Zarządzanie nieruchomościami w SAP RE-FX
Z obsługą finansową i techniczną lokalizacji zmagają się nie tylko wyspecjalizowane firmy zarządzające i deweloperzy, ale każda firma, która posiada lub wykorzystuje duży majątek nieruchomy (fabryki, biura, magazyny, sklepy). Im więcej lokalizacji, tym trudniej zapanować nad obsługą umów najmu, rozliczaniem kosztów eksploatacji czy oceną opłacalności danej placówki.
f
Budynek powinien zarabiać
Jednym z najważniejszych zadań zarządców nieru-chomości jest efektywne zarządzanie nimi. Realizacja tych celów wymaga maksymalizacji przychodów z wynajmu i sprzedaży nieruchomości oraz redukcji kosztów związanych z utrzymywaniem obiektów zbyt mało rentownych.
Zarządzanie nieruchomościami wymaga również współpracy pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami, to znaczy zarządcami, najemcami oraz dostawcami usług (np. dostawcami mediów, firmami sprzątającymi, firmami ochrony mienia itp.). Do realizacji tych funkcji konieczne jest odpowiednie oprogramowanie.
Aplikacje wspierające zarządców nieruchomości w ich pracy powinny zapewniać następujące funkcje:
- zarządzanie bazą danych posiadanych nieruchomości,
- zarządzanie bazą partnerów współpracujących w ramach procesów zarządzania nieruchomościami,
- obsługę procesów biznesowych realizowanych w obszarze zarządzania nieruchomościami,
- integrację funkcji zarządzania nieruchomościami z funkcjami innych systemów przedsiębiorstwa w obszarach finansów, logistyki, zarządzania kadrami oraz systemami zewnętrznymi, np. GIS (system wizualizacji obiektów na mapach cyfrowych),
- raportowanie w różnych przekrojach,
- możliwość wprowadzania przez klientów przy wykorzystaniu narzędzi internetowych informacji o poszukiwanych nieruchomościach lub raportowania wielkości sprzedaży w celu rozliczania najmu na ich podstawie.
Firmy z różnych branż potrzebują rozwiązania, które wspierałoby je w obszarze zarządzania nieruchomościami zarówno własnymi, jak i nieruchomościami, które zostały powierzone do zarządzania przez firmy obce.
Każda z tych firm ma specyficzne wymagania co do funkcji, jakie powinien spełniać taki system. Sieć handlowa chciałaby porównać realne koszty i sprzedaż w danej lokalizacji, by ocenić, czy zasadne jest jej utrzymywanie. Zarządca centrum handlowego, wynajmujący powierzchnię dla 200 sklepów, potrzebuje rozwiązania, które pozwoli zapanować nad kontrolą i rozliczaniem umów najmu oraz nad relacjami ze stałymi dostawcami mediów, firmami ochroniarskimi czy sprzątającymi.
Patrząc na te różnorodne potrzeby firm z rozmaitych branż, można stwierdzić, że systemy zarządzania nieruchomościami znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie są realizowane złożone procesy w obszarze mienia nieruchomego, które jest zarządzane przez osoby wyznaczone do tych celów.
Nieruchomości w SAP
Rozwiązaniem, które wspomaga firmy lub osoby zajmujące się zarówno profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami, jak i te przedsiębiorstwa, dla których zarządzanie nieruchomościami stanowi jeden z wielu wewnętrznych procesów biznesowych, jest aplikacja SAP Real Estate Flexible (SAP REFX; dawniej: SAP REM, Real Estate Management).
Aplikacja ta poprzez własne funkcje oraz integrację w ramach systemu SAP z obszarem finansowym (FI), kontrolingowym (CO), remontowym (PM), środków trwałych (FIAA) oraz zarządzania projektami modernizacji i inwestycji (PS/IM) pozwala na realizację procesów, które przebiegają podczas całego cyklu życia nieruchomości.
SAP REFX umożliwia analizy i planowanie związane z budową lub zakupem nieruchomości, a także wspomaga użytkownika w samym procesie budowy czy zakupu. Poprzez tę aplikację można realizować zarządzanie projektami modernizacji nieruchomości, obsługę bazy danych posiadanych nieruchomości, najem i wynajem przy wykorzystaniu kontraktów, obsługę finansową i techniczną, obsługę rozliczeń kosztów usług realizowanych w nieruchomościach oraz analizę rentowności i optymalizacji obsługi posiadanych nieruchomości.
Funkcje dostępne w aplikacji SAP Real Estate pozwalają firmom na sprawne i elastyczne zarządzanie nieruchomościami bez konieczności wdrażania specjalistycznego oprogramowania innego niż SAP. Dzięki temu unika się kosztów związanych z posiadaniem i obsługą dodatkowych systemów IT, jednocześnie redukując czas potrzebny na zebranie informacji z różnych źródeł oraz ich analizę.
Zarządzanie nieruchomościami jest rozwiązaniem branżowym w ramach obszaru finansowego systemu SAP ERP. Warunkiem, który musi zostać spełniony, aby moduł REFX mógł zostać wykorzystany, jest posiadanie wdrożonego systemu SAP w obszarach finansów i kontrolingu w stopniu pozwalającym na realizację procesów rejestracji przychodów i kosztów na odpowiednich obiektach systemowych (kontach finansowych, obiektach kontrolingowych) w celu dalszego ich przetwarzania w tych obszarach (FI/CO).
Zarządzanie nieruchomościami a gospodarka remontowa
Firmy, które wykorzystują system SAP w obszarze gospodarki remontowej (PM), używają go jako narzędzia do zarządzania obiektami technicznymi w aspekcie rejestracji kosztów ponoszonych na naprawy lub przeglądy tych obiektów. Integracja SAP REFX z SAP PM pozwala na odwzorowanie obiektów nieruchomości jako obiektów podlegających pracom remontowym (usuwanie awarii, naprawy planowe, przeglądy okresowe).
Tworzenie zapotrzebowań na realizację prac remontowych na obiektach nieruchomości może być realizowane poprzez tworzenie zawiadomień o konieczności wykonania odpowiednich prac bezpośrednio z poziomu modułu REFX.
Proces przetwarzania zawiadomień w zleceniu, planowanie, kto ma wykonać zaplanowane prace i jakie materiały mają zostać wykorzystane do tego celu, są realizowane w obszarze PM.
Koszty realizacji napraw lub przeglądów mogą zostać rozliczone na obiekt nieruchomości, a tym samym zwiększyć koszty jego utrzymania. Takie koszty mogą zostać rozliczone na najemcę lub stanowić koszt obiektu nieruchomości, jeśli nie jest on wynajęty.
Nieruchomości na wynajem
Analizując funkcje biznesowe wspomagane przez system SAP Real Estate na przykładzie firm zarządzających centrami handlowymi i firm z branży deweloperskiej, można pokazać, jakie procesy oraz w jaki sposób będą wspomagane przez system.
W przypadku firm zarządzających centrami handlowymi lub sieciami placówek handlowych system przede wszystkim może zostać wykorzystany do utworzenia centralnej bazy danych o posiadanych i zarządzanych nieruchomościach. Inną funkcją jest utworzenie centralnej bazy danych o partnerach biznesowych, którzy są stronami kontraktów zawieranych na najem powierzchni handlowych w zarządzanych obiektach.
SAP REFX umożliwia także zarządzanie umowami najmu. W ramach tej funkcji możliwe jest rejestrowanie zapotrzebowań klientów na wynajem nieruchomości, ofertowanie posiadanych nieruchomości, ewidencja umów najmu, naliczanie opłat wynikających z ustaleń pomiędzy najemcą a wynajmującym, tworzenie korespondencji do najemców oraz rozliczanie kosztów dodatkowych, np. media, usługi. Warto tu zwrócić uwagę, że aplikacja ta jest zintegrowana z programami MS Office, dzięki czemu możliwe jest generowanie dokumentów i korespondencji (np. umowy najmu, aneksy do umów, informacje dla najemców itp.).
Istotną funkcją, która jest wspierana przez SAP Real Estate i często jest stosowana w wynajmie powierzchni handlowych, jest możliwość naliczania czynszu za wynajem powierzchni handlowych w zależności od wielkości sprzedaży.
Warunki naliczeń w umowach najmu pozwalają na definiowanie wysokości opłat według następujących metod: wysokość opłat zależna od procentu sprzedaży, stopniowanie skali naliczenia lub stałej kwoty. Możliwe są też naliczenia zależne nie tylko od obrotu pieniężnego, ale od wielkości sprzedaży wskazanego towaru.
Raportowanie wielkości sprzedaży jest definiowalne na poziomie umowy według ustalonych okresów, np. miesięcznie, kwartalnie, rocznie. Istnieje także możliwość raportowania wielkości sprzedaży do SAP Real Estate przez narzędzia internetowe (przeglądarki, portale).
W przypadku firm deweloperskich SAP Real Estate umożliwia obsługę procesów powiązanych z zarządzaniem nieruchomościami jako zarządcy powierzchni mieszkalnych i usługowych. Do głównych funkcji wykorzystywanych przez deweloperów należą: tworzenie i obsługa bazy danych o posiadanych nieruchomościach, monitorowanie stopnia wykorzystania powierzchni najmu (pustostany), zarządzanie danymi najemców, z którymi zawierane są kontrakty na wynajem, ofertowanie powierzchni najmu, najem powierzchni mieszkalnych i usługowych przez wykorzystanie funkcji zarządzania kontraktami, obsługa naliczeń i ich zarządzanie finansowe, rozliczanie kosztów dodatkowych wynikających z realizacji usług dla klientów, np. kosztów napraw dodatkowych.
Mechanizmy raportowania w SAP Real Estate umożliwiają tworzenie zestawień według różnych kryteriów, pozwalających podejmować deweloperom decyzje dotyczące opłacalności najmu posiadanych nieruchomości lub ich sprzedaży.
Gotowe raporty, dostępne w SAP REFX, dotyczą poszczególnych obszarów zarządzania nieruchomościami. Raportowanie może się odbywać na poziomie poszczególnych obiektów nieruchomości lub umów najmu, gdzie kryterium będzie rodzaj nieruchomości, rodzaj umowy, okres raportowania, planowane przychody i koszty, porównanie przychodów i kosztów planowanych z wartościami rzeczywistymi, raportowanie sprzedaży w celu rozliczenia czynszów zależnych od obrotu lub rozliczeń kosztów na poszczególnych najemców. Dodatkowe możliwości raportowania według różnych zakresów i z różnych systemów są dostępne poprzez wykorzystanie hurtowni danych SAP BW.
SAP REFX w działalności wewnętrznej
Aplikacja SAP REFX może być także wykorzystywana przez firmy o rozbudowanej infrastrukturze w terenie, np. firmy produkcyjne z dużą liczbą zakładów i/lub magazynów.
Wyobraźmy sobie grupę kapitałową posiadającą kilkaset nieruchomości (grunty, budynki) na terenie całego kraju. Obiekty są przedmiotem najmu dla firm z grupy kapitałowej oraz dla klientów zewnętrznych – firm i osób fizycznych.
Spółki z grupy, którym wynajmowane są nieruchomości, są traktowane jako podmioty zewnętrzne, podobnie jak firmy spoza grupy kapitałowej.
Wdrożenie SAP REFX pozwala znaleźć odpowiedź na pytanie, jakie przychody są generowane na poszczególnych obiektach z tytułu ich wynajmu oraz jakie są koszty wynikające z ich utrzymania. Informacje te przedstawione w raporcie zysków i strat pozwolą na podjęcie decyzji, jakie działania należy podjąć, aby zwiększyć rentowność poszczególnych nieruchomości (np. zwiększenie stawek za wynajem, zmiana dostawcy usług z uwagi na zbyt wysokie koszty lub sprzedaż obiektów nieruchomości które nie mają perspektyw na wynajem na lepszych warunkach).
Analiza rentowności poszczególnych obiektów może również uwzględniać przychody osiągane z tytułu sprzedaży prowadzonej w danej lokalizacji. Własne obiekty handlowe, takie jak markety, stacje benzynowe czy salony usługowe generują również konkretne koszty utrzymania, w tym koszty zakupu mediów (prąd, woda) i usług (np. firmy sprzątającej czy ochroniarskiej), a także koszty wynagrodzeń personelu placówki.
SAP REFX pozwala przypisać koszty i przychody do danej lokalizacji. Ich porównanie w raportach daje możliwość podejmowania decyzji o działaniach korygujących dotyczących danej placówki, aż do jej zamknięcia ze względu na niską rentowność i brak perspektyw rozwoju.
Źródło: www.bcc.com.pl
Autor; Mariusz Otulski
Najnowsze wiadomości
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Najnowsze artykuły
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Zmiana kultury organizacyjnej: kluczowy czynnik udanej transformacji cyfrowej
15 błędów przy wdrażaniu systemu ERP, które mogą Cię sporo kosztować
