Zarządzanie czasem dla efektywnych menedżerów

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 11 marzec 2017

UNIT4

Zarządzanie czasem dla efektywnych menedżerów

Każdy menedżer powinien dobrze opanować umiejętność zarzadzania czasem, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie czasem swojego zespołu. Jakie są obecne trendy i co można zrobić, aby umiejętnie im sprostać?

REKLAMA

Zarządzanie czasem stanowi wyzwanie dla wielu profesjonalistów, szczególnie w obecnych czasach, gdy technologie mobilne (smartfony, tablety) doprowadziły do sytuacji, kiedy pracować możemy z każdego miejsca i w dowolnym czasie. Aby komunikacja w zespole usprawniała, a nie hamowała postępy w pracy, każdy menedżer musi dobrze opanować tę umiejętność.

Trend 1. Millenialsi chcą elastycznych godzin pracy

Obecnie wielu pracowników ceni sobie elastyczne godziny pracy. Zwłaszcza millenialsi postrzegają pracę w taki sposób, że liczy się to, co i ile zrobią, a nie, gdzie to zrobią. Wyniki badania „Evolution of Work” przeprowadzonego w 2016 r. przez instytut badawczy ADP Research Institute wyraźnie pokazują pozytywne nastawianie badanych osób do prognozowanych trendów w tym zakresie:

Firmy, które nie będą oferowały możliwości pracy zdalnej, mogą stracić wielu zdolnych i efektywnych pracowników, zwłaszcza jeśli mówimy o przedstawicielach pokolenia „Y”, oraz „Z” — zauważa Mirosława Wojtowicz, HR Country Manager, w firmie Unit4 Polska.

Powyższe słowa potwierdzają kolejne wyniki badania ADP Research Institute:

Menedżerowie powinni zaadresować ten trend i dostosować swój system zarządzania czasem i komunikacji w taki sposób, aby zespoły zdalne mogły pracować równie wydajnie, jak osoby znajdujące się w siedzibie firmy.

Przepływ informacji i wydajność pracy zdalnej nie powinny się różnić od efektów pracy w biurze — dodaje Wojtowicz.

Często okazuje się jednak, że firma może mieć duże chęci, ale sam pracownik nie nadaje się do pracy zdalnej – dom jest dla niego przestrzenią prywatną, w której nie potrafi się skupić na zadaniach i rozprasza go wiele rzeczy, z którymi nie ma do czynienia w biurze. Dlatego zanim podejmiemy decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej, warto przeprowadzić indywidualne testy psychologiczne, aby ocenić czy pracownik jest m.in. ekstrawertykiem czy introwertykiem, czy lubi pracować w przestrzeniach otwartych, czy też preferuje małe biuro, które dzieli co najwyżej z jednym współpracownikiem. W sporządzeniu takich testów może pomóc coach, psycholog, jak również specjalista ds. HR.

Firmy, które zdecydują się zaakceptować pracę zdalną, powinny też wdrożyć odpowiednie metody zarządzania. Mając pracownika w siedzibie firmy w zasięgu wzroku, możemy na bieżąco obserwować jego wydajność i gdy poradzi sobie z jednym zadaniem, zlecić mu kolejne. W przypadku pracy zdalnej nie można myśleć „czasowo”, bo nie wiemy, kiedy dokładnie dana osoba zakończy zadanie i będzie mogła przejść do następnego. Co zatem się sprawdza? Rozliczanie pracownika z rezultatów, a nie z czasu pracy. Chodzi o podejście projektowe, czyli pozostawienie zatrudnionemu niejako wolnej ręki podczas realizacji zadań i egzekwowanie samych efektów jego pracy.

Trend 2. Monitorować czy nie monitorować?

Z pracą zdalną wiąże się kwestia monitorowania czasu pracy. Nie powinno dziwić, że pracodawcy mają obawy dotyczące faktycznej wydajności pracowników zdalnych. Firma DeskTime, specjalizująca się w systemach do śledzenia czasu pracy, podkreśla, że przeciętny pracownik aż 65 godz. miesięcznie spędza na portalach społecznościowych, 30 proc. zespołu załatwia w pracy prywatne sprawy, a 19 proc. traci czas na prywatne rozmowy telefoniczne.

Ale czy warto instalować na komputerach pracowników oprogramowanie do monitorowania tego, na jakie strony wchodzą i ile czasu poświęcają na poszczególne aktywności?

Aplikacje monitorujące mogą zniechęcić ludzi do pracy i sprawić, że poczują się napiętnowani – przestrzega przedstawicielka Unit4 Polska.

Zalecana praktyka to, poza podejściem projektowym, przydzielanie konkretnych terminów wykonania danych prac, które zostaną zaakceptowane przez obie strony. Pracownicy docenią takie podejście, ponieważ nikt wtedy nie zagląda im w ekran komputera, mają autonomię i odczuwalne jest wzajemne zaufanie po stronie pracodawcy i pracownika.

Trend 3. Nowoczesne oprogramowanie wspomagające zarządzanie czasem

Menedżerowie mogą podnieść produktywność w zespole, jeśli zaczną korzystać z oprogramowania do zarządzania czasem (którego nie należy mylić z monitorowaniem i „szpiegowaniem” pracowników!).

Dobrej jakości oprogramowanie traktuje proces zarządzania czasem pracy kompleksowo i wspiera liderów zespołów m.in. w zarządzaniu godzinami nadliczbowymi poprzez bilansowanie nadgodzin dla członków zespołu. Takie oprogramowanie umożliwia także ewidencjonowanie nieplanowanych absencji podwładnych oraz automatyzuje rozliczenia faktycznego czasu pracy, tak aby przełożony otrzymał gotowe informacje o godzinach nocnych, spóźnieniach, czy godzinach zrealizowanych ponad normę.

Oprogramowanie HR pomoże też w planowaniu grafiku i ułatwi zapanowanie nad wnioskami urlopowymi pracowników – zauważa Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu TETA HR. Aby poradzić sobie z dość chaotycznym systemem pracy (takim, w którym niektóre osoby pracują zdalnie, inne na miejscu, jeszcze inne przychodzą na drugą zmianę), co dotyczy obecnie wielu firm, warto wesprzeć się dobrym oprogramowaniem. Pozwoli ono zautomatyzować wiele zadań i ułatwi pracę menedżerom i HR-owcom, ale także całym zespołom projektowym. Jeśli menedżer połączy własną umiejętność zarządzania czasem z możliwościami, które oferuje w tym zakresie oprogramowanie do HR, na koniec dnia będzie mógł liczyć na wysoką produktywność – zarówno swoją, jak i zespołu.

Źródło: UNIT4

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość