Przejdź do głównej treści

Współpraca wciąż wyzwaniem w organizacjach

Katgoria: ECM / Utworzono: 19 wrzesień 2018
Współpraca nad pasjonującym projektem może przynieść spektakularne rezultaty: innowacyjny model samochodu, nowa linia odzieżowa, przełomowa kampania nowego smartfona… Wymiana wiedzy i doświadczeń sprawia, że wszystko staje się możliwe. Jednak skuteczne współdzielenie informacji to tylko połowa sukcesu.


REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Trudności często wiążą się z ich sprawną archiwizacją i aktualizacją. Wiele firm zmaga się ze znalezieniem odpowiednich narzędzi do współpracy, które umożliwią bezpieczne przechowywanie, przetwarzanie i wymianę danych. Rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) wychodzą naprzeciw tym wyzwaniom.

Czasy, kiedy zespoły projektowe pracowały w obrębie jednego budynku, już dawno minęły. Obecnie innowacyjne produkty i usługi coraz częściej powstają w wyniku kooperacji międzynarodowej. Zespoły z różnych zakątków świata współpracują, korzystając z wirtualnych narzędzi, współdzieląc informacje i know-how, niezależnie od swojej lokalizacji. Co więcej, współpraca może się odbywać nie tylko między pracownikami danego przedsiębiorstwa, lecz również uwzględniając partnerów zewnętrznych, dostawców i klientów. W takim środowisku znalezienie odpowiednich rozwiązań technologicznych, które usprawnią działanie organizacji, stanowi wyzwanie dla wielu organizacji.

Nieefektywne narzędzia do współpracy – nie takie rzadkie

Według danych z badania ECM Insights 2018 przeprowadzonego przez SER Group najczęściej wykorzystywane przez organizacje narzędzia do zarządzania komunikacją to wciąż katalogi plików i poczta e-mail. Ponad połowa (51%) biorących udział w badaniu dyrektorów CIO, Process Managerów i IT Managerów wykorzystuje e-mail do przekazywania informacji zespołom lokalnym, natomiast jedna trzecia badanych korzysta z serwerów FTP/plików. Wraz ze wzrostem ilości przechowywanych informacji tracimy na transparentności. Nierzadko prowadzi to do chaosu związanego z mnogością wersji dokumentów, pojawiają się trudności ze zidentyfikowaniem wszystkich aktualnych informacji dotyczących projektu. Jeden na czterech respondentów wskazał to jako istotną barierę współpracy. Co więcej, informacja przechowywana w złożonych strukturach folderów lub w gąszczu e-maili może zostać zapomniana lub zagubiona. Ma to negatywny wpływ na produktywność, stwarzając ryzyko dla powodzenia projektów.

Pomimo tych zagrożeń wiele firm wciąż nie wprowadziło spójnej strategii zarządzania informacją. Nic więc dziwnego, że pracownicy, zespoły jak i całe departamenty poszukują lub tworzą własne rozwiązania. W konsekwencji w firmach wykorzystywany jest szereg różnego rodzaju narzędzi do współpracy, komunikacji czy zarządzania projektami.

Udostępnianie informacji w chmurze prywatnej – igranie z ogniem

Często pracownikom nie pozostaje nic innego niż samodzielnie poszukać rozwiązania. 17% z nich korzysta z prywatnych rozwiązań chmurowych do współdzielenia informacji z zewnętrznymi klientami i partnerami – często nie informując o tym działów IT, co stwarza ryzyko w zakresie przestrzegania firmowych norm i procedur. Istotnie igrają oni z ogniem. Dane są przekierowywane na zewnętrzne serwery, a firma traci kontrolę nad ważnymi informacjami, które mogą trafić w niepowołane ręce. Organizacje nie są w stanie prześledzić tego, co się dzieje z takimi danymi.

Usprawniona cyfrowa współpraca dzięki ECM

Platforma ECM udostępnia takie rozwiązania do cyfrowej współpracy jak wirtualne pokoje projektów, w ramach których rozproszone globalnie zespoły mogą w bezpieczny sposób pracować na współdzielonych, ustrukturyzowanych danych.

W zespół projektowy niejednokrotnie zaangażowani są pracownicy więcej niż jednej firmy. Know-how zewnętrznych ekspertów często jest niezbędny na różnych etapach realizacji projektu dla jego powodzenia. Wirtualne pokoje projektowe umożliwiają sprawne i bezpieczne włączenie zewnętrznych konsultantów w proces projektowy. Dzięki funkcjonalności bezpiecznej autoryzacji, możemy ustalić, kto ma stały lub tymczasowy dostęp do zabezpieczonych wirtualnych pokoi i które informacje mogą być przeglądane lub edytowane. W ten sposób mamy pewność, że nasze dane nie trafią w niepowołane ręce. Wszelkie zmiany w dokumentach, również te dotyczące dostępu, są odnotowywane i zapisywane.

Efektywna współpraca jest możliwa pod warunkiem, że każda osoba pracuje na aktualnych informacjach. Korzystając z systemu ECM, mamy gwarancję, że każdy członek zespołu przez cały czas trwania projektu ma dostęp do najbardziej aktualnych informacji i dokumentów. Liderzy projektu są automatycznie informowaniu o nowych procesach, przychodzących dokumentach, kluczowych zdarzeniach i najważniejszych terminach. Dzięki temu cały zespół na bieżąco może reagować na zmiany w projekcie, realizując kolejne etapy bez zbędnych opóźnień czy przestojów.

Wirtualne pokoje projektowe ułatwiają współpracę z dostawcami

Eissmann Group Automotive jest przykładem skutecznie wdrożonej cyfrowej współpracy z zewnętrznymi partnerami. Firma współpracuje z ponad 1000 dostawców z branży motoryzacyjnej z całego świata. Aby usprawnić współpracę z dostawcami, przedsiębiorstwo połączyło wykorzystywany system ECM, Doxis4, ze swoim portalem dostawców. W ten sposób powstał iRoom – wirtualny pokój projektowy stworzony z pomocą komponentu Doxis4. iRoom służy za wspólne źródło wiedzy dotyczącej procesów oraz przestrzeń do współdzielenia dokumentów i multimediów. Za pomocą wirtualnego pokoju projektowego, odbiorcy i dostawcy uzyskują stały dostęp do najważniejszych informacji dotyczących procesu zakupowego.

W przeszłości współpraca firmy z dostawcami odbywała się za pośrednictwem poczty e-mail – bez narzędzi do automatycznego monitorowania terminów i innych dodatkowych funkcjonalności. Wirtualne pokoje projektowe zmieniły ten stan rzeczy.
 
iRoom umożliwia naszym znajdującym się w różnych lokalizacjach dostawcom bezpośredni dostęp do Eissmanna, dzięki czemu mogą oni niezależnie pracować nad projektami w dogodnym dla siebie czasie”, tłumaczy Cornelius Hilbig, Dyrektor Digital Services / IT w Eissmann Group Automotive.

Nowoczesny system ECM, taki jak Doxis4 od SER Group, pomaga globalnie zlokalizowanym zespołom:
• w bezpieczny sposób współdzielić i aktualizować informacje
• konsolidować wiedzę projektową
• współpracować nad dokumentami
• zarządzać zadaniami
• koordynować spotkania i terminy
• monitorować postęp projektu
• chronić informacje
• współpracować z zewnętrznymi partnerami w wirtualnych pokojach projektowych
• śledzić zmiany i aktualizacje w czasie rzeczywistym
• integrować funkcje czatu i bloga.
 
 
Autor: Marcin Somla, Dyrektor SER Group
Źródło: www.ser-solutions.pl

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Sygnaliści a biznes – nadchodzą nowe zmiany dla przedsiębiorców

Podczas posiedzenia Sejmu Rzeczypospolitej w dniu 14 czerwca 2024 przyjęta została ustawa o ochroni… / Czytaj więcej

Zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie

W erze cyfrowej dane niezaprzeczalnie stanowią jeden z kluczowych zasobów przedsiębiorstw. Dziś bow… / Czytaj więcej

Digitalizacja bankowości

Wielu liderów bankowości cyfrowej pochodzi z Polski – podaje Deloitte w raporcie z 2022 roku Digita… / Czytaj więcej

Natychmiastowa weryfikacja kontrahentów

Każda firma przy rozpoczęciu współpracy z nowym kontrahentem powinna pamiętać o zasadzie ograniczon… / Czytaj więcej

7 pytań, które pomogą firmie w wyborze systemu zarządzania dokumentami

Na rynku można znaleźć wielu dostawców systemów zarządzania dokumentami (ang. document management s… / Czytaj więcej

Digital workplace w Polsce – trendy i technologie

Poprawa komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, możliwość automatyzacji kluczowych procesów oraz… / Czytaj więcej