Chłodzenie na dużą Scalę

Katgoria: ERP / Utworzono: 15 sierpień 2006

Chłodzenie na dużą Scalę

Jak nowoczesne rozwiązania informatyczne stały się dla firmy Smay nieodzownym narzędziem usprawniającym każdy aspekt działalności, opowiadają redakcji MSI Polska Michał Maj – wiceprezes zarządu, dyrektor ds. IT, Marzena Maj – dyrektor handlowy, Jarosław Wiche – zastępca dyrektora technicznego ds. rozwoju, i Paweł Adamek – kierownik produkcji.

Czym zajmuje się firma Smay?

– Smay jest firmą rodzinną, działającą w branży wentylacyjnej. Na początku zajmowała się produkcją akcesoriów i urządzeń dla potrzeb wentylacji i klimatyzacji. Obecnie zatrudnia ponad 150 osób i swoje wyroby dystrybuuje na rynek Polski, a także do krajów UE, Rosji i Ukrainy.

Oferta firmy obejmuje nowoczesne rozwiązania w zakresie klap przeciwpożarowych, regulatorów VAV, przepustnic wielopłaszczyznowych oraz różnorodnych nietypowych rozwiązań konstrukcyjnych, spełniających specjalne wymagania techniczne. Dzięki ciągłemu inwestowaniu w badania i rozwój nowoczesnych technologii, a także współpracy z wieloma uczelniami w Polsce i za granicą firma jako jedna z niewielu w Europie może się pochwalić urządzeniami spełniającymi wymagania 4. klasy szczelności.

Jak wprowadzanie nowych technik wpływało na rozwój firmy?

– W przypadku każdej rozwijającej się firmy decydujący wpływ na uzyskanie przewagi konkurencyjnej ma sprawność i szybkość działania w zmiennym i nieprzewidywalnym otoczeniu. Nowoczesne rozwiązania informatyczne stały się dla Smay nieodzownym narzędziem, usprawniającym działalność we wszystkich obszarach. Obszary te, aczkolwiek kluczowe dla sprawnego użytkowania systemu, same nie gwarantowały, że wybrany system będzie optymalny z punku widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wybierając odpowiednie techniki z zakresu nowych technologii, należało zdefiniować wszystkie procesy zachodzące w firmie, następnie je zoptymalizować. Dopasowanie systemu informatycznego umożliwia firmie poszukiwanie i selekcjonowanie informacji, które ułatwiają podejmowanie trafnych decyzji strategicznych.

Kiedy podjęto decyzję o potrzebie wdrożenia systemu do zarządzania przedsiębiorstwem?

– Decyzja o zmianie funkcjonującego programu na system klasy ERP zapadła pod koniec 2000 r., kiedy firma zaczęła odczuwać potrzebę zautomatyzowania wielu procesów biznesowych. Jednym z najważniejszych była obsługa produkcji urządzeń na indywidualne zamówienia klienta, w której należało za każdymrazem przygotować kalkulację kosztu wytworzenia, a z tym wiązało się również tworzenie struktury materiałowo–kosztowej oraz listy operacji.

Wybór był prosty: albo firma będzie usprawniała swój system poprzez zwiększanie zatrudnienia i generowała dodatkowe koszty, albo usprawni obecny stan poprzez wdrożenie odpowiedniego systemu. Wybraliśmy iScala firmy Epicor|Scala.

Krótka historia wdrażania systemu...

– Projekt był prowadzony w dwóch etapach. W pierwszym etapie, trwającym od października 2002 do stycznia 2003 r., zostały wdrożone moduły finansowe i logistyczne. Realizacja projektu rozpoczęła się 25 października 2002 r. od analizy przedwdrożeniowej. Instalacja systemu i parametryzacja modułów trwała do 20 grudnia 2002 r. Migracja danych zakończyła się 4 stycznia 2003 r., a 6 stycznia nastąpił start produktywny modułów finansowych i logistycznych.

W tym czasie stary system wciąż funkcjonował, tzn. użytkownicy przez pierwsze trzy miesiące korzystali jednocześnie z dwóch systemów. Wiązało się to niestety z dużą ilością pracy, lecz pozwoliło nam ocenić, czy system pracuje poprawnie i dokładnie, tak jak tego żądaliśmy. W etapie drugim, trwającym od marca do czerwca 2003 r., wdrożono moduły do zarządzania produkcją.

Jak zmieniło się działanie firmy po uruchomieniu zintegrowanego systemu IT?

– Realizując przyjętą strategię, założyliśmy, że zmiany są czymś naturalnym. Wdrożenie systemu iScala miało wpływ nie tylko na zmianę struktury organizacyjnej, ale przede wszystkim na jakość zarządzania firmą. Systemy informatyczne nie są receptą na osiągnięcie sprawności i efektywności działania, ale są narzędziami, dzięki którym firma może realizować obraną strategię.

Efekty, które można zauważyć po zastosowaniu zintegrowanego systemu IT, to

usprawnienia zarówno w sferze zarządzania finansami, jak i produkcją, logistyką czy sprzedażą. Te efekty nie tylko dotyczą usprawniania konkretnych działów, ale wnoszą dla firmy wartość dodaną.

Nie kryjemy entuzjazmu, że system iScala wspomaga proces decyzyjny dzięki zapewnianiu szybkiego dostępu do istotnych informacji. To także źródło, z którego może jednocześnie korzystać wielu pracowników z każdego miejsca, w którym jest Internet. To nieocenione narzędzie dla przedstawicieli handlowych i pracowników wykonujących pracę poza siedzibą firmy.

iScala skraca czas przygotowania zamówień oraz ofert handlowych. Ponadto dzięki optymalizacji poziomu zapasów ułatwia proces decyzyjny kadrze zarządzającej, co ma wpływ zarówno na oszczędzanie kapitału operacyjnego, jak i efektywniejsze zarządzanie środkami firmy.

Jakie były teoretyczne, założone korzyści, a jakie rzeczywiste efekty ekonomiczne?

– Firma postawiła przed sobą kilka celów, z których niewątpliwie jednym z ważniejszych była doskonałość operacyjna. Oczywiście to cel ambitny, bardzo trudno go osiągnąć. Mamy jednak świadomość, że dzięki udoskonalaniu procesów operacyjnych w firmie nigdy nie dojdziemy do stwierdzenia: teraz jest tak dobrze, że lepiej być nie może.

Do podstawowych wymiernych korzyści, które nasza firma uzyskała, należą niewątpliwie:

znajomość kosztów wytworzenia każdego produktu, również nietypowego,
skrócenie czasu odpowiedzi na zamówienia, zapytania ofertowe,
skrócenie czasu tworzenia dokumentów warsztatowych,
powtarzalność cen nietypowych wyrobów,
ponadtrzykrotny wzrost liczby zamówień i ofert przy wzroście zatrudnienia o 50%,
dostęp do wskaźników finansowych, co ułatwia firmie controlling w obszarach wrażliwych na zmiany.

System zapewnia zarówno możliwość rozwoju firmy, jak i redukcję zbędnych kosztów prowadzenia działalności, ale to od kompetencji ludzi, którzy nim zarządzają, zależy jak zostaną one wykorzystane.

Z jakimi wyzwaniami musiał się zmierzyć system IT i czy im sprostał?

– Najważniejsze wyzwania to obsługa niestandardowych produktów, które wynikają z charakteru branży. Dzięki potężnemu narzędziu, jakim jest moduł iScala Developer, możliwe było dopasowanie systemu do naszych potrzeb. Wdrożenie to permanentna, żmudna praca wielu osób zaangażowanych w opracowanie, a następnie dopracowanie szczegółów działania systemu.

Czy system obejmuje wszystkie najważniejsze aspekty działalności firmy?

– System iScala wspomaga wszystkie obszary działalności firmy. Najważniejsze, żeby system nie był czynnikiem hamującym rozwój, aby na każdą potrzebę usprawnienia można było znaleźć odpowiednie rozwiązanie.

Jak można ocenić ekonomiczną efektywność wdrożenia systemu IT?

– Zakup systemu informatycznego to wydatek, który bardzo łatwo określić. Jednak nie jest łatwo w krótkim czasie osiągnąć zwrot z tej inwestycji. Wiąże się to nie tylko z ciągłym udoskonalaniem systemu, ale także z wykorzystywaniem przez firmę możliwości oferowanych przez system.

W naszej firmie już po roku od wdrożenia iScala można było zauważyć skrócenie niektórych procesów z kilku godzin do kilku sekund – to jeden z przykładów, który ma wymiar finansowy. O wiele ważniejszy wydaje się aspekt niefinansowy – trudny do zmierzenia, a mianowicie wpływ systemu na jakość zarządzania firmą

Czy planowana jest dalsza rozbudowa systemu informatycznego firmy?

– Wdrażanie systemu i jego dopasowywanie do potrzeb firmy tak naprawdę nigdy się nie kończy – zwłaszcza w firmie, która ciągle się rozwija. W naszym przypadku najbardziej jest to widoczne w dziale produkcji. Aby wydajniej wykorzystywać zasoby, moce przerobowe, konieczny jest ich stały monitoring i nadzór, dlatego zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu kodów kreskowych. Wiąże się to z zakupem dodatkowych modułów do naszego systemu, które oczywiście Epicor|Scala posiada w swojej ofercie.

Czy Smay stosuje zintegrowaną platformę IT, czy środowisko zawierające sprzęt i oprogramowanie od wielu dostawców?

– Niewątpliwie zintegrowana platforma IT jest celem, a raczej marzeniem, każdego szefa IT. Nie trzeba chyba tutaj wymieniać zalet w obszarze funkcjonalnym i administracyjnym, które idą w parze z takim rozwiązaniem. Już na etapie wyboru systemu, a i obecnie przy wdrożeniach kolejnych, nowych modułów – najważniejszym czynnikiem jest zintegrowanie całości. Obok systemu ERP iScala, który zawiera zintegrowane moduły logistyczny, produkcyjny i księgowy, funkcjonuje iScala Bussines Intelligence oraz iScala CRM, wspomagająca procesy decyzyjne. Jedynym na razie wyjątkiem jest program Kadry-Płace firmy River, który dopiero w najbliższym czasie będzie integrowany z modułem finansowym systemu iScala.

P r o f i l

Użytkownik:                         Smay
Branża:                                wentylacyjna
Wdrożone aplikacje:           iScala 2.2 SR2
                                               (moduły: logistyczny,
                                                produkcyjny,
                                                finansowy)
                                            iScala Developer
                                            iScala Business
                                                 Intelligence
                                            iScala CRM
                                            Aktyn Kadry-Płace firmy=
                                             River
Infrastruktura:                    Windows 2003, Terminal Services

Wzorowa współpraca

Kto przeprowadzał wdrożenie systemu?

– Implementację systemu iScala przeprowadzili wspólnie klient i certyfikowani konsultanci Epicor|Scala. Chciałbym podkreślić szczególną rolę klienta w tym procesie. Nie ma nic bardziej błędnego jak myślenie, że system informatyczny jest wprowadzany przez firmę wdrożeniową. Jeżeli ktoś tak myśli, od początku skazany jest na niepowodzenie. Oczywiście, w oczach klienta w takiej sytuacji zawsze winni będą konsultanci i system.

Firma Smay może być wzorcem dla innych. Członkowie zarządu dokładnie wiedzieli, co chcą osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu iScala, a ich zaangażowanie i współpraca we wdrożeniu były wręcz modelowe. Pracownicy Smay oddelegowani do projektu byli otwarci na współpracę i rozumieli, że sukces wdrożenia zależy od nich samych co najmniej w tym samym zakresie, co od konsultantów iScala.

Paweł Jędrusik
Regional Director Epicor|Scala

Wdrożenie systemu prowadził nasz autoryzowany partner – firma River z Krakowa. Przebiegało zgodnie z naszą autorską metodologią „Signature”, która zapewnia szybkie i skuteczne wdrożenie. W zasadzie w ciągu 6 miesięcy udało się z sukcesem wdrożyć zintegrowany system informatyczny, który obsługuje wszystkie aspekty związane z finansami (księgowość, kontroling, środki trwałe, przelewy elektroniczne), zakupami, sprzedażą, magazynami oraz pełną produkcją (nie prostą kompletacją, ale pełną pętlą MRP II).

Metodologia to nie tylko podział wdrożenia na etapy, ale narzędzia umożliwiające wychwycenie i odpowiednio wcześnie skorygowanie wszelkich odchyleń od planu projektu. Tylko dzięki ścisłej kontroli można zakończyć implementację systemu IT zgodnie z zaplanowanym budżetem oraz ramami czasowymi, z zachowaniem odpowiedniej jakości i realizacji założonych celów wdrożeniowych. Udało się to osiągnąć w Smay głównie dzięki wzorowej współpracy klienta i firmy wdrożeniowej.

Jakie cechy systemu okazały się w tym przypadku najbardziej przydatne?

– Myślę, że poza wieloma specyficznymi funkcjami szczególnie przydatna okazała się elastyczność i otwartość systemu. Dzięki narzędziom programistycznym przygotowano kilka ciekawych biznesowo modyfikacji iScali. Interesująca jest np. tzw. rozmiarówka, czyli klient za każdym razem zamawia zupełnie unikatowy, customizowany produkt, a system kalkuluje parametry, strukturę materiałową, cenę i umożliwia w ciągu kilkunastu minut udzielenie odpowiedzi na najbardziej nawet skomplikowane zapytanie ofertowe, podając czas realizacji, cenę i termin dostawy.

Warto dodać, że modyfikacje te są „przezroczyste” dla użytkowników, gdyż zostały przygotowane w narzędziach iScala Developer Edition w środowisku Microsoft VBA. Dzięki temu osoby pracujące w systemie nie muszą uruchamiać dodatkowych aplikacji, w dodatku maintenance tych modyfikacji od strony informatycznej jest znacznie prostszy, niż gdyby były przygotowane w innych narzędziach IT.

W przypadku Smay szczególnie przydatne okazały się narzędzia wspomagające planowanie produkcji, tworzenie struktur produktów oraz kalkulacji kosztów wytworzenia. Bardzo ważne były również możliwości raportowe iScala i narzędzi BI, które zapewniają wszechstronne analizy danych. Działanie funkcji systemu iScala dało bardzo wymierne korzyści biznesowe. Osiągnięto m.in. trzykrotny wzrost sprzedaży, skrócono czas odpowiedzi na zamówienia z dni do 48 godzin, a zlecenia produkcyjne pojawiają się w systemie już w godzinę po potwierdzeniu zamówienia klienta.

Najnowsze wiadomości

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość