Przepływ pracy - przypływ gotówki

Obecnie istnieje wiele rodzajów narzędzi do zarządzania przepływem pracy: rozwiązania oparte na komunikatach i wbudowane w różnego typu aplikacje dla przedsiębiorstw, systemy samodzielne lub rozwiązania stanowiące kręgosłup warstwy middleware. Mimo popularności tych narzędzi, pokutuje jeszcze przekonanie, że przedmiotem lub rezultatem ich działania są wyłącznie dokumenty.

Pojęcie przepływu pracy można przedstawić jako mapę zadań, złożoną z bloków umożliwiających duże i skalowalne kolejkowanie elementów, uniwersalną komunikację, przemieszczanie elementów przydzielonych uczestnikowi przepływu pracy (work item), definiowanie użytkowników, zapewnienie bezpieczeństwa, administrację, a także obsługę repozytorium przetwarzanych zadań. Z bloków tych złożony jest system, dzięki któremu przedsiębiorstwo może definiować, realizować, monitorować i koordynować przepływ zadań w obrębie procesu biznesowego, co w pewnych przypadkach dotyczy zadań przetwarzanych poza obszarem firmy.

W dziedzinie inwestycji w zakresie oprogramowania warstwy pośredniczącej większość firm decyduje się na narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi (BPM), które umożliwiają projektowanie i monitorowanie przepływu pracy. Wyjaśnienia niektórych skrótów: BPM – Business Performance Management, ESB – Enterprise Service Bus, EAI – Enterprise Application Integration, MDM – Master Data Management

Workflow może stanowić element systemu zarządzania procesem biznesowym (Business Process Management BPM), zawierającego narzędzia do modelowania, projektowania, realizacji, tzw. orkiestracji oraz monitorowania modelu procesu. System zarządzania przepływem pracy w ramach BPM umożliwia elastyczną obsługę aplikacji, odwzorowując wymagania procesu biznesowego i integrując je z systemem ERP lub specjalistycznymi aplikacjami.

– Różnica między systemem zarządzania przepływem pracy a systemem zarządzania procesami biznesowymi polega na tym, że BPM oprócz działań inicjowanych przez człowieka zajmuje się interakcjami między elementami systemu, podczas gdy obszarem zastosowania workflow są właśnie zadania zależne od czynnika ludzkiego – wyjaśnia Peter Kastner z firmy doradczej Aberdeen Group.

Rozwiązania obu rodzajów stanowią integralną część warstwy pośredniej (middleware) i architektury zorientowanej na usługi (SOA), promowanych w ostatnich latach przez największych globalnych dostawców infrastruktury i oprogramowania, jak IBM, SAP, Microsoft i Oracle. Warstwa middleware ma obecnie stanowić odpowiedź producentów oprogramowania na problemy związane z integracją systemów informatycznych przedsiębiorstw. Jej celem jest również efektywniejsze automatyzowanie procesów biznesowych.

Zdaniem Kastnera szczególną cechą współczesnych systemów do zarządzania przepływem pracy jest fakt, że zaawansowane aplikacje może tworzyć osoba nieznająca się na programowaniu. – Użytkownicy systemu BPM mogą sami usprawniać procesy biznesowe. Projektowanie aplikacji można wizualizować, a samą aplikację testować i modyfikować, zanim zaczną z niej korzystać nowi użytkownicy – zauważa Kastner.

Dostępne na rynku oprogramowanie BPM umożliwia użytkownikom definiowanie procesów biznesowych za pomocą narzędzi graficznych. Oznacza to, że nie informatycy, ale sami użytkownicy projektują kolejne etapy procesu biznesowego, a także rządzące nim warunki i reguły. Dzięki postępującej standaryzacji – szczególnie w przypadku standardu BPEL (Business Process Execution Language) – system zarządzania przepływem pracy można zaprojektować na jednej platformie, a uruchomić na innej. – Na przykład system zaprojektowany za pomocą narzędzi firmy Fuego można uruchomić na platformie Fusion Middleware firmy Oracle – twierdzi Kastner.

Z danych Aberdeen Group wynika, że około połowa z 10 tys. największych firm na świecie stosuje rozwiązania BPM. 20% firm korzysta z systemu workflow dostarczonego z systemem ERP. 30% firm stosuje system workflow niezależnie od rozwiązania ERP. I wreszcie 50% firm nie dysponuje tego rodzaju narzędziami. Warto jednak zauważyć, że tempo wzrostu liczby użytkowników systemów zarządzania przepływem pracy gwałtownie wzrasta we wszystkich badanych przez Aberdeen Group sektorach gospodarki.

Adobe LiveCycle Workflow – element pakietu do zarządzania dokumentami firmy Adobe pracuje na serwerze J2EE Application Server
i umożliwia tworzenie zadań przepływu pracy w ramach firmy i poza nią

Workflow dobry dla producentów

W przedsiębiorstwie Davis Controls (Ontario, Kanada), zajmującym się produkcją i dystrybucją oprzyrządowania i elementów sterowania, działa system zarządzania przepływem pracy e-Synergy firmy Exact Software. Zastąpił on wcześniejszą metodę komunikowania się pracowników za pośrednictwem poczty e-mail.

– Dokumenty przesyłane w postaci e–maili mają prywatny charakter – wyjaśnia Neil Montgomery, prezes i dyrektor generalny Davis Controls. – Natomiast dzięki systemowi workflow wszystkie dokumenty są jawne i można je przeszukiwać choćby pod kątem słów kluczowych.

Zestaw aplikacji e-Synergy firmy Exact Software nie przypomina typowego produktu z oferty dostawcy systemów ERP. Gromadzi on informacje o osobach, produktach i procesach z danymi transakcyjnymi systemu ERP w obrębie jednej wielofunkcyjnej bazy danych, dzięki czemu użytkownicy mogą wykonywać operacje, których nie udałoby się zrealizować w inny sposób.

Internetowy interfejs e-Synergy pomaga dowolnemu pracownikowi, niezależnie od posiadanych przez niego uprawnień dostępu do systemów przedsiębiorstwa, wykorzystać informacje przechowywane w systemie ERP i zaprojektować własną aplikację workflow za pomocą publikowanych w Internecie dokumentów.

Roger Pujol, asystent dyrektora w firmie Altman Lighting, zaprojektował w systemie e-Synergy 25 procesów obsługujących m.in. zamawianie informacji i danych o zmianach zestawień materiałowych. – Jeżeli spodziewam się nieporozumień w zakresie przekazywania informacji, projektuję nowy proces. Dzięki oprogramowaniu e-Synergy mogę to zrobić we własnym zakresie, mimo że nie jestem programistą – twierdzi Pujol.

Exact Software, którego przychody w 2006 r. wyniosły 278 mln USD, promuje swoje produkty Exact Globe oraz e-Synergy na wszystkich liczących się rynkach. Wielu amerykańskich klientów firma przejęła, wykupując innych dostawców systemów ERP.

W firmie Altman Lighting funkcjonuje system ERP Macola ES (również firmy Exact Software) zsynchronizowany z pakietem e-Synergy. Jak twierdzi Roger Pujol, system ERP skupia się na transakcjach, a e-Synergy – na danych. Oprócz takich zalet, jak zarządzanie dokumentami przez wspólne repozytorium czy eliminacja istnienia wielu baz, konsekwencją działania systemu jest narzucanie pracownikom swego rodzaju odpowiedzialności. – Wyobraźmy sobie, że któryś pracownik potrzebuje danych dotyczących określonego produktu – tłumaczy Pujol. – Bez systemu zarządzania przepływem pracy jego zapytanie mogłoby pozostać bez odpowiedzi, natomiast dysponując takim systemem, można natychmiast wskazać osoby odpowiedzialne za określone dokumenty.

Zarówno Neil Montgomery z Davis Controls, jak i Roger Pujol z Altman Lighting, zgadzają się, że najtrudniejszym wyzwaniem podczas wdrażania pakietu e-Synergy było przekonanie pracowników do zmiany stylu pracy. – System workflow zmienił kulturę pracy w naszej firmie. Nie tyle chodziło o kwestie zmiany narzędzi informatycznych, ile o zaakceptowanie przez pracowników nowych metod – wspomina Montgomery. – Aby wymusić stosowanie nowego systemu, musiałem wręcz zablokować kilku pracownikom pocztę e-mail.

Zwrot z inwestycji pojawia się, gdy system zarządzania przepływem pracy staje się stałym elementem codziennej pracy i uwidocznią się jego szczególne zalety.

Dokumenty poza firmą

Być może świadomość ograniczeń formularzy papierowych i HTML-owych – które albo trudno wypełnić, albo wydrukować – sprawiła, że największy na świecie dostawca oprogramowania dla firm, SAP, rozpoczął współpracę z Adobe Systems. Jej celem jest usprawnienie obsługi dokumentów w środowisku GTS (Global Trade Services).

Aplikacja kompozytowa GTS to następca SAP R/3 Foreign Trade. Służy ona do wymiany danych między wieloma aplikacjami a systemem ERP, tworząc centralnie zarządzaną platformę automatyzującą obsługę elektronicznych formularzy celnych. Jej funkcje obejmują wszelkie zagadnienia dotyczące handlu międzynarodowego, jak zarządzanie eksportem, importem czy zarządzanie z uwzględnieniem międzypaństwowych umów handlowych.

Dzięki technologii Adobe platforma SAP NetWeaver – stanowiąca architekturę SOA, w ramach której działa obecnie GTS – obsługuje procesy handlowe wymagające udziału ludzi. Po wdrożeniu użytkownicy uzyskują jednolitą prezentację określonych, spójnie zarządzanych procesów.

Oczywiście, platforma NetWeaver ma przede wszystkim służyć do usprawnienia wszystkich procesów i ułatwić tworzenie nowych. Jak jednak wynika z raportu Aberdeen Group „SAP Global Trade Services: Poster Child for SAP NetWeaver Value” („Aplikacja SAP GTS jako przykład efektywności platformy SAP NetWeaver”), oprogramowanie Adobe rozszerza funkcjonalność NetWeaver Application Server m.in. w następujących dziedzinach:

• dzięki technologii Adobe formularze wyświetlane przez aplikację GTS wyglądają tak jak dokumenty papierowe, co skraca szkolenia pracowników (szybko opanowują nowe rozwiązanie) i zwiększa ich produktywność;
• w systemie GTS aktualne formularze można modyfikować, a także projektować nowe, nie angażując informatyków czy zewnętrznych konsultantów;
• niektóre firmy dodatkowo udostępniają na licencji interaktywne formularze (tworzone w module Interactive Forms), które można generować i publikować na firmowym portalu, a także wysyłać poza firmę za pośrednictwem poczty e-mail.

Cztery składniki platformy SAP Net- Weaver: Application Server, Portal, Business Intelligence oraz Exchange Infrastructure, umożliwiają sterowanie procesami i danymi zarówno w ramach aplikacji SAP, jak i niepochodzących od tego dostawcy, a także niezależnie od tego, czy dokumenty będą wykorzystywane w obrębie przedsiębiorstwa, czy poza nim. Wymienione funkcje wskazują, że system zarządzania przepływem pracy realizuje swój podstawowy cel, jakim jest realizacja spójnych procesów handlowych.

Przyszłość systemów workflow

Wymienione w artykule przykłady dowodzą, że zastosowanie systemu zarządzania przepływem pracy w procesach biznesowych opartych na tworzeniu i wymianie dokumentów przynosi znakomite efekty, szczególnie w powiązaniu z systemem ERP. Pewne ograniczenie systemu workflow polega na tym, że mogą z niego korzystać tylko użytkownicy mający dostęp do danych systemu ERP. Korzyści z jego stosowania będą jednak tym większe, im skuteczniej będą współpracować ze sobą poszczególne działające w firmie aplikacje, z czym wiąże się również wzrost liczby korzystających z ERP pracowników.

Dzięki zaletom aplikacji kompozytowych działających w środowiskach SOA systemy zarządzania przepływem pracy ułatwiają tworzenie sprawnych, zautomatyzowanych procesów. Jednocześnie zaś są wystarczająco elastyczne, by na bieżąco dostosowywać się do zmieniających się warunków gospodarczych.

Koncepcja modelu przepływu pracy

^{Źródło: Microsoft}

Źródło: www.msipolska.pl
Autor: Elizabeth SanFilippo, MBT USA