Szukając nowego dostawcy IT znajdź… partnera biznesowego

Technologie informatyczne stały się kluczowym elementem działania niemal każdego przedsiębiorstwa. Odpowiednio dobrany system jest inwestycją, która szybko się zwraca, generując oszczędności dzięki optymalizacji procesów biznesowych. Konkurencja na rynku jest duża, ofert nie brakuje. Jak wybrać solidnego podwykonawcę?

Długofalowe budowanie relacji i partnerstwa to dobry kierunek współpracy. Oczywiście jej ramy wyznaczają ustalenia finansowe i prawne, jednak obustronna chęć stworzenia optymalnego rozwiązania jest wartością najcenniejszą – mówi Michał Guzek, Managing Partner w Hicron, integratorze systemów IT. – Firmy IT są czasem traktowane jak dostawcy gotowych rozwiązań, które zaczynają działać natychmiast „po wyjęciu z pudełka”, jednak np. wdrożenie systemu zarządzania to złożony proces. Dlatego warto spróbować zmienić punkt widzenia: poszukać partnera biznesowego, nie tylko dostawcy – dodaje.

1. Od czego zacząć?

Istnieje wiele sposobów na znalezienie partnera IT: od poszukiwań online po kierowanie się osobistymi rekomendacjami. Niemal każda firmowa strona WWW zachęca do nawiązania współpracy, lecz w praktyce najcenniejsze okazują się kontakty do dostawców „z polecenia”, którzy dowiedli swych umiejętności i profesjonalizmu w toku obsługi. Ciekawą możliwością są spotkania referencyjne organizowane przez dostawców u jednego z klientów. To szansa na poznanie faktycznych korzyści ze współpracy, także w trakcie rozmowy z klientem bez obecności przedstawicieli firmy IT.

W procesie wyboru warto zwrócić uwagę na aktywność potencjalnego partnera podczas najważniejszych branżowych wydarzeń. Umiejętność dzielenia się zdobytym know-how może wskazywać na duże zaangażowanie w realizowane projekty, co przełoży się na jakość świadczonych usług. Firma powinna występować nie tylko jako partner konferencji, lecz także jako jej czynny uczestnik. Wysłuchanie merytorycznej i wartościowej prelekcji często okazuje się dobrym sposobem na zweryfikowanie doświadczenia. Dostawca może jednak działać znacznie szerzej.

Dzielimy się tym co mamy – nasza wiedza nie służy tylko pozyskaniu klienta, zależy nam też na edukacji otoczenia. Jesteśmy częstym gościem w ambasadzie Szwajcarii w Polsce, gdzie – kierując się własnym doświadczeniem – mówimy jak założyć i rozwinąć biznes w tym kraju. Zgłosiliśmy swój akces do Dolnośląskiego Klastra Motoryzacyjnego, zaś jako uczestnik programu „Polski Czempion” wspieramy inicjatywy zwiększające atrakcyjność inwestycyjną Dolnego Śląska. Na zaproszenie Ambasady Polski w Londynie uczestniczyliśmy w konferencji „Internet World”, reprezentując Polskę i jej potencjał inwestycyjny – mówi Michał Guzek z Hicron.

2. Czy szyje na miarę?

Potrzeba wdrożenia systemu informatycznego wypływa z chęci usprawnienia procesów biznesowych i poprawy wydajności. Dlatego dobry dostawca IT będzie dążył do wnikliwego poznania i zrozumienia potrzeb firmy, pytając o strukturę, zasoby i organizację przedsiębiorstwa, planowane cele i potencjalne przeszkody przy wdrożeniu. Dobry system IT jest projektowany na lata i należy to uwzględnić przed wdrożeniem. Jeśli potencjalny dostawca nie wybiega w przyszłość, nie wróży to udanej współpracy.

U jednego z naszych klientów w procesie wdrożenia wielokrotnie odbywaliśmy spotkania z członkami zarządu. Dyskutowaliśmy otwarcie o strategicznych planach firmy i możliwych zmianach: o symbolicznych otwartych oknach i ścianach, które wspólnie musieliśmy wyburzyć, aby zaimplementować naprawdę skuteczne rozwiązanie – wspomina Michał Guzek z Hicron.

Systemy klasy ERP wspomagające zarządzanie są żywym organizmem, który z czasem może wymagać wprowadzenia nowych funkcji. Warto więc zdecydować się na partnera, który posiada wysokie kompetencje także w dziedzinie elastycznej rozbudowy wdrożonych rozwiązań.

W cenie nieodmiennie jest rozwaga: dostawca, który obiecuje błyskawiczne wdrożenie wielu elementów, może mieć kłopoty z wywiązaniem się z umowy. Bardziej racjonalne jest rozłożenie projektu na kilka faz, co będzie miało mniejszy wpływ na firmę i jej bieżące działania. Warto zaznaczyć, że dostawca – proponując kilkuetapowe wdrożenie – zawsze ryzykuje, że implementacja mniej kluczowych elementów systemu zostanie powierzona konkurencji. Stawia go to jednak w dobrym świetle w oczach klienta, który łatwiej zaufa firmie z profesjonalnym podejściem.

3. Jakie ma doświadczenie w danej branży?

Każda branża posiada zespół uwarunkowań, które nie występują w innych gałęziach biznesu. Praktyka dostawcy IT w pracy z klientami z tej samej branży może zwiększyć skuteczność ostatecznego rozwiązania i spowodować, że lepiej sprosta ono wymaganiom biznesowym przedsiębiorstwa. Branżowe doświadczenie dostawcy, a jego pracowników to jednak często dwie oddzielne kwestie. Jeśli np. implementowany ma być system dla przedsiębiorstwa z sektora finansowego, idealnym zespołem wdrożeniowym będą konsultanci, którzy sami kiedyś pracowali w finansach: posiadają oni unikalne wyczucie branży i umiejętności.

Jednak jeśli część konsultantów nie ma takiego doświadczenia – nie warto ich przekreślać. Często są to specjaliści, którzy umiejętnie przenoszą analogiczne doświadczenia z innych segmentów rynku, np. podobnych procesów optymalizacji wymaga wycinanie jak największej ilości elementów z beli materiału na odzież, z blachy na części samochodowe, czy z płyty meblowej.

W procesie wyboru dostawcy klient nie tylko może, ale wręcz powinien zadawać wiele pytań. Do najważniejszych należy wiedza o kompetencjach konsultantów, którzy będą pracowali przy projekcie. Czy realizowali już podobne przedsięwzięcia? Jeśli nie mieli takiej okazji, warto spytać czy firma posiada metodykę transferu wiedzy podczas wewnętrznych szkoleń. Nie wahajmy się poprosić o spotkanie z zespołem, gdyż najlepiej pracuje się z ludźmi, których miało się okazję poznać – zaznacza Michał Guzek z Hicron. – Dobrym sygnałem jest obecność konsultantów-ekspertów. Nie biorą oni czynnego udziału w projekcie, lecz służą swoją wiedzą i doświadczeniem przy wdrożeniu – dodaje.

Partner IT powinien być również przygotowany do zaprezentowania szczegółowego case study co najmniej jednego wdrożenia oprogramowania dla oferowanego rozwiązania, a także dokładnego opisu przebiegu realizacji. Cenne są też referencje od dotychczasowych klientów, potwierdzające kompetencje w określonych obszarach.

4. Jakie wsparcie serwisowe oferuje?

Aby firma otrzymała obsługę IT na najwyższym poziomie także po wdrożeniu, należy przeanalizować oferowane przez potencjalnego dostawcę opcje wsparcia serwisowego. Na podstawie ustalonych warunków SLA (Service Level Agreement) można zdefiniować czas reakcji na zgłoszenie, formę obsługi, a także sposób zgłaszania i usuwania problemów.

Warto zatem przyjrzeć się strukturze wsparcia serwisowego u dostawcy. Oddzielny dział serwisu zapewnia klientowi stały dostęp do zespołu wykwalifikowanych konsultantów, w tym – o ile to możliwe – do opiekuna klienta przypisanego bezpośrednio do projektu, który pomaga przejść cały proces zgłoszenia i rozwiązania problemu. Niektórzy dostawcy umożliwiają potencjalnym klientom odbycie wizyty referencyjnej i obserwację zespołu przy pracy.

Od konsultanta serwisowego wymaga się doskonałej znajomości samego systemu – wszystkich jego funkcji i modułów, a także konfiguracji wdrożonej u konkretnego klienta. To jednak nie wszystko. Zgłoszenia serwisowe są ściśle powiązane z procesami biznesowymi zachodzącymi w firmie; bez wiedzy o ich specyfice rozwiązanie problemu przez dział serwisu byłoby bardziej czasochłonne, a czasem wręcz niemożliwe – mówi Agnieszka Werbińska, Application Services Manager w Hicron. – Konsultanci muszą znać również języki obce w stopniu umożliwiającym płynną komunikację branżową z klientami zza granicy¬ – dodaje A. Werbińska.

W przypadku zmiany partnera IT warto zwrócić uwagę, czy nowa firma posiada metodykę przejęcia usług serwisowych od poprzedniego dostawcy. Niezbędne jest również przetestowanie aplikacji do zgłaszania problemów serwisowych: jej interfejsu, funkcji i możliwości integracji z już istniejącymi rozwiązaniami.

5. Cena ważna, ale nie najważniejsza

W procesie wyboru dostawcy systemu IT ostatnim, często kluczowym ogniwem jest cena. Jeśli spośród przedstawionych ofert któraś wyróżnia się znacząco niższą stawką, warto sprawdzić, czy nie stoi za tym niższa jakość usług. Nawiązanie współpracy tylko i wyłącznie ze względu na niskie koszty może słono kosztować w przyszłości, wiążąc się z częstymi komunikatami o niemożności zwiększenia zakresu projektu bez dodatkowych kosztów. Dlatego tak ważne jest wnikliwe przyjrzenie się działalności i kompetencjom potencjalnego dostawcy.

Jako polski integrator IT skutecznie konkurujemy z firmami zagranicznymi, zdobywając kontrakty np. w Niemczech czy Holandii. Polacy są postrzegani jako wysokiej klasy eksperci otwarci na nowe rozwiązania. Naszą przewagą często nie jest konkurencyjna cena: na rynku funkcjonują firmy o znacznie niższych stawkach, np. w Czechach, Hiszpanii czy Indiach. Nowe projekty wygrywamy elastycznym, proklienckim podejściem. Punktem odniesienia oczywiście jest budżet, ale klient oprócz usługi kupuje też wysoką jakość, która w ostatecznym rozrachunku okazuje się być tańszą opcją, ponieważ sam koszt posiadania systemu jest niższy – mówi Michał Guzek z Hicron.

Opinię o firmie w dużej mierze buduje doświadczenie jej konsultantów. Wysoko wykwalifikowani specjaliści podnoszą cenę projektu, lecz są gwarancją dobrze wykonanej pracy. Jak to sprawdzić? Oprócz wspomnianych wcześniej referencji od klientów zawsze możemy poprosić o CV konsultantów przydzielonych do obsługi projektu, aby zweryfikować ich kompetencje. Wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania przedsiębiorstwem zawsze jest dużym wyzwaniem: zarówno dla dostawcy, jak i dla klienta. Dlatego decyzję o wyborze właściwego partnera IT należy podjąć rozważnie.

Źródło: HICRON