Efektywna obsługa floty samochodowej to nie tylko ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów, ale także działania, które umożliwiają ich optymalne wykorzystanie. Dobry system do zarządzania flotą usprawnia wszystkie te procesy biznesowe.

 

Obsługa floty samochodowej – co powinna obejmować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to proces polegający na gromadzeniu informacji oraz podejmowaniu decyzji dotyczących pojazdów, których właścicielem lub leasingobiorcą jest firma. Administrowanie flotą samochodową obejmuje zatem szereg różnego typu działań.

Zarządzanie flotą samochodową to, po pierwsze, ewidencja wszystkich użytkowanych w firmie pojazdów oraz zdarzeń z nimi powiązanych. Mogą to być zarówno zdarzenia planowane, takie jak badania techniczne, ubezpieczenia pojazdów czy ich serwis, ale też nieplanowane, jak na przykład mandaty, stłuczki lub inne szkody.

Zarządzanie flotą samochodową w firmie to także troska o optymalne wykorzystanie tych zasobów. Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest umożliwienie pracownikom rezerwacji pojazdów. Obsługa floty samochodowej jest również powiązana z prowadzeniem księgowej ewidencji przebiegów, czyli tzw. generowaniem przejazdów oraz kontrolą stanów liczników. Wszystkie te działania służą zwiększaniu efektywności procesów. Jakie dokładnie cele pozwalają realizować?

Zarządzanie flotą samochodową w firmie – cele

W każdej firmie celem zarządzania flotą jest maksymalizacja wydajności samochodów lub innych pojazdów, które firma posiada lub eksploatuje. Na realizację tego celu składa się szereg celów pośrednich, z których najważniejsze wymieniamy poniżej:

1. Kontrola kosztów utrzymania floty

Dobre zarządzanie flotą samochodową służy przede wszystkim minimalizacji związanych z nią kosztów operacyjnych. Pomaga w tym m.in. odpowiednie planowanie, co jest tańsze niż działania ad hoc, których efektem bywają nagłe awarie. Co więcej, dobrze zarządzane, zadbane aktywa, takie jak pojazdy, kosztują mniej w czasie całej eksploatacji, bo ich czas sprawności jest dłuższy. Dzięki temu jeden zasób przyczynia się do generowania wartości dla firmy przez dłuższy czas. Jednocześnie wiąże się to z mniejszą liczbą awarii czy wezwań serwisowych.

2. Redukcja kosztów ogólnych

Na koszty utrzymania floty składają się także koszty ogólne, m.in. wynagrodzenia fleet managerów. Lepsza organizacja zarządzania flotą, obejmująca na przykład wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych, automatyzujących rutynowe czynności, pozwala uzyskać niższe koszty.

3. Redukcja kosztów przejazdów

Monitoring floty samochodowej służy między innymi optymalizacji kosztów przejazdów.

4. Ograniczanie do minimum liczby stresujących sytuacji

Wszystkie awarie mocno stresują pracowników korzystających z floty samochodowej. Często muszą oni zmieniać plany, żeby usunąć konsekwencje awarii.

5. Przestrzeganie przepisów

Celem zarządzania flotą w firmie jest także dbałość o zgodność z regulacjami prawnymi, jakim podlegają pojazdy użytkowane przez przedsiębiorstwo. Badania techniczne, obowiązkowe polisy ubezpieczeniowe, planowane przeglądy – dobry system do zarządzania flotą umożliwia sprawną ewidencję wszystkich tych informacji oraz przypomina o działaniach, które należy podjąć.

Jak enova365 wspiera obsługę floty samochodowej?

W odpowiedzi na realne zapotrzebowanie i oczekiwania rynku, system enova365 został wzbogacony o moduł Flota, który pozwala na zarządzanie różnymi procesami biznesowymi w jednym miejscu. Umożliwia on ewidencjonowanie informacji na temat posiadanych samochodów oraz zarządzanie flotą pojazdów.

Moduł enova365 Flota, w połączeniu z modułem enova365 Księgowość, daje możliwość rozliczenia przejazdów oraz wykonanych tras. Z kolei, wykorzystanie modułu enova365 Handel sprawia, że otrzymuje się kompletny system do zarządzania, z możliwością wystawiania dokumentów i rozliczania ich.

W obrębie modułu enova365 Flota dostępne są następujące funkcjonalności:

Ewidencja pojazdów

Moduł enova365 Flota pozwala na ewidencję następujących danych o pojazdach: typ, rodzaj pojazdu, marka, model, numer rejestracyjny oraz stan pojazdu. Ponadto istnieje możliwość dodania własnej nazwy lub opisu. Ewidencja pojazdu może być również uzupełniona o bardziej szczegółowe informacje: o właścicielu, rodzaju i pojemności silnika, dacie pierwszej rejestracji i zakupu, numerze karty paliwowej czy dacie gwarancji. Wprowadzone dane można w wygodny sposób przeglądać, filtrować i sortować.

Rezerwacje

Kluczową funkcjonalnością modułu Flota jest możliwość tworzenia i zarządzania rezerwacjami pojazdów. Można wtedy uzupełnić następujące dane: stan rezerwacji, rezerwowany pojazd, osoba rezerwująca, opis i cel, typ trasy oraz miejsce odbioru i zwrotu pojazdu, a także wiele więcej. Każda rezerwacja otrzymuje swój indywidualny numer. Długość trasy wyliczana jest automatycznie na podstawie różnicy między początkowym a końcowym odczytem licznika. Kolejnym elementem, który usprawnia obsługę rezerwacji, jest możliwość wygenerowania przejazdu za pomocą jednego kliknięcia. Funkcjonalność ta jest niezbędna do prowadzenia księgi ewidencji przebiegów.

Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem

Zarządzanie flotą to również konieczność ewidencjonowania zdarzeń związanych z pojazdami. W enova365 domyślnie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń – przegląd techniczny oraz awaria samochodu. Dodatkowo system daje możliwość wprowadzenia własnych zdarzeń, zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Zdarzenia można uzupełnić o powiązane z nimi dokumenty, osoby zaangażowane, sprzęt lub inne potrzebne informacje.

Ubezpieczenia pojazdów

Niezbędnym elementem w przypadku każdego pojazdu jest ubezpieczenie. Moduł Flota umożliwia przypisanie do każdego ewidencjonowanego pojazdu danych o ubezpieczeniu, z uwzględnieniem daty rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia, ubezpieczyciela, numeru polisy, sumy składki oraz wyceny ubezpieczonego pojazdu. Można ponadto dodać informacje o tym, jakie są wykupione rodzaje ubezpieczenia (OC, AC, NNW, Assistance), a także wprowadzić własny opis, dołączyć dokumenty i załączniki.

Szkody i mandaty

Moduł Flota pozwala ewidencjonować informacje na temat szkód i mandatów. Do każdej zawartej w systemie polisy można zgłosić szkodę i dodać szczegółowe dane, jak numer szkody, data zdarzenia, pojazd, kierowca, sprawca oraz status decyzji o odszkodowaniu, wysokość roszczeń i opis zdarzenia. Istnieje też możliwość dołączenia załączników – zdjęć szkody, opisu i mapek sytuacyjnych.

Mandaty można wprowadzać do systemu z różnych lokalizacji – listy Pojazdy, Rezerwacje, Mandaty oraz dowolnej zakładki formularza, używając przycisku Mandat. Formularz wprowadzania mandatu składa się z następujących pól:

• Pojazd – pojazd, do którego został wystawiony mandat;
• Przejazd – przejazd, podczas którego został wystawiony mandat;
• Data – data i godzina wystawienia mandatu;
• Kierowca – osoba, która otrzymała mandat;
• Kwota – wartość, na jaką został wystawiony mandat;
• Punkty – liczba otrzymanych punktów karnych;

System do obsługi floty samochodowej – korzyści

Właściwe administrowanie flotą samochodową to proces, który wymaga jednoczesnego wglądu w wiele informacji. Ewidencja pojazdów użytkowanych w firmie, monitoring floty samochodowej, rozliczanie przejazdów to tylko niektóre z nich. Dla osób zarządzających flotą wyzwaniem jest integracja tych wszystkich informacji. Pozwalają na to programy do zarządzania flotą samochodową, które są częścią systemu ERP, takie jak moduł Flota enova365.

Dobre systemy do zarządzania flotą zapewniają porządek w dokumentach, umożliwiają nie tylko szybki wgląd we wszystkie informacje dotyczące użytkowanych w firmie samochodów, ale także automatyzują liczne działania. Można więc powiedzieć, że najważniejsza korzyść z wdrożenia systemu do obsługi floty samochodowej enova365, który jest częścią systemu ERP, to usprawnienie wszystkich procesów biznesowych, związanych z zarządzaniem flotą samochodową. Konsekwencją tego jest między innymi:

• oszczędność czasu,
• redukcja kosztów,
• eliminacja błędów i przeoczeń.

Źródło: www.enova.pl