Głównym celem funkcjonowania instytucji administracji publicznej jest realizacja celów statutowych w oparciu o środki budżetowe. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie sprawne zarządzanie jednostką. Jednak, pomimo szczerych chęci i zaangażowania pracowników, liczba manualnych czynności do wykonania może przytłaczać, a budżet wymykać się spod kontroli. Usprawnij zarządzanie jednostką administracji publicznej, wdrażając system ERP, który można idealnie dopasować do potrzeb danej instytucji.
| REKLAMA |
 |
Funkcje systemu ERP przydatne w administracji publicznej
System klasy ERP to specjalne oprogramowanie, które służy przede wszystkim do sprawnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa lub instytucji administracji publicznej. Wdrożenie systemu klasy ERP w urzędzie czy jednostce samorządu terytorialnego przekłada się, między innymi, na usprawnienie funkcjonowania jednostki i optymalizację zarządzania zasobami publicznymi.
Jednak, żeby oprogramowanie mogło spełnić swoją rolę, decyzji o jego wyborze nie można podejmować pochopnie.
Wskazówka:
Analizując oferty od dostawców systemów ERP sprawdź czy oferują funkcje przydatne w organizacji pracy w instytucjach administracji publicznej oraz możliwość dopasowania systemu do potrzeb określonej instytucji. Wysoką konfigurowalność zapewnia system ERP TRIVA.
TRIVA oferuje obszary do zarządzania dokumentami, kierowania i rozliczania projektów, obsługi kadrowej oraz prowadzenia księgowości.
DMS – system zarządzania dokumentami
DMS to skrót od „document management system”, czyli system do zarządzania dokumentami. Ta natywna funkcjonalność w TRIVA ERP usprawnia:
- gromadzenie, porządkowanie, przechowywanie i magazynowanie danych,
- wprowadzanie do systemu informacji ze źródeł zewnętrznych,
- generowanie list dokumentów, które należy przeanalizować, r
- ozpoznawanie znaków czy tekstów z plików graficznych, PDF, w tym także zeskanowanych plików oraz wprowadzanie ich prosto do systemu, elektroniczny przepływ dokumentów w administracji publicznej zgodnie z wymogami instytucji kancelaryjnej.
Budżetowanie i projekty
Za pomocą systemu ERP dla administracji można nie tylko zaplanować dokładnie projekty, ale także zrealizować je i przez cały czas mieć pełną kontrolę nad zasobami finansowymi, ludzkimi i wyposażeniem. Dzięki tej funkcji:
- stworzysz szczegółowy budżet dla danej inwestycji,
- zaplanujesz koszty, co pozwoli uniknąć przekroczenia budżetu, więc wszystko przebiegnie zgodnie z planem,
- będziesz mógł sprawdzać, jak przebiega realizacja projektu na każdym jego etapie oraz rozliczać pracowników z ich działań.
Obsługa kadrowa oraz finansowo-księgowa
System ERP usprawnia funkcjonowanie administracji publicznej także pod względem zarządzania zasobami ludzkimi. Wystarczy jeden program, aby:
- prowadzić ewidencję księgową według klasyfikacji budżetowej i zadaniowej,
- zdefiniować system wynagrodzeń,
- przeliczać płace dla określonych grup pracowników,
- optymalizować obsługę wniosków pracowniczych.
To trzy podstawowe funkcje systemu klasy ERP TRIVA, które są przydatne do organizacji pracy w instytucjach administracji publicznej. Jednak oprogramowanie jest bardzo elastyczne i w zależności od potrzeb instytucji może wspomagać realizację różnych zadań. Ich przykłady znajdziesz poniżej.
Rozrachunki Funduszy Pożyczkowych
Wiele instytucji administracji publicznej korzysta ze środków PKZP lub ZFM. Wymaga to przedstawiania rozliczeń i harmonogramów naliczania odsetek. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu można usprawnić te procesy. Pozwoli Ci to mieć pewność, że wszystko zostało prawidłowo policzone.
Koszty Projektów
Rozliczanie kosztów realizacji projektów, na przykład ze środków unijnych wymaga przedstawienia wielu dokumentów. Do tego trzeba odpowiednio obliczyć wynagrodzenia pracowników. Zdecyduj się na ten moduł, a system zrobi to za Ciebie!
Harmonogram Zadań
Program umożliwia zautomatyzowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań. Pozwala to oszczędzić czas i uniknąć tzw. błędów ludzkich. Zyskaj pewność, że zadanie zostanie wykonane dokładnie według wprowadzonego schematu.
Sam wybierasz, który obszar systemu ERP w Twojej jednostce administracji publicznej się przyda i poprawi jej funkcjonowanie.
Jakie procesy usprawnia ERP w administracji publicznej?
ERP dla jednostek administracji publicznej został tak zaprojektowany, aby wspierać działania pracowników. Nie można nim zastąpić poszczególnych członków zespołu. Jednakże system pozwala usprawnić realizację następujących zadań.
Przepływ informacji pomiędzy pracownikami
W ramach systemu możesz gromadzić, porządkować i przechowywać wszystkie dane. Ponieważ dostęp do nich może mieć każda uprawniona osoba, znacząco ułatwia to organizację pracy w instytucjach administracji publicznej. Możesz także wskazywać osoby, które powinny zaakceptować poszczególne etapy prac, aby można było przejść do dalszych zadań. Usprawnia to koordynowanie projektami i eliminuje chaos informacyjny.
Ewidencja dokumentów
W systemie możesz nie tylko archiwizować dokumenty, ale także porządkować i zarządzać różnymi danymi bez zmagania się z grubymi segregatorami. Co więcej, odpowiednie narzędzia umożliwią automatyczne wczytywanie informacji z zeskanowanych dokumentów. Nie trzeba więc marnować czasu na ich ręczne przepisywanie, co bywa problemem w wielu instytucjach administracji publicznej.
Sporządzanie dokumentów zgodnie z najnowszymi rozporządzeniami
System jest stale aktualizowany, co daje pewność, że wprowadzane informacje są zgodne z wymogami legislacyjnymi, które obowiązują w Polsce.
Podejmowanie prawidłowych decyzji zarządczych i projektowych
Zgromadzenie w jednym miejscu wszystkich danych oraz możliwość wygenerowania czytelnego i przejrzystego raportu z postępu prac ułatwia analizę sytuacji danej jednostki administracyjnej. Dysponując wszystkimi informacjami, możesz szybko podejmować rozsądne decyzje i bez problemów kierować nawet licznym zespołem.
Kontrolowanie przepływu pracy
Dzięki natywnej funkcjonalność WorkFlow w systemie ERP TRIVA, możesz swobodnie zarządzać zadaniami pracowników i informować ich o terminach realizacji projektów. Co więcej, możesz sprawdzać, czy nie ma niepotrzebnych przestojów oraz na bieżąco eliminować ewentualne problemy i wąskie gardła.
Wprowadzenie oprogramowania ERP w jednostce administracji publicznej niesie wiele korzyści. Wgląd w sytuację poszczególnych jednostek organizacyjnych i stan realizacji projektów oraz skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie poszczególnych zadań to najważniejsze z nich.
Źródło: www.soneta.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od… / Czytaj więcej
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. T… / Czytaj więcej
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocze… / Czytaj więcej
Zmiana kultury organizacyjnej: kluczowy czynnik udanej transformacji cyfrowej
Globalne wydatki na transformację cyfrową osiągnęły w 2024 roku zawrotną sumę 2,5 biliona dolarów… / Czytaj więcej
15 błędów przy wdrażaniu systemu ERP, które mogą Cię sporo kosztować
Wdrożenie systemu ERP to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć – a skoro tak, to warto wcześn… / Czytaj więcej
Błędy w planowaniu produkcji a utracone zyski. Jak ich uniknąć?
Zwalniająca produkcja, przesuwane terminy, rosnące koszty mimo pełnego zaangażowania zespołu? To zd… / Czytaj więcej
