Wdrożenie ERP... bez końca

Wdrożenie systemu klasy ERP jest przedsięwzięciem dużym, skomplikowanym, wieloaspektowym i obarczonym pewnym ryzykiem. W materiałach dotyczących warunków powodzenia projektów zwraca się uwagę na dobre określenie zakresu projektu. Zbytnie rozszerzenie stwarza warunki do niepowodzenia. Zakres dzieli się na tematy: „to musi funkcjonować” oraz „byłoby dobrze, gdyby funkcjonowało”. W przypadku przedsiębiorstwa INOFAMA SA przyjęty zakres wdrożenia był dość szeroki, ale wysokie kompetencje konsultantów dostawcy oprogramowania umożliwiły realizację projektu niemal w założonym czasie i budżecie.

Zmiany wywoływane są podejmowaniem tematów, które w okresie budowy podstawowej funkcjonalności odłożono na później. Kolejna przyczyna to ewolucja potrzeb użytkowników. Najsilniejszym jednak czynnikiem stymulującym podejmowanie nowych zadań są zmiany warunków prowadzenia działalności firmy. Zmiany na rynku pracy, nacisk konkurencji wymagają nieustannego poszukiwania nowych rozwiązań. Ważne, aby system obejmował wszystkie istotne procesy przedsiębiorstwa oraz ułatwiał wprowadzanie rozszerzeń.

Historia współpracy

Początek współpracy pomiędzy INOFAMA SA a REKORD SI datuje się na 1999 rok. Wdrożono wówczas jeden system w tradycyjnej technologii – Zbyt.

W INOFAMA SA w owym czasie działały systemy obejmujące dość duży zakres funkcji – GM, TPP, FK, Kadry-Płace, Sprzedaż, oparte na starych technikach (DOS/Clipper, Btrieve/ C). Na bazie informacji z TPP napisano w Accessie podsystem rejestracji operacji.

W roku 2002 stanowisko prezesa zarządu INOFAMA SA objął Rajmund Talaczyński, co zaowocowało rozpoczęciem wdrożenia w 2003 r. Podjęto decyzję o stosowaniu wyłącznie systemów firmy REKORD SI, mimo że nie wszystkie elementy oprogramowania charakteryzowały się odpowiednią „dojrzałością”, ale doświadczenia ze współpracy z firmą REKORD SI były wystarczającą gwarancją.

We wrześniu zainicjowano import danych do GM i TPP. Na 1 stycznia 2004 r. przewidziano rozpoczęcie generowania zleceń produkcyjnych, realizacji pobrań materiałowych na podstawie przewodników produkcyjnych, rejestrowania wykonania operacji produkcyjnych oraz księgowanie w systemie FK. Zadanie wydawało się na granicy wykonalności. Pierwszy kwartał 2004 r. wypełniła tytaniczna praca.

Charakterystyka wdrożenia

Pierwsze trudniejsze zadanie polegało na stworzeniu systemu rezerwacji stanów magazynowych materiałów bezpośrednich na potrzeby zleceń produkcyjnych. Funkcji tej brakowało w systemie, ale została szybko utworzona, co prawda nie w formie postulowanej przez użytkownika jako wielofazowy dokument pobrania, ale jako odrębny dokument „dyspozycji materiałowej”. W działaniu tym ujawniła się cecha charakterystyczna systemu Rekord.ERP – rozwój nie narusza procedur, które inni użytkownicy wykorzystują, ale polega na dobudowywaniu potrzebnych elementów.

W INOFAMA SA występują różne formy działalności, wymagające zastosowania różnych obiegów dokumentów. Główne działania to produkcja w metalu, o bardzo szerokiej gamie wyrobów produkowanych na zamówienie z dużym udziałem nowych opracowań i zmian.

Cynkowanie ma odrębny charakter, wymaga innego obiegu dokumentów, rozliczeń. Jeszcze inne podejście należy zastosować do realizacji usług przemysłowych – działania w roli kooperanta. Dochodzą jeszcze różne formy sprzedaży – w kraju i na eksport, bezpośrednio i przez pośredników. System poradził sobie z tą różnorodnością dzięki parametryzacji obiegu dokumentów na odpowiednim poziomie.

Postanowiono zastosować dwupoziomowy układ zleceń produkcyjnych. Wprowadzono obligatoryjny, przebiegający przez struktury wszystkich wyrobów podział. Detale zdefi- niowano jako „liście struktur” – elementy niemające w strukturze innych elementów oprócz materiałów. Zlecenia produkcyjne podzielono na „detaliczne” i „montażowe”. Podział ten umożliwił komasowanie w ramach jednego zlecenia detalicznego potrzeb wielu montaży, co wpływa na efektywność produkcji. Istnienie magazynu detali umożliwia ponadto pobieranie detali potrzebnych w montażach uzyskujących w danym czasie wyższy priorytet.

Kolejny problem to określenie, jaki strumień danych ma zostać skierowany do systemu FK, czyli jak szczegółowa powinna być informacja w systemie FK. W INOFAMA SA postawiono sobie bardzo ambitny cel, czyli uzyskanie rentowności rzeczywistej każdego zlecenia produkcyjnego. Zadanie wymagało przyjęcia głębokich analityk (do pojedynczego zlecenia) nie tylko w księgowaniach produkcji na kontach 501, ale również na wyższych piętrach – magazynie 601 czy w sprzedaży 701. Z taką rozdzielczością księgowane są płace, produkcja w toku czy kooperacja (usługi obce). Efekt został osiągnięty. Raporty FK o rentowności w różnych przekrojach dają dużą wiedzę zarządczą.

Szczegółowość danych powoduje oczywiście różne problemy – z dystrybucją kosztów pośrednich, wielkością strumieni danych. System przeksięgowań umożliwił skonfigurowanie prawie automatycznego systemu rozliczania kosztów.

Rozbudowa systemu

W warstwie operacyjnej budowane są moduły specjalizowanych rejestracji operacji, np. brygadowej, nowe rodzaje dokumentów obrotu tworzone z udziałem kolektorów danych i kodów kreskowych, pozyskiwanie danych z wagi. Operacyjne sterowanie zasobami produkcyjnymi jest ulepszane przez rozwijanie koncepcji „kart pracy” szeregujących zadania.

Jako przykład działania w warstwie analitycznej można podać zdefiniowanie i budowę zestawu hierarchicznych raportów do analizy „wyrobienia”. Zadanie weryfikacji stanu produkcji w toku okazało się dość trudne, ale udało się opracować i oprogramować „Kartotekę stanów produkcyjnych”, za pomocą której można określić „ile, czego, gdzie i na jakim stopniu przetworzenia” znajduje się na hali produkcyjnej.

Zmieniające się potrzeby muszą wywoływać odpowiednie modyfikacje. Chcemy stosować zasady jak w starym dowcipie: „rzeczy możliwe robimy od razu, rzeczy niemożliwe zajmują nam trochę czasu”. Czy coś się nie udało? Mimo kilku prób nie wdrożyliśmy systemu obiegu dokumentów. Ale na pewno to zrobimy.