Usprawnienie ofertowania, łatwiejsze planowanie produkcji i zarządzanie gospodarką magazynową to wyzwania, jakie firma Sail Service postawiła przed enova365 i jej Autoryzowanym Partnerem – firmą XLE. Żeby je przezwyciężyć, XLE nie tylko wdrożyła wybrane moduły systemu ERP enova365, ale też dostosowała je do potrzeb producenta żagli.

 

Wyzwania, które firma Sail Service postawiła przed enova365 i XLE

Sail Service to żaglownia, której doświadczenie sięga lat 50-tych, gdy funkcjonowała jako dział Stoczni Jachtowej im. J. Conrada. W 1987 r. powstała firma Sail Service. Od początku jej podstawową działalnością było projektowanie i szycie żagli. Obecnie firma szyje żagle do żaglowców z całego świata – w tym największych jachtów wyprawowych i jednostek regatowych – oraz pokrowce do jachtów żaglowych i motorowych.

Priorytetem Sail Service jest dostarczanie indywidualnych, przemyślanych rozwiązań oraz wsparcie klienta zarówno na etapie projektowania żagli i pokrowców do jachtów, jak i realizacji zamówień. Sail Service to jednak nie tylko firma produkcyjna. To także dystrybutor osprzętu jachtowego i akcesoriów. Są one dostępne zarówno w sprzedaży stacjonarnej, jak i internetowej.

Sail Service szyje żagle do największych jachtów na świecie

Wraz ze wzrostem firmy, coraz bardziej wymagające stawało się ofertowanie, planowanie produkcji czy zarządzanie gospodarką magazynową, a brak automatyzacji niektórych czynności zaczął sprawiać problemy. Ponieważ Sail Service korzystała już z trzech modułów systemu ERP enova365 – Księgowość Kadry Płace oraz Handel i magazyn – zgłosiła się do XLE – Autoryzowanego Partnera enova365. W kolejnym kroku XLE określiła najważniejsze potrzeby Sail Service, które zaspokoić miała rozbudowa oprogramowania.

Usprawnienie procesu sprzedażowego i łatwiejsze budżetowanie projektu

Jednym z wyzwań w firmie Sail Service było budżetowanie projektu wykonania żagla i proces ofertowania. Firma chciała zyskać możliwość szybkiej kalkulacji ceny żagla z zadanymi parametrami oraz dać klientom możliwość zamówienia żagla, który zostanie wykonany z kilku rodzajów tkanin. Z punktu widzenia Sail Service istotna była także możliwość automatycznego określania czasu produkcji, w celu oszacowania czasochłonności zamówienia.

Podniesienie wydajności produkcji

Nowe oprogramowanie miało odwzorowywać proces produkcji, by usprawnić zarządzanie nim, w tym umożliwiać:

• analizę zapotrzebowania na materiały produkcyjne – wybór spośród około 600 rodzajów tkanin do produkcji żagli i pokrowców;
• ustawianie priorytetów czynności produkcyjnych, w tym możliwość zmiany danych w trakcie realizacji i przeliczenia obłożenia produkcji przez wskazanych użytkowników systemu;
• zbieranie informacji powstałych na etapie produkcji, takich jak czas realizacji zadania i osoby je wykonujące.

Skuteczniejsze zarządzanie magazynem

Z punktu widzenia zarządzania magazynem ważna dla Sail Service była możliwość śledzenia przejść zasobów, głównie tkanin, między magazynami.

Optymalizacja procesu zamówień i dostaw

W związku z rosnącą liczbą klientów oraz kanałów sprzedaży menedżerowie w firmie Sail Service zauważyli potrzebę usprawnienia ewidencji zamówień na żagle i pokrowce. Konieczna do tego była, między innymi, integracja magazynu ze sklepem internetowym oraz optymalizacja ewidencji zleceń remontów i reklamacji.

Żeby zwiększyć efektywność kompletacji zamówienia ważną potrzebą była także możliwość otrzymania zamówienia w jednej przesyłce przy zmiennych czasach realizacji różnych procesów produkcyjnych (synchronizacja zadań).

Z powyższego wynika jasno, że Sail Service potrzebowała jednego źródła danych dla produkcji, magazynu i działu sprzedaży, żeby usprawnić wszystkie te obszary.

Jesteś ciekaw jak moduły enova365 – program do planowania produkcji, program handlowo-magazynowy oraz do zarządzania projektami enova365 poradziły sobie z wyzwaniem w rękach dobrego integratora?


System ERP enova365 składa się z 24 modułów. Do usprawnienia ofertowania, produkcji i magazynowania w Sail Service wystarczyło 5 powyższych.

Rozwinięcie modułu handlowo-magazynowego w Sail Service

Specjaliści z XLE Sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera enova365 przeprowadzili analizę funkcjonalności oprogramowania w stosunku do zdefiniowanych potrzeb. Następnie zaproponowali poprawę możliwości wykorzystania wcześniej wdrożonego w organizacji modułu Handel i Magazyn oraz wdrożenie modułów: Projekty, DMS oraz CRM. Każdy z tych modułów służy do usprawnienia innego obszaru działania firmy.

• Handel i magazyn enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu z możliwością indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa. Moduł zapewnia również bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań. 
• Projekty enova365 to moduł służący do planowania i kontroli realizacji budżetów projektów. Automatyzuje proces przypisywania dokumentów i zasobów ludzkich do projektów oraz daje możliwość śledzenia planów oraz ich realizacji w czasie, raportowania i analizowania.
• CRM enova365 ułatwia zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami oraz podtrzymywanie ich. Zapewnia łatwy dostęp do informacji oraz pozwala na usprawnienie procesu sprzedażowego, dzięki temu, że w systemie odwzorowany jest cały proces sprzedaży. Od odnotowania szansy sprzedaży po ofertowanie, negocjowanie czy fakturowanie zakupów, m.in. dzięki funkcjonalności lejka sprzedażowego.
• Moduł DMS (Document Management System) enova365 to moduł o charakterze ewidencyjnym, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach oraz ewidencjonowanie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. W Sail Service jest to narzędzie służące do przechowywania i podglądu załączników wprowadzanych do systemu.
• enova365 Harmonogram zadań to część systemu, dzięki której akcje dotychczas wykonywane przez ludzi są automatycznie inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania, wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane.

Dla sukcesu wdrożenia kluczowe było jednak nie tylko wdrożenie samych wymienionych wyżej modułów systemu ERP enova365, ale także dostosowanie rozwiązania do potrzeb firmy Sail Service. W tym celu XLE wykonało następujące działania.

• Stworzenie repozytorium dokumentów dotyczących ofertowanych produktów. Dane z repozytorium automatycznie podpinane są do ofert. Umożliwiono też powiązanie ofert z datą realizacji zamówienia, czyli informacją o dacie wysyłki produktu do odbiorcy. • Odzwierciedlenie procesów magazynowych w systemie. Trzy magazyny – główny, żaglownia i ploter – zostały odzwierciedlone w systemie informatycznym. Umożliwiono też śledzenie przejść zasobów (tkanin) między magazynami oraz zdefiniowano minimalne stany magazynowe.
• „Podpięcie” do projektu produktu wszystkich danych i dokumentów, związanych z realizacją danego zamówienia – od planowania, które obejmuje określenie zapotrzebowania na tkaniny po opisie zamówienia, terminu realizacji, osób zaangażowanych w proces i ich listy zadań, przez realizację, czyli poszczególne elementy produkcji (plotowanie, krojenie, szycie, wykończenie, zużycie materiału), aż po elementy związane z wysyłką i rozliczeniem (w tym dokumentu wydania produktu).
• Integracja sklepu internetowego z modułem magazynowym enova365. Sail Service prowadzi internetowy sklep żeglarski na platformie ClickShop. Został on zintegrowany z enova365 za pomocą integratora iVend, firmy KOMPAX, która to rozwiązanie wdrożyła we współpracy z XLE.

Jakie rezultaty w firmie Sail Service przyniosło wdrożenie enova365? Jakie są efekty wdrożenia dedykowanego rozwiązania?

Firma Sail Service zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania klasy ERP, żeby usprawnić procesy magazynowe, produkcyjne oraz z zakresu obsługi klienta. Inwestycja przyniosła spodziewane efekty.



Łatwiejsze i bardziej precyzyjne ofertowanie. Proces generowania wyspecyfikowanych ofert oraz dokumentów został w dużej mierze zautomatyzowany.

Lepszy przepływ informacji między działami.

• Dział sprzedaży ma wgląd w zadania realizowane przez dział produkcji, dzięki czemu może śledzić status realizacji zamówień.
• Wszystkie dane i dokumenty dotyczące konkretnego projektu znajdują się w jednym miejscu. Eliminuje to ryzyko przeoczenia zleceń oraz umożliwia priorytetyzowanie zadań.
• W proces realizacji zleceń wgląd mają zarząd, handlowcy i menedżerowie produkcji, którzy mogą także zmienić dane zlecenia w trakcie realizacji.

Efektywniejsze zarządzanie procesem produkcji. Po zakończeniu prac wdrożeniowych przydzielanie zadań dla osób, biorących udział w produkcji odbywa się za pośrednictwem systemu, a produkcja przeliczana jest automatycznie i ma odbicie w danych magazynowych. Istnieje możliwość synchronizacji różnych elementów zlecenia w celu skompletowania go w jednej przesyłce.

Optymalizacja procesów magazynowych. Dane między magazynami przesyłane są automatycznie, a generowanie zapotrzebowania na zasoby jest zintegrowane z produkcją.

Lepszy wgląd w dane o efektywności. Oprogramowanie umożliwia łatwe generowanie raportów i analizę wydajności produkcji poszczególnych typów żagli.

Chcesz usprawnić procesy handlowo-magazynowe i planowanie produkcji w swojej firmie? Wybierz program handlowo-magazynowy i program do zarządzania projektami tak, jak to zrobiła firma Sail Service i ponad 18 000 innych biznesów, które wdrożyły enova365. Jeszcze dziś przetestuj bezpłatnie demo systemu.

Źródło: www.enova.pl