Jak nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają procesy HR

 

Zarówno globalne organizacje, jak i średniej wielkości przedsiębiorstwa coraz chętniej inwestują w nowoczesne technologie informatyczne usprawniające kluczowe procesy w firmie, również te dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi. Wsparcie rozwiązaniami IT takich procesów jak rekrutacje i obsługa kadrowo-płacowa pracowników może przynieść organizacji wymierne korzyści. Eksperci LeasingTeam Group wyjaśniają, jak to działa.

Skuteczne zarządzanie aplikacjami i czasem pracy rekruterów

W dzisiejszym świecie pracy dostęp do ogłoszeń rekrutacyjnych w Internecie jest nieograniczony, a dokumenty aplikacyjne wysyłane są drogą elektroniczną. To powoduje, że spływ aplikacji jest ogromny. W zależności od branży i poziomu stanowiska, w odpowiedzi na ogłoszenie przychodzi kilkanaście CV dziennie, czyli nawet kilkaset w miesiącu. Dla rekrutera, który prowadzi kilka procesów rekrutacyjnych w tym samym czasie, zapoznanie się z tak wielką liczbą aplikacji jest ogromnym, wręcz niemożliwym do realizacji wyzwaniem. Na szczęście na rynku dostępne są już gotowe systemy informatyczne, które wspierają zarządzanie rekrutacjami. Dla bardziej wymagających firm istnieje możliwość zaprojektowania takiego rozwiązania pod indywidualne potrzeby. Systemy do zarządzania aplikacjami i publikacji ogłoszeń usprawniają proces rekrutacji oraz zarządzanie szeroką bazą kandydatów. Zamiast publikować oferty osobno na każdym portalu ogłoszeniowym, firma może korzystać z tzw. multipostingu, co oznacza, że ogłoszenie raz stworzone w systemie można wyeksportować do wybranych serwisów, a to zwiększa jego zasięg i ułatwia docieranie do kandydatów.

To narzędzie umożliwia tworzenie bazy kandydatów oraz sprawne zarządzanie danymi. Odpowiednio zaprojektowana wyszukiwarka i możliwość nakładania filtrów pozwalają w łatwy sposób przeszukiwać bazę pod kątem kompetencji i umiejętności kandydatów oraz ich doświadczenia, również przy okazji kolejnych rekrutacji. Dzięki temu rekruterzy nie tracą z pola widzenia najlepszych kandydatów, a to przekłada się na oszczędność czasu i kosztów. System wspiera więc rekrutera w sprawnym zarządzaniu całym procesem rekrutacji: od wyselekcjonowania kandydatów spełniających oczekiwania, przez bieżącą komunikację z kandydatami, aż po przesłanie uczestnikom procesu informacji o zakończeniu rekrutacji. Sprawdza się to w przypadku każdej rekrutacji, zarówno na stanowiska niższego szczebla, jak i kadry menedżerskiej. Jednocześnie, dzięki dostępowi do systemu i możliwości generowania raportów, menedżerowie mogą kontrolować efektywność rekruterów na każdym etapie projektu.

Proces rekrutacji składa się z wielu czasochłonnych i kosztownych etapów, dlatego tak ważne jest zadbanie o jego efektywność. Wdrożenie odpowiednio dopasowanego rozwiązania oszczędza czas konsultantów, umożliwia skuteczne zrealizowanie rekrutacji i finalnie obniża koszty procesu. Największe agencje zatrudnienia korzystają ze wsparcia najnowocześniejszych rozwiązań IT, dzięki czemu są w stanie realizować procesy nie tylko szybko, ale i efektywnie kosztowo. Nie da się osiągać takich rezultatów bez rozbudowanego zaplecza technologicznego – komentuje Andżelika Majewska, Wiceprezes Zarządu LeasingTeam Sp. z o.o.

Szybsze zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi

Agencje zatrudnienia zatrudniają od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu tysięcy pracowników miesięcznie. Każdy z nich wymaga pełnej obsługi administracyjnej, od zatrudnienia po prowadzenie teczek osobowych i rozliczenia kadrowo-płacowe. To rodzi konieczność zapewnienia działom kadr i płac najlepszych systemów umożliwiających digitalizację teczek osobowych i automatyzację szeregu procesów kadrowych, takich jak: naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie czasem pracy i urlopami, rozliczenia ZUS i US, a także kontrolę aktualności badań i szkoleń. Automatyzacja procesów oszczędza czas pracowników poświęcony na powtarzalne czynności, co jednocześnie pozwala kadrowcom zająć się innymi obszarami działania. Korzystając z takich usprawnień firmy są w stanie efektywnie zarządzać procesami kadrowo-płacowymi nawet przy bardzo wysokim poziomie zatrudnienia. Innym, równie ważnym aspektem jest podniesienie bezpieczeństwa działań, dzięki zminimalizowaniu ryzyka kar wynikających z niedopełnienia obowiązków ustawowych.

Efektywna obsługa administracyjno-kadrowa

Nie wszystkie gotowe rozwiązania IT dostępne na rynku są w stanie zaspokoić zróżnicowane potrzeby biznesowe. Dlatego w trosce o efektywność procesów w kluczowych obszarach przedsiębiorstwa, firmy często decydują się pójść o krok dalej i inwestują w autorskie, innowacyjne narzędzia. Przykładem takiego rozwiązania jest portal LeasingTeam HRM, który umożliwia realizację procesów kadrowych, zarządzanie czasem pracy oraz dostęp do najważniejszych danych kadrowych. Portal ułatwia także codzienną komunikację zarówno pomiędzy menedżerami i koordynatorami agencji zatrudnienia, menedżerami po stronie klienta, jaki pracownikami i współpracownikami. Innowacyjność portalu LeasingTeam HRM polega między innymi na włączeniu dostępu do systemu opiekunom pracowników po stronie klienta. Nadawane im uprawnienia dotyczą wyłącznie wyselekcjonowanych danych bezpośrednio podlegających im osób. Portal zapewnia wszystkim uprawnionym użytkownikom (zarówno klientom, jak i pracownikom) bezpieczny dostęp on-line do danych oraz funkcjonalności upraszczających obsługę administracyjno-kadrową. Dzięki dopasowaniu rozwiązania do wymagań urządzeń mobilnych, pracownik w dowolnym czasie i miejscu może zalogować się do systemu i przykładowo złożyć wniosek o urlop. W razie potrzeby może też sprawdzić i wydrukować pasek płacowy dostosowany do IMIR (dawna RMUA), zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, czy deklarację PIT. Dzięki systemowi HRM koordynatorzy w agencji zatrudnienia LeasingTeam mogą zawierać umowy z pracownikami i współpracownikami, rejestrować nowe osoby i rozliczać ich czas pracy. Użytkownikami portalu są zarówno pracownicy produkcyjni, pracownicy biurowi niższego szczebla, specjaliści, jak i kadra menedżerska, dlatego HRM ma przyjazny dla użytkownika interfejs umożliwiający intuicyjną obsługę.

System LeasingTeam HRM został stworzony i jest nadal rozwijany na bazie naszej wiedzy i doświadczenia, a także potrzeb naszych klientów. LeasingTeam HRM umożliwiając sprawną obsługę wniosków urlopowych, ewidencję absencji i czasu pracy, dostęp do najważniejszych danych kadrowych oraz zawieranie umów, skutecznie zwiększa efektywność procesów zarządzania zasobami ludzkimi” – podkreśla Andżelika Majewska, Wiceprezes Zarządu LeasingTeam Sp. z o.o.

W dzisiejszych czasach nowoczesne systemy informatyczne stanowią ogromne wsparcie w realizacji zadań HR. Stosowanie odpowiednich narzędzi IT w realizacji procesów personalnych, takich jak rekrutacja, procesy kadrowo-płacowe i administracyjno-kadrowe, prowadzi do ich optymalizacji, automatyzacji i standaryzacji, przekłada się na zwiększenie efektywności pracowników realizujących działania i przynosi oszczędność kosztów dla organizacji.

Źródło: LeasingTeam