerów handlowych Sage, co w praktyce przekłada się na dokonywanie szybkich kompensat faktur prowizyjnych z fakturami sprzedaży.

Pomysł na oszczędności dla siebie i innych firm

Zmiana obsługi fakturowania z obiegu papierowego na elektroniczny to jeden z pomysłów Sage na generowanie dodatkowych oszczędności. Jego realizacji sprzyjała liberalizacja obowiązujących w Polsce przepisów w zakresie możliwości stosowania przez przedsiębiorców e-faktur.

W trakcie analiz ustaliliśmy, że zrezygnowanie z tradycyjnych, papierowych dokumentów sprzedaży pozwoli nam na ograniczenie wydatków w obszarze fakturowania nawet o 90 proc. – wspomina Liliana Gabryel.

Jako dostawca systemów informatycznych, firma Sage zaangażowała się w tworzenie rozwiązań nie tylko dla siebie, ale również dla przedsiębiorców zainteresowanych wygodnym i szybkim przesyłaniem e-faktur. Tak powstał serwis miedzyfirmami.pl, który jest ważnym elementem integrującym obieg elektronicznych faktur. Równolegle, w oferowanych przez Sage systemach pojawiły się nowe funkcjonalności do wysyłania, odbierania oraz automatycznego importowania i archiwizowania e-faktur.

W systemach Symfonia i Forte utworzyliśmy moduł pełniący funkcję cyfrowego repozytorium dokumentów. W ten sposób udało się utworzyć uniwersalne, zintegrowane środowisko, które automatyzuje obsługę elektronicznych faktur w firmie – dodaje Liliana Gabriel.

E-faktury sprzedaży i korygujące wysłane przez serwis miedzyfirmami.pl zostają uznane za przyjęte przez klienta w chwili ich odbioru, co pozwala błyskawicznie korygować deklaracje VAT za dany okres. Międzyfirmami.pl zintegrowano z użytkowanym w Sage oprogramowaniem, dzięki czemu faktura przesyłana przez serwis zostaje natychmiast zarejestrowana w systemie obiegu dokumentów i może być automatycznie zaksięgowana.

Tło prawne

Do 2020 roku, według wytycznych Komisji Europejskiej, e-faktury mają stać się głównym systemem fakturowania w Europie. Obecnie w Polsce jedynie ok. 10 proc. wystawianych przez przedsiębiorców faktur to dokumenty elektroniczne. Polscy przedsiębiorcy nadal są nieufni wobec tego rozwiązania. Mają na to wpływ niedostateczna wiedza na ten temat, jak również przyzwyczajenie do stosowania papierowej dokumentacji oraz obawa, że fiskus zakwestionuje e-fakturę jako wiarygodny dokument. Firmy zwykle nie szacują obciążeń związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów sprzedaży i nie do końca zdają sobie sprawę, co mogą zyskać dzięki e-fakturom.

Tło ekonomiczne

Decydując się na wystawianie tradycyjnych faktur, przedsiębiorcy powinni liczyć koszty. Każdy dokument trzeba wydrukować, wysłać i zarchiwizować. Potrzebne są więc nie tylko materiały biurowe – takie jak papier, toner do drukarki czy koperty. Trzeba również wziąć pod uwagę opłaty pocztowe, koszty pracy związane z obsługą wysyłek i przechowywaniem dokumentów. Niebagatelne będą także koszty pracowników, którzy wykonują więcej czasochłonnych czynności, dodatkowo obarczonych wysokim ryzykiem popełnienia błędu. Koszty obsługi faktur papierowych liczą ich masowi wystawcy. Warto wziąć pod uwagę fakt, iż np. firmy telekomunikacyjne wysyłające miesięcznie miliony faktur oferują klientom za przejście na fakturę elektroniczną upusty sięgające 10 złotych miesięcznie. Można racjonalnie zakładać, że ich wyliczone koszty obsługi faktur papierowych są jeszcze wyższe.

Źródło: www.sage.com.pl