Efektywna współpraca z podwykonawcami w branży budowlanej
Katgoria: ERP / Utworzono: 24 maj 2021
3 kroki do lepszej organizacji pracy i optymalizacji kosztówInwestycje budowalne to często wieloetapowe i długotrwałe projekty, które wymagają koordynacji różnych obszarów. Często opierają się więc na współpracy z podwykonawcami i uzupełnianiu się różnych, wyspecjalizowanych w swoich dziedzinach dostawców. Koordynacja licznych podwykonawców stanowi wyzwanie i może zabierać dużo czasu. Warto zatem kierować się kilkoma zasadami, które ułatwiają ten proces i pomagają uniknąć kosztownych błędów.
Efektywna współpraca między firmą a jej kontrahentami zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy i rozpoczęciem wspólnego projektu. Na wszystkich etapach, warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób jest zorganizowana, czy przepływ informacji jest płynny, a wszystkie strony nie tylko znają zakres swoich obowiązków, ale także mają odpowiednie narzędzia do ich wykonania.
1. Przezorny zawsze ubezpieczony
Wydawać by się mogło, że dokładne sprawdzenie podwykonawcy przed nawiązaniem współpracy, jest krokiem, który podejmują wszystkie firmy budowalne. Wciąż zdarzają się jednak projekty, w których problemem jest nieterminowość, niewystarczające kompetencje, czy w najgorszym przypadku – partnerzy biznesowi, którzy pobierają zaliczkę i… znikają. Odpowiednia weryfikacja podwykonawców pod kątem ich historii, posiadanych uprawnień, potencjału technicznego, sytuacji finansowej to absolutna konieczność. Zaniedbanie tego etapu skutkować może wstrzymaniem prac, opóźnieniami czy koniecznością poniesienia wysokich kar umownych.
Co powinna uwzględniać właściwa weryfikacja podwykonawcy? Warto zacząć od Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i sprawdzenia, czy firma widnieje w niej jako aktywny przedsiębiorca. Jeśli nie – należy sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy KRS, w którym znajdują się spółki prawa handlowego. Warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji (by wiedzieć, kto z zarządu może podpisać umowę), wysokość kapitału (by znać maksymalną kwotę zobowiązania), informację o ewentualnym otwarciu likwidacji i datach złożenia sprawozdań finansowych (brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki). Jeszcze przed nawiązaniem współpracy, warto potwierdzić, czy wykonawca jest czynnym płatnikiem VAT i czy jego numer identyfikacji podatkowej jest poprawny.
Ważnym krokiem jest również prześledzenie historii i dotychczasowych realizacji podwykonawcy. Pomocny może być kontakt z poprzednimi zleceniodawcami i ich rekomendacje. Należy sprawdzić, czy podwykonawca posiada wszelkie potrzebne do realizacji zadań uprawnienia i zaplecze techniczne oraz jakimi zasobami ludzkimi dysponuje. Istotna jest również informacja, czy jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej OC w prowadzonej działalności zawodowej i zobowiązuje się utrzymać ubezpieczenie podczas trwania umowy.
2. Formalności dopięte na ostatni guzik
Bywają sytuacje, kiedy dotychczasowe pozytywne doświadczenia i idący za nim wysoki poziom zaufania, a czasem także brak czasu lub niedopatrzenie powodują, że ustalenia pomiędzy partnerami w biznesie przyjmują nieformalną postać. Nie zawsze musi kończyć się to porażką, ale jest to ryzykowne zachowanie. Jasne zasady, szczegółowe umowy i harmonogramy zabezpieczają bowiem wszystkie strony i na ich spisaniu powinno zależeć każdemu. Dzięki temu uczestnicy projektu wiedzą, na jaki zakres działań się umawiają, jaki mają czas na ich realizację, a także znają kary umowne za ich niedopełnienie. O ile w przypadku ramowej umowy, może to być oczywiste, również w przypadku jakichkolwiek zmian na etapie wykonywania prac, należy pamiętać o przygotowaniu aneksu lub przynajmniej przygotowania ich w formie pisemnej.
Ważne, by zakres umowy był zrozumiały dla każdej ze stron. W usprawnieniu współpracy pomaga również wybór osoby będącej głównym kontaktem, zarówno po stronie zlecającego pracę, jak i podwykonawcy.
3. Innowacyjne rozwiązania na wyciągnięcie ręki
Analogicznie jak w innych branżach, także sektor budowalny stoi przed wyzwaniem związanym z cyfryzacją. Otwartość na nowoczesne rozwiązania IT może stanowić o przewadze konkurencyjnej, szczególnie w przypadku dużych, rozwijających się firm. Oprogramowanie biznesowe nie tylko pozwala lepiej zarządzać projektami, ale może być także bardzo przydatne we współpracy z kontrahentami.
Dostęp do bieżących informacji o budżetach czy etapie wykonania prac za pomocą jednego oprogramowania, pomaga w czasie rzeczywistym wyłapywać potencjalne kłopoty, identyfikować słabe ogniwa, a finalnie przyczynia się bezpośrednio do efektywnego zarządzania rentownością projektu.
Odpowiednie systemy mogą też znacząco przyspieszyć obieg dokumentów, a także akceptacji, księgowania i rozliczania faktur w realiach działalności rozproszonej geograficznie. Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi pomaga unikać opóźnień w wystawianiu faktur czy błędów, które wymagają korekt i przeciągają czas ich akceptacji, co pozwala unikać przesunięć w terminach płatności. Przy rozbudowanych projektach jest to niezwykle istotne z punktu widzenia zachowania płynności finansowej.
Wybierając system, warto zwrócić uwagę, czy jest dostępny również za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych, co w przypadku pracowników terenowych może być znaczącym udogodnieniem i pozwoli oszczędzić czas potrzebny na fizyczne złożenie dokumentów w oddziale firmy.
Źródło: www.exact.pl
1. Przezorny zawsze ubezpieczony
Wydawać by się mogło, że dokładne sprawdzenie podwykonawcy przed nawiązaniem współpracy, jest krokiem, który podejmują wszystkie firmy budowalne. Wciąż zdarzają się jednak projekty, w których problemem jest nieterminowość, niewystarczające kompetencje, czy w najgorszym przypadku – partnerzy biznesowi, którzy pobierają zaliczkę i… znikają. Odpowiednia weryfikacja podwykonawców pod kątem ich historii, posiadanych uprawnień, potencjału technicznego, sytuacji finansowej to absolutna konieczność. Zaniedbanie tego etapu skutkować może wstrzymaniem prac, opóźnieniami czy koniecznością poniesienia wysokich kar umownych.
Co powinna uwzględniać właściwa weryfikacja podwykonawcy? Warto zacząć od Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i sprawdzenia, czy firma widnieje w niej jako aktywny przedsiębiorca. Jeśli nie – należy sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy KRS, w którym znajdują się spółki prawa handlowego. Warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji (by wiedzieć, kto z zarządu może podpisać umowę), wysokość kapitału (by znać maksymalną kwotę zobowiązania), informację o ewentualnym otwarciu likwidacji i datach złożenia sprawozdań finansowych (brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki). Jeszcze przed nawiązaniem współpracy, warto potwierdzić, czy wykonawca jest czynnym płatnikiem VAT i czy jego numer identyfikacji podatkowej jest poprawny.
Ważnym krokiem jest również prześledzenie historii i dotychczasowych realizacji podwykonawcy. Pomocny może być kontakt z poprzednimi zleceniodawcami i ich rekomendacje. Należy sprawdzić, czy podwykonawca posiada wszelkie potrzebne do realizacji zadań uprawnienia i zaplecze techniczne oraz jakimi zasobami ludzkimi dysponuje. Istotna jest również informacja, czy jest on ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej OC w prowadzonej działalności zawodowej i zobowiązuje się utrzymać ubezpieczenie podczas trwania umowy.
2. Formalności dopięte na ostatni guzik
Bywają sytuacje, kiedy dotychczasowe pozytywne doświadczenia i idący za nim wysoki poziom zaufania, a czasem także brak czasu lub niedopatrzenie powodują, że ustalenia pomiędzy partnerami w biznesie przyjmują nieformalną postać. Nie zawsze musi kończyć się to porażką, ale jest to ryzykowne zachowanie. Jasne zasady, szczegółowe umowy i harmonogramy zabezpieczają bowiem wszystkie strony i na ich spisaniu powinno zależeć każdemu. Dzięki temu uczestnicy projektu wiedzą, na jaki zakres działań się umawiają, jaki mają czas na ich realizację, a także znają kary umowne za ich niedopełnienie. O ile w przypadku ramowej umowy, może to być oczywiste, również w przypadku jakichkolwiek zmian na etapie wykonywania prac, należy pamiętać o przygotowaniu aneksu lub przynajmniej przygotowania ich w formie pisemnej.
Ważne, by zakres umowy był zrozumiały dla każdej ze stron. W usprawnieniu współpracy pomaga również wybór osoby będącej głównym kontaktem, zarówno po stronie zlecającego pracę, jak i podwykonawcy.
3. Innowacyjne rozwiązania na wyciągnięcie ręki
Analogicznie jak w innych branżach, także sektor budowalny stoi przed wyzwaniem związanym z cyfryzacją. Otwartość na nowoczesne rozwiązania IT może stanowić o przewadze konkurencyjnej, szczególnie w przypadku dużych, rozwijających się firm. Oprogramowanie biznesowe nie tylko pozwala lepiej zarządzać projektami, ale może być także bardzo przydatne we współpracy z kontrahentami.
W przypadku firm realizujących wiele inwestycji w tym samym czasie i współpracujących z różnymi podwykonawcami, pomocne mogą okazać się systemy pozwalające na podpięcie dokumentów, zarówno finansowych, jak i wszelkiej dokumentacji projektowej, pod konkretne, zdefiniowane projekty. To nie tylko pozwala utrzymać porządek wewnątrz firmy, ale także usprawnić komunikację pomiędzy dwoma podmiotami. ¬– mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.
Dostęp do bieżących informacji o budżetach czy etapie wykonania prac za pomocą jednego oprogramowania, pomaga w czasie rzeczywistym wyłapywać potencjalne kłopoty, identyfikować słabe ogniwa, a finalnie przyczynia się bezpośrednio do efektywnego zarządzania rentownością projektu.
Odpowiednie systemy mogą też znacząco przyspieszyć obieg dokumentów, a także akceptacji, księgowania i rozliczania faktur w realiach działalności rozproszonej geograficznie. Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi pomaga unikać opóźnień w wystawianiu faktur czy błędów, które wymagają korekt i przeciągają czas ich akceptacji, co pozwala unikać przesunięć w terminach płatności. Przy rozbudowanych projektach jest to niezwykle istotne z punktu widzenia zachowania płynności finansowej.
Wybierając system, warto zwrócić uwagę, czy jest dostępny również za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzeń mobilnych, co w przypadku pracowników terenowych może być znaczącym udogodnieniem i pozwoli oszczędzić czas potrzebny na fizyczne złożenie dokumentów w oddziale firmy.
Źródło: www.exact.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Przeczytaj Również
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej
Zmiana kultury organizacyjnej: kluczowy czynnik udanej transformacji cyfrowej
Globalne wydatki na transformację cyfrową osiągnęły w 2024 roku zawrotną sumę 2,5 biliona dolarów… / Czytaj więcej
15 błędów przy wdrażaniu systemu ERP, które mogą Cię sporo kosztować
Wdrożenie systemu ERP to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć – a skoro tak, to warto wcześn… / Czytaj więcej
Błędy w planowaniu produkcji a utracone zyski. Jak ich uniknąć?
Zwalniająca produkcja, przesuwane terminy, rosnące koszty mimo pełnego zaangażowania zespołu? To zd… / Czytaj więcej


