1. IT coraz mniej mistyczne, a coraz bardziej powszechne

Informatyka do niedawna była kojarzona z mnogością profesjonalnych i drogich rozwiązań, w swej specyfice niezrozumiałej dla ogółu i zarządzanej przez jeszcze bardziej dziwnych i dość ekscentrycznych ludzi. Do obsługi procesów biznesowych, odwzorowanych w dziedzinę rozwiązań informatycznych, niezbędne było posiadanie przez organizację, dedykowanej infrastruktury, zasobów programowych oraz osobowych kompetencji specjalistycznych. Większość systemów IT mogła spełnić typowe wymagania związane z infrastrukturą IT. Sprzęt, systemy operacyjne, bazy danych, aplikacje czy inne narzędzia wchodzące w skład typowego środowiska IT są znane i mogą być wdrażane i utrzymywane na poziomie każdej organizacji. Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy celem organizacji jest uzyskanie biznesowych korzyści z wdrożenia odpowiednich narzędzi IT. Kluczowa staje się wiedza i rozumienie szczegółowych aspektów biznesu – szczególnie, gdy celem jest maksymalizacja zysku przy minimalizacji ryzyka inwestycji. Obecnie coraz bardziej zauważalnym staje się dążenie do współpracy z tymi dostawcami, którzy pokazują swoją specjalizację nie tylko w zrozumieniu rynku IT, ale przede wszystkim rynku, na którym działalność prowadzi organizacja. Ewolucja systemów IT wspierających działalność organizacji w ostatnich 5-10 latach spowodowała, że wiele z nich podejmuje decyzje o modyfikacji bądź całkowitej rezygnacji z infrastruktury IT – głównie w części związanej z centrami przetwarzania danych oraz świadczeniem usług informatycznych. Decyzje te są konsekwencją wielu czynników takich jak zmiana struktury organizacyjnej, nowe technologie IT, czy zmiana sposobu prowadzenia biznesu. Także tutaj jedną z głównych przyczyn jest zmiana związana z ewolucją sposobów świadczenia usług informatycznych i oderwanie ich od infrastruktury fizycznej – wirtualizacja i automatyzacja (między innymi przetwarzanie w chmurze). Obecnie, głównym celem tych działań jest podniesienie efektywności i konkurencyjności stosowania rozwiązań informatycznych. Inwestycja w odpowiednią infrastrukturę lub rozwiązania ‘chmurowe’ powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem potencjalnego ryzyka, w którego szacowaniu i przewidywaniu należy uwzględnić wiele aspektów technologicznych, gospodarczych oraz prognoz, co do dalszych obszarów rozwoju technologii i rynku.

2. IT, jako spoiwo korporacyjnego biznesu

Od początków stosowania rozwiązań informatycznych w organizacjach, zauważalne były tendencje centralizacji funkcji IT. Biznes chciał przez to kontrolować jego rolę i poprzez inwestycje w infrastrukturę technologiczną oraz usługi, budować elementy przewagi konkurencyjnej. Organizacje chcąc nadążyć za ciągłymi zmianami w otoczeniu oraz zdobyć przewagę nad konkurencją, decydowały się na ponoszenie, co raz to większych nakładów inwestycyjnych, na nowoczesne i zaawansowane technologie informatyczne. W efekcie doprowadziło to do tego, że IT przenika już niemal prawie każdy aspekt ich działalności. Nie istnieje praktycznie dzisiaj taki obszar działalności biznesowej organizacji, który by nie zależał i nie miał odwzorowania w dziedzinę rozwiązań informatycznych. W obecnych czasach, wysokozmiennego i niepewnego otoczenia biznesowego, organizacje nie mogą sobie pozwolić na nieskuteczne zarządzanie tak ważnym obszarem działalności, jakim jest IT. Wystarczy spojrzeć na obszar odpowiedzialności IT w organizacjach oraz wartość, jaką wprowadza do biznesu. IT sprawuje tę funkcję w wielu wymiarach a głównie w wymiarze usługowym i innowacyjnym. Funkcja usługowa umożliwia organizacji w sposób racjonalny i efektywny realizować założenia strategii, np. standaryzację i konsolidację, poprzez przyspieszenie i usprawnienie przebiegu procesów, automatyzację czy redukcję kosztów. Funkcja innowacyjna stwarza organizacji, w sytuacji nieustannego zmieniania się otoczenia technologicznego i biznesowego, nowe możliwość i perspektywy rozwoju. Działania te bez umiejętności wykorzystania technologii informatycznych nie byłyby możliwe. Obie powyższe funkcje w fundamentalny sposób oddziaływają na skuteczność i efektywność prowadzonego biznesu oraz na perspektywy rozwoju organizacji.

W tej dziedzinie możemy wyróżnić kilka obszarów problemowych. Pierwszym z nich jest identyfikacja roli i funkcji IT ze strategią organizacji. W wyniku, czego zarówno pokładane w IT oczekiwania jak i rozumienie biznesu, realizowane poprzez inwestycje i wydatki na technologie informacyjne są odpowiednio dopasowane do potrzeb. Następnym jest kontrola kosztów IT realizowana w sposób umożliwiający wysoki poziom zwrotu z inwestycji w IT. Oczywiście nie może istnieć oderwanie od siebie planowania biznesowego i planowania IT, ze szczególnym zwróceniem uwagi na takie planowanie IT, aby nie koncentrowało się głównie na technologiach i pokonywaniu barier technologicznych, lecz uwzględniało bezpośrednie wspieranie realizacji celów strategicznych w biznesowej działalności firmy.

3. Wspólny język między menedżerami biznesowymi i IT

Powszechnym problemem, większości organizacji, jest istnienie rozbieżności w postrzeganiu rzeczywistości biznesowej i organizacyjnej przez menedżerów biznesowych i IT. Przyczyny istnienia tego zjawiska można by spróbować opisać w dwóch ogólnych tezach. IT najczęściej dąży do używania jak najnowszych technologii – jest to w pewnym sensie mesjanistyczne postrzeganie misji informatyki, jako awangardy inżynierii technicznej. Jednak IT brakuje jednej istotnej, ale za to bardzo ważnej umiejętności: umiejętności przeliczenia tego, co robią na korzyści biznesowe. A docelowo na pieniądze, które wpłyną do przedsiębiorstwa dzięki temu, co IT zrobi lub co też ważne: wyliczeniu ile organizacja utraci korzyści, jeśli IT czegoś nie zrobi. W opozycji do to tego zjawiska stoi to, że biznes często bardzo lubi wszystko przeliczać na ewentualne zyski i wkłada to w proste schematy myślowe związane z wykorzystaniem technologii. Za tym idzie nie do końca rozumienie i nie zawsze pojmowanie poziomu skomplikowania rzeczy, jeśli chodzi o projekty informatyczne. Niezrozumiane jest to, że nadal w projektach informatycznych możemy spotkać się z nieznanym i że pewne zależności nie mają charakteru liniowego. Brak jest także zrozumienia dla faktu, że systemy informatyczne, pomimo że się wizualnie nie niszczą oraz nie zużywają, i teoretycznie nadal mogą działać, to technologicznie się starzeją i nie mogą już nie spełniać wymagań funkcjonalnych stawianych przez biznes, co do wspierania działalności biznesowej organizacji.

Istnienie tych dwóch obszarów problemowych, wynika tak jakby z istnienia dwóch barier. Bariery kompetencyjnej i bariery mentalnej. Bariera kompetencyjna wynika z podstaw profesjonalnych. Biznes to nie inżynieria i odwrotnie. A muszą (powinni) obie strony, sobie ufać i wspólnie zarządzać ryzykiem utraty tego zaufania. Luka mentalna pojawia się, gdy strony nie rozumieją, po co to wszystko, gdy nie wiedzą, z czego już mogą i w jaki sposób skorzystać, dlaczego ma być tak a nie inaczej, gdy pojawiają się problemy z osiągnieciem organizacyjnych kompromisów.

Aby te bariery pokonać (lub przynajmniej zminimalizować do poziomu akceptowalnej organizacyjnie wysokości) trzeba dość dużej determinacji, wsparcia organów strategicznych a także czasu.

4. Zmiana oczekiwań klienta/użytkownika, co do możliwości korzystania z technologii informatycznych (prostota i elastyczność użytkowania) oraz mobilność

Obecnie oczekiwania biznesu i odbiorców rozwiązań informatycznych związanie są z koncentracją priorytetów technologicznych na potrzebach użytkowników. Realizuje się to z wykorzystaniem przetwarzania w chmurze, mediów społecznościowych oraz mobilności stosowania. Menedżerowe IT stoją przed zadaniem takiego dostosowania i przedefiniowania swojej roli, aby sprostać zmieniającym się oczekiwaniom stawianym przed technologią. Zachodzi tutaj także ewolucja pojęcia oraz rozszerzenie zakresu ingerowania w działalność biznesową technologii IT, jako takiej, wraz z coraz bardziej usługowym i podporządkowanym biznesowi charakterem z jednoczesnym wskazaniem na konsumencki jej charakter. Trendy przenikania urządzeń i aplikacji z przestrzeni konsumenckiej do świata korporacyjnego wymagają nadzoru z perspektywy technologii i polityki IT.

5. Przenoszenie IT profesjonalnego do dostawców usług. W organizacji pozostaje wsparcie dla procesów analitycznych i menadżerskich

Dorosłość modeli świadczenia usług informatycznych oraz uzupełnienie dynamicznym rozwojem technologii powoduje, że organizacje coraz w szerszym zakresie rezygnują z budowania własnych kompetencji IT. Nie chodzi tutaj wyłącznie o obszar technologii, ale przede wszystkim o zmiany w sposobie myślenia. Nastąpiła ewolucja, z postaw negatywnych i ostrożnych, do działań przygotowawczych w obszarze koncepcji oraz planowania strategicznego. I co znamienne, zmiany te nie pochodzą tylko od góry, od zarządzających organizacjami, ale także są inicjatywami oddolnymi realizowanymi przez specjalistów IT. Niezależnie czy organizacja już wybrała nowy model korzystania z usług IT czy dopiero go planuje, faktem pozostaje to, że technologia informatyczna stała się integralnym czynnikiem sukcesu działalności biznesowej organizacji. I tutaj strategia IT musi być współbieżna i mieć punkty styku ze strategią biznesową. Tutaj jest ogromna rola menedżera IT, którego rola i kompetencje powinny ewoluować razem ze zmianami funkcji IT. Jego kluczowym zadaniem jest, przy rozumieniu biznesowych aspektów funkcjonowania organizacji, przełamywanie barier oraz likwidacja silosów technologicznych i kompetencyjnych. Pewnym wyzwaniem jest zmiana sposobu zarządzania IT. Realizowane jest to poprzez odejście od budowania kompetencji w obszarze IT we własnym zespole i przenoszenie zapotrzebowania na usługi do dostawców. Dotyczy to także obszaru technologii. Głównym problemem, przy takiej ewolucji realizacji zadań IT, jest prowadzenie działalności wspierającej biznes oraz zapewnienie elementów przewagi konkurencyjnej. I tutaj kluczową rolą menedżera IT jest wspomaganie kierowania i zarządzania organizacją w zakresie rozwoju nowych usług i źródeł przychodów a także umiejętność sprostania i stawienia czoła wyzwaniom.

6. Kim jest CIO teraz? Miejsce i rola w strukturze różnych organizacji

Do niedawna kadra profesjonalna IT oceniana była na podstawie kompetencji technologicznych i w tym obszarze prowadzona była działalność zawodowa. Obecnie stało się ważnym podniesienie kompetencji do poziomu strategicznego i przesunięcie do roli planistyczno-koordynującej oraz zarządzającej. Niezbędnym stało się posiadanie umiejętności z zakresu strategii i planowania, komunikacji, marketingu i sprzedaży, zarządzania ryzykiem, zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania projektami, finansami. Oczywiście, menedżer IT nie musi być ekspertem w każdej tej dziedzinie, lecz musi widzieć potencjał ukrywający się w tych obszarach oraz umieć go wykorzystać.

Technologia oraz sposób świadczenia usług będą się zmieniać i to w coraz szybszym tempie. Profesjonaliści IT, w tym oczywiście menedżerowie mogą albo dostosować się do tych zmian i iść do przodu, lub skazać się na pozostanie w tyle. Jeśli zdecydują się dostosować, będą coraz większą wartością dla organizacji i będą nagradzani większą odpowiedzialnością i udziałem w realizowaniu strategii organizacji.

7. Obszary mające główny wpływ na sposób działania CIO:

Według ostatnich analiz firmy badawczej Gartner, mówi się o wielkich czterech trendach w technologii prowadzących do nowej fali innowacji. Są to przetwarzanie w chmurze, media społecznościowe, mobilność oraz analiza dużych, różnorodnych i szybko zmieniających się zbiorów danych. Każdy z nich, oprócz bezpośredniego wpływu na sposób prowadzenia biznesu przez organizacje, ma przede wszystkim przełożenie na formę i sposób realizacji działalności IT. Menedżerowie są praktycznie zmuszeni do przemodelowania sposobów swojego działania i dostosowania ich zmian w otoczeniu biznesowym. Następuje oderwanie usług od infrastruktury fizycznej, inaczej zarządza się wiedzą i jej transferem, inne kompetencje są potrzebne do zarządzania IT. Bardziej tutaj oczekujemy wsparcia dla procesów analitycznych oraz umiejętności zarządzania usługami. Nie do pominięcia, jest wspływ konsumeryzacji technologii informatycznych w społeczeństwie. Przekłada się to na podobne zjawisko w biznesie – czyli korzystanie z urządzeń i aplikacji konsumenckich w miejscu pracy. Następuje ogromny wzrost wiedzy na temat dostępnych technologii IT. Lecz brak kompleksowego rozumienia problematyki w temacie wykorzystania tejże technologii w biznesie powoduje niezrozumienie działań IT we własnej organizacji. Jest to realne zagrożenie, które może zmienić oczekiwania biznesu oraz pracowników względem działu IT, a w efekcie przyczynić się do zmiany roli CIO w organizacji. Rosnące wymagania wobec IT powodują, że menedżerowie działów informatycznych muszą otworzyć się na innowacyjne rozwiązania, aby korzystanie z technologii informatycznych nie tylko było podobnie łatwe, jak choćby używanie narzędzi społecznościowych, ale również podnosiło efektywność pracy, a tym samym także skuteczność biznesową całego przedsiębiorstwa. Oczywiście podnosząc wymagania wobec środowiska technologicznego, należy się liczyć z realnymi możliwościami firmy a także mieć na uwadze różnice w skali – inaczej aplikuje się rozwiązania indywidualne a inaczej korporacyjne. Jednak, wbrew pozorom, konsumeryzacja stanowi dużą szansę dla menedżerów IT, którzy przez odpowiednie zastosowanie nowych technologii mogą przynieść organizacji szereg korzyści, takich jak wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, a w efekcie pozyskanie nowych rynków czy przyciągnięcie nowych grup klientów.

8. Podążanie za trendami czy zachowawcze działania

Rozumienie istoty zmian oraz umiejętność elastycznego i zwinnego aplikowania, w strukturę organizacyjną rozwiązań IT oraz nowych możliwości technologicznych, jest jednym z kluczowych wyzwań dla menedżerów. Oczywiście niezbędnym jest uwzględnienie nowych obszarów problemowych takich jak utrata kontroli nad informacją, bezpieczeństwo danych, zarządzanie zasobami w chmurze, przekazanie kontroli i zarządzania bezpieczeństwem dostawcy, brak jednoznacznych regulacji normujących obowiązki dostawców tego typu usług oraz podmiotów je wykorzystujących w różnych sytuacjach związanych z prowadzoną działalnością usługowej (np. zakończenie działalności, bankructwo). W jaki sposób możemy odzyskać nasze dane? Na ten moment nic nie gwarantuje nam odzyskania dostępu, czy też przeprowadzenia migracji w kierunku odwrotnym lub też do innego dostawcy. Jest to cały zespół problemów i wyzwań, z którymi należy się zmierzyć i podjąć trud aplikacji w strukturę prowadzenia biznesu przez organizację. Oczywiście istnieją wypracowane klasyczne metodologie i standardy działania oraz zbiory dobrych praktyk. Dają one możliwość racjonalnego zarządzania infrastrukturą i usługami IT. Jednocześnie przy odpowiednim stosowaniu mogą także regulować działania w nowych obszarach stosowania technologii informatycznych. Menedżerowie IT, nie powinni więc bezwładnie poddawać się zmianom i zarzucać wypracowanych standardów i metodologii działania – raczej obserwować rzeczywistość i transformować strategię działania IT do realiów technologicznych i organizacyjnych.

9. Czy organizacji za kilka lat będzie potrzebny menedżer IT, jak on będzie wyglądał w przyszłości i jaką będzie pełnił rolę?

Technologia informatyczna dotyka obecnie niemal każdego produktu lub usługi istniejących w gospodarce i administracji. Ma ogromny wpływ na rozwój świata i to tak jak nigdy przedtem. Bez niej organizacja nie ma możliwości dalszego istnienia i konkurowania na rynku. Obecnie, rolę i funkcję menedżera IT w organizacji kreuje wiele czynników: nie tylko technologicznych, lecz też ekonomicznych, społecznych i politycznych. Także dzisiejsze trendy zmian w technologii: przetwarzanie w chmurze, mobilność, media społecznościowe, analiza dużej ilości danych oraz konsumeryzacja rynku IT, wpływają na funkcję i rolę menedżera IT w organizacji. Jednak, tutaj paradoksalnie nie powinno to zmieniać fundamentalnej jego roli. Dobrzy menedżerowie już wiedzą, że ich zadaniem jest zarządzanie zmianami, a nie technologii, że mają stawiać na realizację elementów strategii, a nie pokonywanie progów technologicznych. Zawsze powinni rozumieć tempo zmian w technologii, decydować co jest już gotowe do użycia i wykorzystać to, co jest dobre dla organizacji. Trzeba być wszechstronnym i wręcz nawet posiadane instynkty organizacyjne muszą być zgodne z tymi którymi dysponują liderzy biznesu.

10. Zmiana funkcji klasycznego menedżera IT na menedżera innowacjami technologicznymi

Obecnie staje się faktem, stawiane menedżerom IT, wymaganie posiadania doświadczenia biznesowego. Nie ma wyjątków. Znajomość z wprowadzania do obrotu nowego produktu lub usługi, nawet tworzenia kampanii marketingowej będzie częścią jego pracy. Menedżerowie IT już teraz wiedzą, jak uzyskać finansowanie dla projektów, ale będą się także musieli nauczyć się jak budować realistyczne modele biznesowe oparte na technologii. Swoje kompetencje powinni wykorzystywać do projektowania i moderowania trendów technologicznych. Oczywiście zbytnie skoncentrowanie się na technologii może prowadzić do zachowawczych działań. Dlatego czerpanie wiedzy eksperckiej z różnych dziedzin np. ekonomii, nauk społecznych, psychologii i innych dyscyplin, generuje głębsze, bardziej trwałe rozumienie strategii biznesowych.

Nowy menedżer IT będzie w swojej organizacji przedsiębiorcą, inspirującym cały zespół do współpracy w obszarze rozwiązań technologicznych. Skuteczność jego działalności będzie mierzona według tych samych wskaźników ekonomicznych, jak każdy inny szczebel kierowniczy, plus jeden lepiej: innowacje. Jego rola wyjdzie poza klasyczne ramy koordynatora dostawców profesjonalnych usług IT. Będzie łączył wszystkie aspekty technologicznego wsparcia w obszarze IT związane z utrzymaniem wszystkich procesów biznesowych organizacji. Aby skutecznie budować elementy przewagi konkurencyjnej, menedżer IT, będzie tworzył ekosystem dostawców, pracujących wspólnie na sukces organizacji.

Menedżer (IT) przyszłości, ze względu na znaczący udział technologii IT w procesach biznesowych przejmie większą odpowiedzialność za prawidłowe oszacowanie ryzyka z uwzględnieniem względnej siły organizacji do jego akceptacji. Będzie to wymagało rozwijania myślenia na inne wymiary, takie jak zmienność przepisów państwowych, politycznych, gospodarczych oraz fluktuacje rynku. Innowacyjność staje się krytycznym parametrem mierzenia skuteczności działania menadżera IT, ale może być trudno ocenić jej poziom. Czy to będzie ilość pomysłów wprowadzonych do jednostek biznesowych, czy ilość uruchomień? Finansowo może być to trudne do ocenienia, ale przecież nie znaczy, że nie było innowacji.

I tutaj, działalność menedżera IT powinna być postrzegana, jako partnerstwo strategiczne, dające możliwość zdobywania przyszłości oraz w swojej osobowości posiadające wyraźną i jasno zarysowaną tożsamość organizacyjną.

Autor: Józef Wacnik - CIO w Polskim Radiu

Źródło: RAPORT: OPTYMALIZACJA IT pod redakcją Roberta Jesionka - http://robertjesionek.files.wordpress.com