Wsparcie projektowego profilu zarządzania - system e-Zlecenia
Dynamiczne zmiany w otoczeniu działalności współczesnego przedsiębiorstwa zmuszają jego menadżerów do ciągłej pracy nad dostosowywaniem sposobów zarządzania nakierowanych na sprawne i efektywne wprowadzanie zmian celem utrzymania konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku gospodarczym.
Powoduje to często, że dotychczasowe ustabilizowane, rutynowe działania o charakterze procesowym, zamieniają się w przedsięwzięcia unikalne, obarczone znacznie większym ryzykiem, wymagające zindywidualizowanego podejścia i kontroli. Krytyczną zaś dla kierownictwa przedsiębiorstwa na wszystkich szczeblach zarządzania staje się kwestia zarządzania zmianami. W takich sytuacjach pomocne stają się metodyki zarządzania projektami.
System e-Zlecenia wspiera projektowy profil zarządzania.
Struktura planu jest budowana w sposób hierarchiczny z dowolnie przyjętym poziomem zagłębienia, gdzie końcowym elementem tej struktury jest pozycja planistyczna, z którą w dalszych etapach planowania zostaną powiązane obiekty struktury projektowej. W skład projektu mogą wchodzić zadania z różnych obszarów działalności. Wszystkie elementy w strukturze planu powyżej pozycji planistycznej budowane są dla potrzeb grupowania kosztów i ich prezentacji w celach kontrolingowych. Funkcjonalność służąca do budowy struktury planu wspomaga analizę zadań i podział celów strategicznych na cele cząstkowe.
Analiza czynności w systemie e-Zlecenia realizowana jest równolegle do prac nad definicją struktury planu, a jej wynikiem jest struktura projektów. Struktura projektów podobnie jak struktura planu ma budowę hierarchiczną, której węzłami mogą być:
- portfel projektów,
- projekt,
- grupa zadań,
- zadanie.
Zadanie będące ostatnim elementem w strukturze planistycznej projektów jest obszarem alokacji zasobów produkcyjnych w zakresie materiałów, robocizny, usług, użycia sprzętu itd. oraz kalkulacji ich kosztów celem ustalenia budżetu. Zadanie projektowe realizuje odpowiednią pozycję planistyczną wyznaczoną w strukturze planu i wymaga od użytkownika dokonania powiązania zadanie projektowe – pozycja planistyczna.
Schemat 1. Struktura planu i projektu
Źródło: opracowanie COIG S.A.
Ustalenie budżetu pozycji planistycznej może być zrealizowane dwojako :
- na drodze planowania rzeczowego (planowanie zależne), poprzez kalkulację zasobów wskazanych w zadaniach projektowych, powiązanych z pozycją planistyczną,
- z wykorzystaniem planowania finansowego, poprzez niezależne ustalenie prognozy kosztów.
Wspomaganie realizacji zadań projektowych w systemie e-Zlecenia odbywa się poprzez planowanie i uruchamianie wyróżnionych w ramach poszczególnych zadań ich składników, którymi są zlecenia. Zlecenie jest podstawowym obiektem planistyczno - rozliczeniowym systemu e-Zlecenia, posiadającym przypisane szczegółowo zasoby do jego realizacji, ale wyłącznie do wysokości zaplanowanych limitów na poziomie zadania projektowego. Poprzez informacje przypisane do zleceń rozlicza się i obserwuje zadania, a następnie przedsięwzięcie i cały projekt.
Zbieranie i raportowanie informacji kosztowej z realizowanych projektów w całym cyklu życia środka trwałego, daje podstawy do trafnych decyzji i tworzenia efektywnych praktyk zarządzania majątkiem.
Źródło: www.coig.pl