Stale poszerzamy zakres funkcjonalny rozwiązania

 

Z firmą IFS współpracujemy od roku 2002. Pierwsze wdrożenie systemu IFS Applications objęło podstawowe obszary naszej działalności, takie jak: finanse, kadry i płace, gospodarka magazynowa oraz remonty. Głównym celem tego projektu była pełna kontrola wszystkich zdarzeń finansowych w firmie. Wdrożenie systemu pozwoliło na ścisły monitoring i kontrolę kosztów. Jednocześnie zapewniło możliwość analizy kosztów nie tylko w ujęciu całościowym, ale również w ujęciu przekrojowym, uwzględniającym różnorodne wymiary, takie jak koszty poszczególnych procesów działalności naszej firmy, koszty obsługi danych typów pojazdów czy linii komunikacyjnych. Dzięki takim analizom możemy między innymi z dużą dokładnością oszacować przyszłe koszty związane z wprowadzeniem nowych typów pojazdu na określoną trasę.

Wdrożenie systemu IFS Applications było w naszej firmie ogromnym przedsięwzięciem. W te działania zaangażowany był spory sztab ludzi, nie tylko z naszej strony, ale również ze strony firmy IFS. W pracach zespołu projektowego brali udział zarówno użytkownicy końcowi i pracownicy działu IT, jak i kadra kierownicza.

PRZEDE WSZYSTKIM ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

Na przestrzeni lat nasza firma rozwijała się, a system IFS Applications obejmował coraz większy obszar działalności naszego przedsiębiorstwa. Upgrade systemu do nowej wersji przeprowadzony w roku 2011 poszerzył zakres funkcjonalny rozwiązania m.in. o moduł zarządzania projektami. Wiele projektów toczy się w naszej firmie równolegle, a pracownicy są często zaangażowani jednocześnie w realizację kilku z nich. System ułatwia im raportowanie czasu pracy w ramach konkretnego projektu i późniejsze rozliczanie. Nie ma potrzeby tworzenia raportów na papierze ani użycia arkuszy kalkulacyjnych — cały proces jest zorganizowany systemowo.

Przed wprowadzeniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją poszukiwanie poszczególnych dokumentów podczas kontroli czy odbioru projektów było bardzo czasochłonne. Teraz korzystamy z podpiętych pod obiekty systemowe IFS Applications elektronicznych wersji dokumentów, które w prosty sposób można przywołać i udostępnić zainteresowanym stronom.

W pierwszym etapie wdrożenia zadaniem modułu zarządzania projektami było wspomaganie prowadzenia i rozliczania projektów realizowanych w ramach funduszy unijnych. Zależało nam na tym, żeby wszelkie wydatkowane kwoty czy prace, podjęte w ramach tych projektów, były szczegółowo prowadzone i kontrolowane. W tym zakresie rozwiązanie sprawdziło się doskonale, a projekty były prowadzone w sposób jasny i przejrzysty, z pełną kontrolą działań we wdrożonym module. Obecnie doprowadziliśmy do tego, że wszystkie realizowane projekty, bez względu na sposób ich finansowania, prowadzone są w systemie IFS Applications.

Wdrożyliśmy również elektroniczny obieg dokumentów związanych z procesem zakupowym. Obecnie wszelkie zapotrzebowania, zamówienia i faktury zakupowe są wprowadzane, zatwierdzane i kontrolowane w systemie IFS Applications. Całkowicie wyeliminowaliśmy obieg dokumentów papierowych w procesie zakupowym w firmie. Faktura, która pojawia się w dzienniku podawczym, jest skanowana i dalsze jej przetwarzanie odbywa się elektronicznie. Podobnie jest w przypadku zamówień czy zapotrzebowań składanych przez stacje obsługi technicznej i inne komórki organizacyjne naszej firmy — pełna obsługa tych dokumentów odbywa się w systemie IFS Applications.

UPGRADE DO 9 - NOWE FUNKCJE, NOWE OBSZARY

Obecnie czeka nas kolejne wyzwanie — upgrade do wersji 9. Przy tej okazji zamierzamy w większym stopniu wprowadzić system do stacji obsługi technicznej taboru i zajezdni. Planujemy zastąpić dotychczas używane, przestarzałe już i trudne w utrzymaniu rozwiązania w tym zakresie — pełną obsługą w IFS Applications. Przydział prac, ich rejestracja oraz raportowanie ich realizacji przez personel zaplecza będą się odbywać bezpośrednio w systemie.

Kolejnym nowym obszarem, który obejmie IFS Applications, jest praca zajezdni związana z obsługą kursów i przewozów pasażerskich. Elementem tych działań będzie planowanie i raportowanie pracy kierowcy, pojazdu i obsługiwanej trasy.

System IFS Applications obejmie również obsługę pogotowia technicznego, czyli prace związane z serwisem terenowym pojazdów i automatów biletowych Krakowskiej Karty Miejskiej. Dążymy do tego, żeby prace serwisowe były przydzielane serwisantom i rozliczane za pomocą urządzeń mobilnych w systemie IFS Applications.

Zamierzamy również rozszerzyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie o pisma przychodzące i wychodzące, obsługę skarg oraz inne dokumenty, które obecnie funkcjonują jeszcze w formie papierowej.

OTWARTOŚĆ SYSTEMU ISTOTNĄ ZALETĄ

Nowa wersja systemu, poza nowymi funkcjami, pozwoli nam na samodzielne przystosowanie rozwiązania do bieżących potrzeb firmy. Mam na myśli m.in. możliwość samodzielnego modyfikowania ekranów. Otwartość systemu pozwoli nam na zrezygnowanie z części modyfikacji, z których do tej pory korzystamy, a także zapewni możliwość samodzielnego konfigurowania systemu.

Z punktu widzenia naszej firmy bardzo istotną cechą systemu IFS Applications jest możliwość łatwej, bezproblemowej integracji z rozwiązaniami specjalizowanymi. Informacje o tankowaniu pojazdów, biletach sprzedanych w automatach Krakowskiej Karty Miejskiej, liczbie wozokilometrów wykonanych przez nasze pojazdy czy testach trzeźwości osób prowadzących pojazdy w prosty sposób przesyłane są do systemu IFS Applications. Często użytkownik nawet nie wie, że korzysta z systemu. Tak dzieje się przykładowo w Systemie Informacji dla Prowadzących, dzięki któremu kierowcy mogą sprawdzić, ile przysługuje im dni urlopu, kiedy wygasają ich uprawnienia do prowadzenia pojazdu czy też kiedy powinni zgłosić się na badania psychotechniczne. Wszystkie te operacje wykonywane są w systemie IFS Applications.

DOBRA WSPÓŁPRACA

Nasza współpraca z konsultantami IFS od początku dobrze się układa. Niejednokrotnie przy wątpliwych kwestiach potrafiliśmy dojść do wspólnego rozwiązania. Znamy się już doskonale, konsultanci rozumieją potrzeby naszej firmy i czynnie uczestniczą w jej rozwoju. Nie ograniczają się tylko do realizowania naszych propozycji, ale działają proaktywnie i sami proponują nowe rozwiązania.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

WDROŻONE MODUŁY: