Coraz więcej firm ma świadomość, że dobre zarządzanie, szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw, nie może odbywać się dziś bez wsparcia informatycznego. Nowoczesne technologie pozwalają na faktyczne wykorzystanie wielkiej ilości danych, jakie codziennie są generowane i przetwarzane. Jedną z firm, która postanowiła wspomóc swój rozwój zintegrowanym systemem klasy ERP, jest Corin Sp.j., producent ekskluzywnej bielizny damskiej. Firma od 1996 roku dostarcza kobietom produkty najwyższej jakości, jednocześnie dbając o ich zdrowie. Corin to jedna z najbardziej odpowiedzialnych społecznie marek na polskim rynku. Jako jedyna w branży współpracuje z Politechniką Łódzką i Centrum Zdrowia Matki Polki, prowadząc badania naukowe nad swoimi wyrobami. To sprawia, ze bielizna Corin jest nie tylko wygodna i atrakcyjna, ale także bezpieczna dla zdrowia.

Firma cały czas poszerza swoją ofertę, rozwija się, działając także na rynkach zagranicznych. Aby stanowić realną konkurencję dla innych marek, Corin musiał usprawnić sposób zarządzania i dostosować go do realiów, w jakich działają producenci z innych krajów europejskich. Konieczne stało się uporządkowanie przepływu informacji, lepszy dostęp do danych i dopasowanie sposobu pracy do nowych zadań. Dlaczego firma wybrała system Comarch ERP XL, jak przebiegało wdrożenie i jak jest ono oceniane z perspektywy dwóch lat pracy, opowiada Mariusz Hanczka, współwłaściciel przedsiębiorstwa.

Corin od dawna miał już silną pozycję na polskim rynku i dobrze sobie radził z konkurencją. Skąd zatem pomysł wdrożenia systemu klasy ERP?

Mariusz Hanczka: Faktycznie, istniejemy w Polsce już 16 lat i nasze produkty cieszą się dużą popularnością. Pozycja firmy jest silna, jesteśmy konkurencyjni również dla zagranicznych producentów obecnych na naszym rynku i właściwie moglibyśmy dążyć jedynie do utrzymania takiego stanu rzeczy. Ale według nas brak rozwoju i podejmowania nowych wyzwań jest krokiem wstecz. Sytuacja ekonomiczna szybko się zmienia i to, że akurat od dłuższego czasu nasza kondycja jest dobra, musimy wykorzystać na poszerzanie horyzontów działalności. A żeby takie działania uskuteczniać, potrzeba zmian w sposobie pracy. Czasem są to zmiany niewielkie, a czasem, jak w naszym przypadku, łączą się z przeorganizowaniem większości procesów. Dawniej, żeby sprawnie działać, wystarczało niewielkie oprogramowanie magazynowo-sprzedażowe. Ale realia się zmieniają, konkurencja jest coraz silniejsza, korzysta z innowacji, aby sprostać coraz większym wymaganiom klientów. Chcąc utrzymać silną pozycję, musimy nadążać za zmianami, jakie zachodzą u naszych konkurentów. Poza tym działamy za granicą, a to niełatwy rynek. Sprzedajemy nasze wyroby w Europie Zachodniej, Wschodniej, Azji i USA. Stwierdziliśmy, że jeżeli chcemy stanowić realną konkurencję dla tamtejszych producentów, musimy dostosować nasze zarządzanie do międzynarodowych standardów. Dlatego postanowiliśmy oprzeć je na systemie klasy ERP, dzięki któremu w pełni wykorzystujemy nasz potencjał informacyjny i to on stanowi podstawę dla podejmowanych decyzji. Wśród naszych konkurentów, również tych większych od nas, wsparcie procesów decyzyjnych systemem informatycznym to standard. Chcąc z nimi konkurować, musieliśmy się do niego dostosować.

W jakich obszarach zmiany były najbardziej potrzebne?

MH: W naszym przypadku wdrożenie było kompleksowe. Chcieliśmy zupełnie wymienić stary system. Najważniejsze były zmiany związane z produkcją, obsługą klientów, księgowością i procesami zarządczymi. Przykładowo, w poprzednim systemie, pracującym jeszcze w środowisku MS-DOS, nie było funkcjonalności planowania i rozliczania produkcji. Korzystaliśmy z zewnętrznych aplikacji, do których przepisywaliśmy ręcznie wszystkie dane, co oczywiście było bardzo czasochłonne. W Comarch ERP XL obsługa produkcji jest połączona z obsługą zamówień. Nie musimy już przepisywać zamówień ręcznie na zlecenia produkcyjne. Naszym klientom udostępniamy Comarch ERP Pulpit Kontrahenta, w którym widzą nasze stany magazynowe i składają zamówienia. Te informacje spływają do systemu Comarch ERP XL i w oparciu o nie planujemy produkcję. Wiemy, ile surowców i czasu potrzebujemy do realizacji zleceń, we wszystkich fazach produkcji widzimy dokładnie stany w magazynach produkcyjnych. Możemy na bieżąco zamawiać surowce u naszych dostawców i optymalnie zarządzać zasobami. Również rozliczanie produkcji jest łatwiejsze niż kiedy korzystaliśmy z zewnętrznych narzędzi.

Usprawnienie zamówień i produkcji przekłada się na wyższy poziom obsługi klienta, co też było celem wdrożenia. Zamówienia są szybciej realizowane, brak konieczności ich przepisywania na zlecenia wyeliminował wynikające z tego pomyłki. Ponadto, system dostarcza nam szerokie spektrum informacji o klientach. Dzięki bieżącej analizie odbiorców i przeterminowanych płatności wiemy, którzy kontrahenci są kluczowi, a którzy nierzetelni. To skutkuje lepszą kontrolą nad finansami firmy.

Proszę powiedzieć coś więcej o zmianach, jakie zaszły w działach finansowych.

MH: Już wcześniej wspominałem o przepływie informacji pomiędzy poszczególnymi działami i wyeliminowaniu konieczności przepisywania danych na kolejne dokumenty. Dzięki systemowi Comarch ERP XL dokumenty są automatycznie przekształcane w kolejne, np. zamówienie sprzedaży w fakturę sprzedaży. Następnie dokument jest automatycznie księgowany na odpowiednie konta. Szybkości pracy działu księgowego w sytuacji obecnej i przed wdrożeniem nie da się porównać. Oszczędność czasu jest ogromna. Ale mówiąc o kontroli finansów firmy mam na myśli nie tylko księgowość, ale też procesy zarządcze. Już teraz jakość informacji, jakie spływają z systemu, jest nieporównywalnie lepsza niż kiedyś, a i tak nie wykorzystujemy jeszcze wszystkich oferowanych narzędzi. Mam na myśli rozwiązania Business Intelligence, które usprawniają tworzenie raportów i analiz ze wszystkich obszarów biznesowych. Myślę, że ich wdrożenie to tylko kwestia czasu.

Zatem wdrożenie systemu klasy ERP to głównie przyspieszenie procesów i lepszy przepływ informacji?

MH: W naszym przypadku te dwie zmiany były najszybciej i najbardziej zauważalne. To były sprawy, które wymagały uregulowania w pierwszej kolejności. Dążyliśmy do integracji procesów, poprawy wewnętrznej komunikacji między ich uczestnikami. Teraz, dzięki spójnej bazie danych łatwiej jest nam kontrolować status dokumentów i koordynować działania. Ważne było też zoptymalizowanie wykorzystania zasobów w naszej firmie. Wiedzieliśmy, że wiele energii i pracy przeznaczanej na wykonywanie powtarzalnych czynności można skierować na inne działania, które przyniosłyby więcej wymiernych korzyści. System klasy ERP to także solidna podstawa dla procesów decyzyjnych, co szczególnie docenia zarząd.

Jak wdrożenie wpłynęło na poziom obsługi klientów?

MH: Przede wszystkim trzeba tu powiedzieć o wspomnianym już rozwiązaniu Comarch ERP Pulpit Kontrahenta. To narzędzie daje korzyści zarówno klientom, jak i nam. Im ułatwia składanie zamówień, a nam ich realizację. A szybsza realizacja zamówień oznacza oczywiście zadowolenie klientów. Dzięki takim rozwiązaniom na pewno staliśmy się bardziej atrakcyjni dla naszych kontrahentów. Oferujemy im już nie tylko dobrej jakości towar, ale także wyższy poziom obsługi.

Można więc wywnioskować, że wdrożenie było opłacalne. A czy są jakieś jego negatywne strony?

MH: Wdrożenie systemu klasy ERP, jak każda inwestycja, na początku wymaga odpowiednich nakładów, aby po jakimś czasie czerpać z niej korzyści. Jest to proces trudny i czasochłonny. Przed wdrożeniem podjęliśmy szereg działań mających na celu przygotowanie firmy do implementacji nowego rozwiązania. Oczywiście zaczęliśmy od szkoleń, po czym nastąpił import kluczowych danych ze starego systemu informatycznego. W pierwszym okresie od startu nowego systemu pracowaliśmy równolegle na starym oprogramowaniu, aby wychwycić i skorygować błędy. Wykonywaliśmy więc podwójną pracę. Poza tym – jak w przypadku każdej zmiany – potrzeba czasu, aby przyzwyczaić się do nowej rzeczywistości.

A kiedy zaczęli Państwo odczuwać korzyści z wdrożenia?

MH: Zacznę od tego, że odczuwamy je stale. Nie wyobrażam sobie powrotu do poprzedniej sytuacji i pracy bez systemu klasy ERP. Dopiero teraz widzimy, ile czasu i sił można zaoszczędzić, wykorzystując odpowiednie rozwiązania. Natomiast pierwsze pozytywne aspekty nowej sytuacji pojawiły się po kilku miesiącach od zakończenia projektu. Może się to wydawać dość długim czasem, jednak należy pamiętać, że wymienialiśmy cały system. A to wymagało, oprócz bardzo dużego nakładu prac informatycznych, także wielu godzin szkoleń i przyzwyczajania się do nowego oprogramowania. Po kilkunastu latach każdy pracownik miał swój system pracy i początkowo ciężko się było „przestawić” na nowe rozwiązanie. Ale myślę, że dzisiaj nawet ci, którzy nie byli przekonani do zmian, przyznają, że pracuje się dużo lepiej.

O czym, Pana zdaniem, należy pamiętać, wybierając system klasy ERP?

MH: Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. We wdrożeniu systemu ERP nie chodzi o to, by tylko go uruchomić, ale o to, by firma działała sprawniej. Oprócz standaryzacji procesów, uporządkowania kartoteki kontrahentów czy automatyzacji księgowań za wprowadzeniem nowego systemu muszą iść prawdziwe zmiany w sposobie działania przedsiębiorstwa. Należy określić cele biznesowe, wskazać najważniejsze obszary, a w nich procesy, które mają być usprawnione. No i oczywiście przeanalizować szeroką ofertę rynkową, odbyć odpowiednią liczbę spotkań z potencjalnymi dostawcami, wszystko ze sobą porównać i wybrać produkt, który najbardziej odpowiada potrzebom.

A co zdecydowało, że wybrali Państwo właśnie system Comarch ERP XL?

MH: Kilka czynników. Na pewno popularność na rynku, to, że jest sprawdzonym narzędziem. Ale przede wszystkim skalowalność. Jest to dla nas gwarancja, że w miarę zmieniania się naszych potrzeb możemy rozbudowywać system klasy ERP, przy zachowaniu jego wydajności. Jeżeli wzrośnie liczba kontrahentów i zwiększymy produkcję, nie będziemy musieli zmieniać systemu informatycznego. Po prostu kupimy kolejne licencje, rozbudujemy instalację i z łatwością obsłużymy nowe procesy. Wiąże się z tym również drugi powód, mianowicie możliwość zintegrowania systemu z naszym sklepem internetowym. Wydaje się, że to drobnostka przy wymianie całego oprogramowania. Ale my chcieliśmy zostać przy swoim rozwiązaniu. Przy okazji przekonaliśmy się, że system Comarch ERP XL jest otwarty na integrację z zewnętrznymi aplikacjami. Tutaj dużo pracy wykonała firma Kotrak Bis, która prowadziła wdrożenie.

Dlaczego wybraliście Państwo akurat tego partnera Comarch?

MH: Najważniejszym kryterium było doświadczenie wdrożeniowe. Kontrak Bis to jeden z największych partnerów Comarch, przeprowadzał już projekty w branży bieliźniarskiej. Przedstawił listę referencyjną, uzyskaliśmy także rekomendacje od firm, w których wdrożenia zostały już zakończone. Ponadto, pracownicy Kotrak Bis byli otwarci na zastosowanie niestandardowych rozwiązań. Mówię tu znowu o integracji z naszym sklepem internetowym. Programiści Kotrak Bis stworzyli dla nas dedykowany WebService, który pozwala na sprawną wymianę danych między sklepem i systemem Comarch ERP XL. Wdrożyli też rozwiązania B2B, na których szczególnie nam zależało.

Czy mógłby Pan na koniec udzielić kilku wskazówek osobom, które planują wdrożyć system klasy ERP?

MH: Należy pamiętać, że wdrożenie systemu klasy ERPto inwestycja, a więc wymaga odpowiednich środków, by później przynosić korzyści. Odczujemy je tym szybciej, im bardziej rozwiązanie będzie dopasowane do naszych potrzeb. Trzeba więc zacząć od odpowiedzi na pytanie, co chcemy zmienić w firmie, i porównać dostępne narzędzia z naszymi potrzebami. Równie dużo uwagi należy poświęcić na wybór firmy, która wdroży system. Nam udało się wybrać zarówno dobre oprogramowanie, jak i partnera wdrożeniowego. Dlatego moim zdaniem dobrze przemyślana inwestycja w system klasy ERP na pewno się opłaca.

Źródło: www.comarch.pl