Unikanie problemów w biurze rachunkowym dzięki obsłudze księgowej z wykorzystaniem systemu ERP

 

Podobne problemy zauważają księgowi, którzy prowadzą biura rachunkowe, ankietowani przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Zmieniające się prawo, galopująca cyfryzacja w raportowaniu danych oraz rosnąca konkurencja na rynku, spowodowana deregulacją zawodu księgowego to najczęściej wymieniane przez nich wyzwania.

Co ciekawe, powyższe problemy nie dotyczą tylko Polski. Według badań Sage postępującą zmianę w zawodzie księgowego zauważa nawet 90% księgowych na całym świecie.

Powyższe raporty są zgodne także w jeszcze jednej kwestii – zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych – takich jak wdrożenie systemu ERP – i innowacyjnych praktyk pomaga firmom stawić tym wyzwaniom czoła. Podsumujmy najważniejsze możliwości, jakie stwarza zastosowanie nowoczesnych systemów ERP w biurach rachunkowych.



Obsługa księgowa firm przy wsparciu ERP – 4 problemy, jakich uniknie Twoje biuro rachunkowe

Zespoły księgowe, które wykorzystują nowoczesne technologie, są w stanie lepiej dostosować się do zmian i wyzwań, takich jak cyfryzacja w raportowaniu danych i skuteczniej konkurować na rynku. Przeanalizujmy, w jaki sposób systemy księgowe, także systemy ERP pomagają pokonać także inne trudności, z którymi borykają się biura rachunkowe.

1 Odpływ klientów do tańszej konkurencji

Po deregulacji zawodu księgowego czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w Polsce może wykonywać każda osoba, która:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za ściśle określony katalog przestępstw,
• posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

W efekcie wzrosła konkurencja na rynku usług księgowych, a wraz z nią presja na utrzymywanie cen za obsługę księgową na niskim poziomie. Żeby wyprzedzić konkurencję, biura rachunkowe muszą więc być nie tylko wydajne, ale też innowacyjne. Krokiem do wyższej wydajności i innowacyjności jest wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak systemy ERP. Dzięki automatyzacji rutynowych czynności księgowi mogą obsługiwać większą liczbę firm, bez ryzyka popełnienia błędu i zyskują czas na świadczenie dodatkowych usług – np. doradztwa biznesowego. To często pozwala na utrzymanie pozycji lidera.

2 Nienadążanie za zmianami technologicznymi

Systemy księgowe w pracy biura rachunkowego nie są już opcją, tylko koniecznością. I nie jest tak tylko ze względu na rosnącą konkurencję na rynku i presję na wydajność, ale także postępującą cyfryzację w raportowaniu danych. Tylko w 2023 roku weszły w życie nowe obowiązki sprawozdawcze dotyczące kolejnych plików JPK, tym razem ksiąg podatkowych i rozliczeń podatku dochodowego. Obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, będzie oznaczać jeszcze większą zależność dotychczasowych procesów księgowych od cyfryzacji. Żeby sprostać tym wyzwaniom, branża biur rachunkowych przechodzi szybką technologiczną transformację. Od biura rachunkowego jednak zależy, jaki program do księgowania wybierze.

Rozwiązania technologiczne coraz częściej wybierane przez biura rachunkowe to między innymi:

• programy księgowe w chmurze – sprawiają, że dane finansowe są bardziej dostępne dla klientów i pozwalają na współpracę księgowego z biura rachunkowego z firmą w czasie rzeczywistym;biuro rachunkowe i księgowi klienta mogą pracować na wspólnej bazie danych, co przyspiesza i usprawnia cały proces, automatyzacja procesów (Robotic Process Automation, RPA) – pozwala
• automatyzować powtarzalne, oparte na regułach manualne zadania, takie jak na przykład uzgadnianie sald, rozliczanie wynagrodzeń, obieg faktur od dostawców, sprawozdawczość finansowa czy weryfikacja danych finansowych,
• machine learning i sztuczna inteligencja – potężne narzędzie, które analizuje duże zbiory danych w celu identyfikacji wzorców i zjawisk, które odbiegają od wzorca oraz podejmowania decyzji.

3 Odpływ wysoko wykwalifikowanych pracowników

Według wspomnianego raportu „Nowoczesne narzędzia w księgowości – gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości?” najwięcej czasu w pracy zajmuje księgowym wprowadzanie dokumentów do systemu i obsługa faktur. Taką odpowiedź wskazało prawie 48% badanych.

Z tego powodu innowacyjność i możliwość pracy na nowoczesnych systemach informatycznych można uznać za czynnik nie tylko przyciągający kandydatów do pracy, ale także element, który w połączeniu z innymi bonusami pozwoli utrzymać wysoko wykwalifikowanych pracowników. Naturalne jest, że jako miejsce zatrudnienia wybierają oni firmy, które podejmują działania, jakie pozwolą im kształcić przyszłościowe i pożądane na rynku pracy umiejętności. A nowe technologie to przyszłość księgowości, która uwalnia pracowników od rutynowych, powtarzalnych czynności, zwiększając ich zadowolenie z pracy i pozwalając utrzymać talenty.

4 Błędy, które mogą skutkować odpowiedzialnością zawodową

Częścią pracy księgowego jest śledzenie zmian w przepisach. W polskim systemie tych zmian jest dużo i zdarza się, że księgowi muszą jednocześnie zamykać rok obrotowy na starych zasadach i oferować obsługę księgową firm na podstawie nowe przepisy. Wywiązanie się z tych obowiązków jest łatwiejsze, jeżeli firma wykorzystuje program do księgowania, który jest aktualizowany zawsze, gdy zmieniają się regulacje prawne, taki jak system ERP enova365. Firma Soneta, producent enova365, posiada dedykowany zespół, który specjalizuje się wyłącznie w analizie zmian w prawie istotnych z punktu widzenia księgowych, dzięki czemu program księgowy dla biur rachunkowych enova365 jest zawsze zgodny z przepisami.



Ile kosztuje system ERP dla biur rachunkowych?

Jeżeli jako właściciel biura rachunkowego zastanawiasz się nad wdrożeniem modułów systemu ERP, przeznaczonych dla biura rachunkowego z pewnością interesują Cię koszty wdrożenia takich modułów. Niestety, trudno jest je oszacować bez znajomości Twojego biznesu. W zależności od potrzeb możesz nabyć system ERP, taki jak enova365 w modelu:

• tradycyjnym, gdzie w ramach jednorazowej, wyższej opłaty otrzymujesz licencję na własność i możesz wykorzystywać system tak długo, jak będzie to niezbędne,
• abonamentowym, gdzie koszt początkowy jest znacznie niższy, jednak ponosisz go co miesiąc w wysokości zależnej od liczby licencji; program księgowy w chmurze eliminuje nie tylko konieczność ponoszenia z góry kosztu licencji na system ERP, ale też inwestowania w infrastrukturę IT.

Tradycyjny model zakupu systemu ERP dedykowany jest firmom, które potrafią w precyzyjny sposób przedstawić swoje potrzeby w tym zakresie, a także posiadają odpowiedni budżet na wdrożenie. Z kolei model abonamentowy przeznaczony jest dla firm charakteryzujących się dużą dynamiką zmian, zwykle mniejszych i szybko rozwijających się. Żeby dowiedzieć się dokładnie, ile kosztuje program do księgowania dla biura rachunkowych umów się na prezentację. Co ważne enova365 oferuje program dla biur rachunkowych zarówno w modelu on-premise, jak i SaaS, więc biuro rachunkowe ma wybór i możliwość zmiany modelu praktycznie w dowolnym momencie korzystania z systemu.

Obsługa księgowa firm z ERP– dlaczego warto go wdrożyć w biurze rachunkowym?

Czy jako właściciel biura rachunkowego jesteś już pewien, że dobry system ERP pomoże Ci zyskać przewagę w zmieniającym się otoczeniu biznesowym? Przypomnijmy najważniejsze wnioski z artykułu.

1. Warto inwestować w zaawansowane technologicznie rozwiązania, jeżeli nie chcesz zostać w tyle za konkurencją, bo – czy tego chcesz, czy nie – praca biur rachunkowych będzie się zmieniała, a automatyzacja procesów stanie się w nich standardem.
2. Koszty wdrożenia systemów IT, które automatyzują pracę księgowych, warto traktować jako konieczną inwestycję. Jeżeli ich nie poniesiesz, może to się okazać ryzykowne dla Twojego biznesu, bo za chwilę możesz nie nadążyć za wymaganiami ustawodawców i poprzeczką ustawioną przez konkurencję.
3. Księgowi przyszłości będą na co dzień współpracować z coraz sprytniejszymi maszynami, które będą przejmować wiele zadań, dotąd wykonywanych przez ludzi oraz uzupełniać pracę księgowych. Dlatego, żeby utrzymać utalentowanych pracowników, daj im możliwość korzystania z nowoczesnego oprogramowania.
4. Klienci doceniają możliwość komunikacji z księgowymi z biura online przy pomocy Pulpitów Klienta Biura Rachunkowego.

Źródło: www.enova.pl