Jednoznaczne zdefiniowanie potrzeb jest kluczowym czynnikiem wpływającym na jakość wdrożenia systemu. Gwarantuje wysoką efektywność procesu tworzenia i realizacji projektu. Jest wyznacznikiem pozwalającym precyzyjnie ocenić stopień realizacji wdrożenia na każdym jego etapie a w szczególności po uruchomieniu systemu. Jasno określone potrzeby usprawniają również proces wyboru rozwiązań informatycznych, wykonawców i planowania niezbędnych zasobów.
Potrzeby definiuje się w dwóch wymiarach: organizacyjnym i funkcjonalnym. Wymiar organizacyjny zawiera informacje o tym kto w organizacji i w jakim zakresie będzie korzystał z wdrożonego systemu lub z wyników jego działania. Wymiar funkcjonalny opisuje w jaki sposób system HRM będzie wspierał realizację poszczególnych elementów procesów HR. Podczas definiowania potrzeb warto już na wczesnym etapie określić jakie raporty i dokumenty powinny być produkowane przez docelowy system HRM.
Przykładowa, aczkolwiek mocno uproszczona procedura definiowania potrzeb, może przebiegać w następujący sposób. Załóżmy że w organizacji zdefiniowane są procesy HR. Do etapów każdego procesu przypisuje się osoby z organizacji oraz funkcje, zadania i czynności realizowane na każdym etapie. Następnie określa się w jakim stopniu dana funkcja, zadanie lub czynność ma zostać odzwierciedlona w systemie HRM. Warto tutaj określić priorytety dla stopnia „informatyzacji” poszczególnych elementów, aby w późniejszych etapach łatwiej było podejmować decyzje co do zakresu i sposobu wdrożenia. W przypadku braku zdefiniowanych procesów HR, procedurę należy rozpocząć od ich zdefiniowania.
Dobre wdrożenie systemu HRM wymaga zaplanowania i zapewnienia niezbędnych do jego realizacji zasobów. Zasoby te to: budżet dostosowany do zdefiniowanych potrzeb, osoby posiadające wiedzę i kompetencje niezbędne do wdrożenia oraz czas niezbędny do realizacji zadań wdrożeniowych. Przy planowaniu budżetu trzeba uwzględnić koszt zakupu sprzętu komputerowego (serwer z systemem operacyjnym i bazą danych), oprogramowania HRMS, usług wdrożeniowych i szkoleniowych oraz koszty osobowe pracowników zaangażowanych we wdrożenie. Do wdrożenia powinni zostać oddelegowani specjaliści dobrze znający wcześniej zdefiniowane potrzeby. Należy w organizacji wyłonić lidera odpowiedzialnego za wdrożenie systemu. Wskazane jest również zaplanowanie w zespole projektowym przedstawiciela działu informatyki, odpowiedzialnego za techniczną stronę wdrożenia. Pracownicy oddelegowani do wdrożenia systemu HRM powinni zostać zwolnieni z części aktualnych obowiązków, aby wdrożenie mogło zostać przeprowadzone sprawnie. Wydłużany czas wdrożenia może prowadzić do sytuacji w której zdefiniowane na początku potrzeby przestały być aktualne lub uległy znaczącym zmianom.
Podczas przygotowań do wdrożenia systemu HRM, poza definicją potrzeb i alokacją niezbędnych zasobów warto zaplanować działania mające na celu rozpropagowanie w organizacji korzyści płynących z wdrożenia. Wdrożenie systemu HRM wiąże się ze zmianami, które na początku często napotykają na opór. Zdobycie szerokiego poparcia dla projektu w organizacji jest istotnym czynnikiem powodzenia wdrożenia.
Autor: Robert Augustyniak
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Digitalizacja procesów HR w praktyce
Gdzie szukać oszczędności w zarządzaniu grupą firm?
