Porażka wdrożenia to niedostarczenie przez projekt założonych korzyści w określonym czasie oraz budżecie. Błędy popełnione choćby na jednym z etapów wdrożenia mogą nawet, w najgorszym przypadku, przyczynić się do wyboru rozwiązania niedopasowanego do rzeczywistych potrzeb firmy.

Negocjujemy umowę

Ważnym elementem, od którego najczęściej zależy powodzenie projektu, jest wybór firmy wdrożeniowej. By mieć pewność, że dostawca spełni nasze oczekiwania należy przede wszystkim sprawdzić jego doświadczenie, referencje oraz nastawienie do klienta. Bardzo istotną kwestią jest też doświadczenie konsultantów, którzy będą realizowali wdrożenie. Jednak na tym nie koniec. Obok wyboru konkretnej firmy, warto też wynegocjować z nią odpowiednią umowę, w której zostanie określony koszt wdrożenia systemu oraz jego utrzymania przez kolejne lata. Należy zadbać przede wszystkim o to, by zapisy zostały skonstruowane w sposób zabezpieczający klienta przed koniecznością ponoszenia niepotrzebnych kosztów w przyszłości. Dobrym krokiem, który może uchronić klienta przed nieprzyjemnymi konsekwencjami, jest powierzenie negocjacji zewnętrznym doradcom czy firmom konsultingowym.

Krok po kroku…

Bardzo ważną kwestią jest również sposób wdrożenia systemu. Statystyki potwierdzają, że firmy, które chcą minimalizować ryzyko zakończenia projektu porażką, powinny podzielić cały proces na mniejsze części. Wdrażanie systemu polegające na dostarczaniu poszczególnych części działającego systemu w jak najmniejszych odstępach czasu podnosi znacznie prawdopodobieństwo zakończenia projektu sukcesem. Korzyści płynące z takiego podejścia to między innymi możliwość lepszego zarządzania i kontrolowania poszczególnych działań oraz motywacja osób zaangażowanych w projekt. Należy pamiętać, że sukces związany z zakończeniem pierwszego etapu zaplanowanych działań motywuje zespół do realizacji kolejnych.

Zespół dobierany wg klucza

Przedsiębiorstwa, które chcą uniknąć porażki wdrożenia, powinny poświęcić szczególną uwagę na wybór odpowiedniego zespołu. Do projektu należy dedykować przede wszystkim osoby o odpowiednich umiejętnościach, doświadczeniu, zakresie obowiązków, dostępności czasowej oraz – co bardzo ważne – odpowiedniej osobowości. Ten ostatni czynnik jest o tyle istotny, że w trakcie procesu wdrożeniowego często dochodzi do nieporozumień, szczególnie między zespołem projektowym a komitetem sterującym wdrożeniem lub między menedżerami projektów a działem IT firmy. W takich sytuacjach potrzebna jest osoba, która w sposób rzeczowy skłoni obie strony do dialogu na rzecz realizacji wspólnego dla wszystkich celu. Tutaj z pomocą może przyjść zewnętrzny konsultant, który obiektywnie oceni konfliktową sytuację i zaproponuje najlepsze rozwiązanie, tak aby projekt mógł ponownie ruszyć z miejsca.

Komunikacja = Sukces

Kolejnym poważnym źródłem porażki wdrożenia może okazać się brak komunikacji. Trudno wyobrazić sobie projekt, który zakończy się sukcesem, jeżeli zespół nie jest na bieżąco i we właściwy sposób informowany o postępach wdrożenia lub o podjętych decyzjach. Właśnie z tego względu tak istotne jest podtrzymywanie stałego kontaktu ze wszystkimi zainteresowanymi, np. poprzez organizowanie regularnych spotkań oraz dobór odpowiednich kanałów komunikacji czy osób komunikujących. Należy podkreślić, że problem komunikacji nie dotyczy tylko relacji zachodzących wewnątrz zespołu projektowego – to pojęcie jest znacznie szersze i wiąże się z ryzykiem braku akceptacji dla nowego systemu również wśród pracowników przedsiębiorstwa. Niedostateczna ilość informacji o systemie może doprowadzić do spadku zaufania do projektu, nieodpowiedniego korzystania z wdrożonych rozwiązań, a w skrajnych przypadkach nawet do odrzucenia przez pracowników rezultatów wdrożenia. Są to sytuacje, na które firmy nie mogą sobie pozwolić – by ich uniknąć warto zadbać o stałe informowanie wszystkich zatrudnionych o postępach prac, angażowanie kluczowych pracowników oraz uwzględnianie ich opinii jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

Autor: Mariusz Pawłowski, Partner Zarządzający w Optima Partners