Twoi ludzie to Twoje usługi - jak efektywnie zarządzać nieobecnościami pracowników
Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 07 listopad 2017
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego jak drastyczne w skutkach może być złe zarządzanie nieobecnościami pracowników. Dotkliwie przekonały się o tym tanie linie lotnicze Ryanair. W ostatnim czasie przewoźnik ogłosił anulowanie ponad 2100 lotów (co przekłada się na 40-50 lotów dziennie na przestrzeni dwóch miesięcy) co było spowodowane m.in. niewłaściwym planowaniem urlopów pilotów.To nieszczęśliwe zdarzenie zaowocowało poważnymi konsekwencjami, takimi jak straty finansowe w wysokości 30 mln USD oraz trzyprocentowym spadkiem wartości udziałów firmy, nie wspominając o tysiącach niezadowolonych klientów. Sytuacji podobnych do opisywanej można uniknąć dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów IT do zarządzania nieobecnościami. Dane zawarte w tych systemach mogą być na bieżąco wykorzystywane do analiz, mających na celu poprawę wydajności pracowników i pośrednio na wzrost zadowolenia klientów.
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
1. Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
2. Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
3. Zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
1. Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
2. Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
3. Zmniejszenie liczby zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
- ustalenie liczby straconych dni,
- wyliczanie współczynników nieobecności,
- ustalanie punktów wymagających podjęcia działania, tworzenie raportów,
- kontakt z pracownikami, kontrolę zwolnień lekarskich,
- ustalanie spotkań,
- sporządzanie i wysyłanie planów naprawczych,
- wypracowywanie rozwiązań roboczych na czas nieobecności oraz bieżące informowanie osób zaangażowanych w te procedury
Z badań przeprowadzonych przez firmę Unit4 wynika, że 80% tych zadań może być wykonywane automatycznie, przy minimalnym zaangażowaniu ze strony menedżera i pracownika.
4. Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników.
4. Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników.
Niezwykle ważne jest aby systemy HR były w stanie monitorować urlopy pracowników, wskazywać aktualną wartość rezerwy urlopowej, a nawet prognozować wartość rezerwy na podstawie zaplanowanych urlopów. Bieżąca informacja o absencjach urlopowych pozwala menedżerom na sprawne zarządzanie pracami zespołów, a dla zarządzających firmami oznacza aktualną wartość rezerwy urlopowej, która przekłada się na wynik finansowy firmy.” – mówi Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu w Unit4 Polska, firmie, która jest producentem oprogramowania Teta HR.
Poniżej przedstawiamy przykładowe analizy rezerwy urlopowej i stanu wykorzystania urlopów wykonane w systemie Teta HR:


Dzięki odpowiednim systemom IT obsługującym procesy HRowe organizacje mogą tworzyć wybiegające w przyszłość plany w oparciu o statystyki nieobecności, takie jak współczynniki nieobecności oraz liczbę dni straconych. Automatyzacja tych procesów może pomóc w zarządzaniu nieobecnością lub wypadkiem losowym na każdym etapie procesu oraz zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami. Na przykład menedżerowie używający technologii wykorzystującej narzędzia analityki biznesowej oraz self-learning, mogą mierzyć koszty nieobecności oraz wykrywać trend dotyczący brania zwolnień na żądanie lub tworzyć raporty dotyczące nieobecności chorobowych. Ponadto nowe technologie takie jak chatboty mogą być wykorzystane tak, by pomagały pracownikom efektywnie wykorzystywać ich czas pracy, a nawet zachęcać pracowników do wzięcia urlopu, a menedżerów – do zautomatyzowania przypomnień dotyczących weryfikacji urlopów.
Źródło: www.unit4.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Przeczytaj Również
Kadry i płace bliżej realnej działalności organizacji – dlaczego system kadrowo-płacowy nie może być „obok”, lecz w środku procesów
W wielu organizacjach system kadrowo-płacowy przez lata pełnił rolę zaplecza administracyjnego. Jeg… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
W wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie, tradycyjny RCP… / Czytaj więcej
SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall
SD Worx został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej
Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR
W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej
Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy
Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej
Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej
Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej


