Jak z sukcesem wdrożyć system informatyczny do Zarządzania Kapitałem Ludzkim organizacji?

Różnice wynikają przede wszystkim z natury podmiotu i obszaru funkcjonalnego, który informatyzujemy i którym organizacje chcą efektywnie zarządzać z wykorzystaniem technologii informatycznych. Kiedy w innych modułach systemów informatycznych mówimy o liniach produkcyjnych, wyrobach, surowcach, magazynach, transporcie, fakturach, kontach, raportach finansowych, informacjach o klientach, to w tym przypadku w systemie mamy P.T. Człowieka. Dlaczego organizacje podejmują decyzję o informatyzacji tego obszaru? W dużym uproszczeniu – to dwa główne powody.

Organizacje mają świadomość, że konkurowanie w sferze technologii, pozyskania kapitału rzeczowego, finansowego dostępne jest dla pozostałych konkurentów na podobnych zasadach, zatem to, co może pozwolić budować przewagę konkurencyjną, to kompetentni, zmotywowani pracownicy. Co do zasady, trudno jest racjonalnie gospodarować kapitałem ludzkim, skoro tak naprawdę nie należy on do organizacji.

W odróżnieniu od innych kapitałów, ludzie nie są własnością firmy, ale stanowią o jej wartości, wpływają na wartość innych kapitałów firmy, decydują o sukcesie przedsiębiorstwa. Dlatego to co możemy zrobić, to racjonalnie zarządzać tym (jakże ważnym) kapitałem. Wiedzieć kogo się ma, kogo musimy jeszcze rekrutować, jakie kompetencje rozwijać u pracowników, żeby zrealizować biznes organizacji, żeby zamienić kapitał pojedynczych osób w kapitał organizacji.

Drugi istotny cel to ułatwienie, poprawa efektywności i jakości pracy pracowników służb HR i managerów różnych poziomów kierowania. Nic tak nie męczy, jak bezsensowna praca, żmudne gromadzenie danych w wielu rozproszonych zbiorach, aktualizowanie informacji o przyroście kompetencji, umiejętności, by być gotowym i pewnym poprawnej odpowiedzi o stan kapitału ludzkiego organizacji. Teraz, jak nigdy wcześniej, technologia jest w stanie wesprzeć przygotowanie poprawnej odpowiedzi i bardziej rozwiniętej niż „TAK”, „NIE” lub co gorsza „NIE WIEM”, na pytanie Prezesa – czy mamy odpowiedni zasób ludzi do realizacji celów biznesowych organizacji.

Podobnie dzięki technologii brygadzista o poranku nie stanie pod drzwiami kadr, a zaloguje się do systemu i sprawdzi dopasowanie do wymagań pracy swojego zespołu. Podejmie racjonalne decyzje – podzieli zadania zgodnie z posiadanymi uprawnieniami do obsługi urządzeń i umiejętnościami swojego zespołu, nawet jak Jurek i Zbyszek z gniazda roboczego OZ-M1 właśnie się pochorowali.

Całe rzesze menadżerów w codziennych procesach zarządczych czy akcjach ocen kompetencji, wyznaczania i podsumowywania celów, planowania rozwoju chętniej otworzą jeden system IT, niż przepasane szuflady z wydrukami arkuszy starych i nowych ocen czy zbiory plików na swoim dyskach.

Co mogą zrobić organizacje, które wdrażają system informatyczny by świadomie, racjonalnie Zarządzać Kapitałem Ludzkim pamiętając, że system i jego wdrożenia muszą być:

• zgodne z prawem,
• dawać obiektywne i efektywne narzędzia i metody zarządzania kapitałem ludzkim,
• być wdrożone z szacunkiem i w zgodzie z „naturą zasobu-podmiotu” oddziaływania, jakim jest CZŁOWIEK.

Dla ułatwienia zebrałam swoje doświadczenia w słowo klucz, jakim jest waśnie SUKCES.

S – jak Start projektu,
U – jak Ucieczka do przodu,
K – to Komunikacja i Koszty,
C – Cele, te główne sponsora projektu i HR oraz wszystkich interesariuszy,
E – tErminy, te z umowy i cyklu życia procesów HR oraz pracownika w organizacji,
S – jak 4 x S (nie mylić z 5S), to Start produktywny, Serwis, Stabilność systemu, Systematyczność użytkowania/eksploatacji

Zapraszam na cykl, krótkich, ale merytorycznych artykułów, w których rozwinę SUKCES na pojedyncze, duże etapy.

Dzisiaj „S” – jak Start projektu

Jeśli chcemy rozpocząć projekt wdrożenia musimy zweryfikować podpisane umowy, cele wdrożenia stawiane na etapie handlowym przez sponsora projektu i odnieść je do TU i TERAZ ORGANIZACJI.

Od czasu wyboru systemu, podpisania umów handlowych i rozpoczęcia wdrożenia w organizacji i w jej otoczeniu mogło się wiele wydarzyć. Sprawdźmy, czy to jest właściwy moment na wdrażanie systemu do zarządzania kapitałem ludzkim organizacji.

Być może ktoś inny wybierał system, stawiał określone cele, a już nie jest pracownikiem organizacji, a następca nie identyfikuje się z jego celami. Być może w międzyczasie w firmie zaszły tak duże zmiany, co do celów biznesowych – produktów, rynków, sposobów zorganizowania – modelu biznesowego, że potrzebne będą inne moduły czy inna kolejność ich wdrożenia. Należy o tym szczerze porozmawiać przed uruchomieniem projektu i zaufać dostawcy usług wdrożeniowych.

Omówcie kontekst projektu – szczera rozmowa w obszarze jak niżej pozwoli nam dobrze przygotować strategię wdrożenia systemu ZKL:


Autor: Anna Węgrzyn Menadżer ds. zarządzania zasobami ludzkimi w BPSC Sp. z o.o.
Źródło: www.bpsc.com.pl