Efektywne zarządzanie w Agencjach Pracy Tymczasowej

 

Agencje Pracy Tymczasowej to przedsiębiorstwa, które swoim zasięgiem obejmują coraz większy obszar rynku pracy i gospodarki w ogóle – aktywizują „wolne zasoby”. Są podmiotem zewnętrznym, pośredniczącym w procesie zatrudnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, przynosząc obydwu stronom wymierne korzyści. Pracownikowi dają możliwość zdobycia zatrudniania, włączenia się w rynek pracy, a także skompletowania doświadczenia zawodowego. Pracodawcom pozwalają dopasować liczbę i profile pracowników do swoich potrzeb. Przejmują również znakomitą część obowiązków organizacyjnych związanych z procesem zatrudnienia, prawem pracy oraz zarządzaniem zasobami ludzkimi, dlatego wielkim wyzwaniem dla Agencji Pracy Tymczasowej jest sprawna koordynacja procesu administrowania danymi pracowniczymi.

Ze względu na charakterystykę pracy i trudności towarzyszące procesom zarządzania pracownikami (przede wszystkim związane z ich dużą liczbą) oraz prowadzeniem dokumentacji zarówno pracowników jak i klientów, obecnie trudno jest wyobrazić sobie firmę o takim profilu, która nie wspomaga swoich procesów systemem ERP. Bardzo istotne w jego wyborze będą odpowiednie funkcjonalności systemu przeznaczonego do zarządzania przedsiębiorstwem. Obsługę dokumentacji pracowników tymczasowych wspierają moduły o profilu kadrowo-płacowym, które m.in. usprawniają rekrutację, założenie kartoteki pracowniczej, ewidencję czasu pracy, procesy rozliczeń dla wielu kontrahentów, także tych którzy oddelegowują swoich pracowników za granicę na podstawie zaświadczenia ZUS A1. Natomiast funkcjonalność CRM usprawnia kontakt z klientem, co pozwala na dopasowanie oferty do jego potrzeb i budowanie pozytywnych relacji. Przydatnym elementem usprawniającym komunikację między pracownikiem, a przełożonym i Agencją Pracy Tymczasowej są aplikacje mobilne. Przy wykorzystaniu platformy komunikacyjnej pracownik-kierownik znacznemu usprawnieniu ulegną procesy wnioskowania i wydawania zgody.

Od systemów ERP Agencje Pracy Tymczasowej wymagają przede wszystkim przejrzystości i prostoty w obsłudze, tak aby wdrażanie kolejnych, nowych pracowników Agencji Pracy Tymczasowej odbywało się sprawnie i szybko. Automatyzacja i możliwość seryjnego wykonywania podstawowych operacji to już standard w tego typu systemach. Niezwykle istotnym czynnikiem branym pod uwagę przy wyborze systemu przez Agencję Pracy Tymczasowej są niskie koszty licencji i wdrożenia, jak również szybka aktualizacja oprogramowania w przypadku zmian w przepisach prawa, gwarantowana przez producenta. – mówi Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace systemu enova365 z firmy Soneta Sp. z o. o.

Charakterystycznym dla Agencji Pracy Tymczasowej jest zatrudnianie dużej liczby pracowników. Wiąże się to naturalnie z procesami rekrutacyjnymi – przyjmowaniem i rozpatrywaniem aplikacji, rozmowami z kandydatami oraz dopasowywaniem ich profilów do poszczególnych stanowisk, aż wreszcie skierowanie ich do pracy. Procesy te wspierane są przez systemy kadrowo-płacowe. Przejęcie odpowiedzialności za procesy rekrutacyjne to jedno z podstawowych zadań, które klienci Agencji Pracy Tymczasowej outsourcingują dla własnej wygody – brak odpowiedzialności za procesy kadrowe klientów Agencji często pociąga za sobą bardzo dużą rotację pracowników.

Należy pamiętać, że pracodawcę z agencją łączy umowa cywilno-prawna, która może zawierać konstrukcję umowną przewidującą rezygnację z pracownika tymczasowego ze skutkiem natychmiastowym. Przykład mogą stanowić duże markety, które z dnia na dzień zmieniają swoje wymagania, nie uruchamiając tym samym procedury zwolnienia pracownika - proszą o zastąpienie go innym. Odpowiednio utrzymywana baza pracownicza w modułach kadrowych systemu ERP wspiera proces dotarcia do odpowiednich kadr oraz optymalnego dopasowania kompetencji pracowników odpowiadającego aktualnemu zapotrzebowaniu klienta. – dodaje Walentek.

W myśl Ustawy z dn. 9 lipca 2003 roku O zatrudnieniu pracowników tymczasowych, regulującej zasady funkcjonowania Agencji Pracy Tymczasowej, może ona zatrudniać swój personel zarówno na postawie umowy o pracę na czas określony, jak i umowy o pracę na czas wykonywania tej pracy, jednocześnie ustawa dopuszcza zawieranie z pracownikami umów cywilno-prawnych (nowelizacja ustawy z dn. 1 stycznia 2004 roku). W takim wypadku, od modułu obsługującego ewidencję zatrudnienia oraz rozliczenia płacowe, użytkownik wymaga dużej elastyczności w definiowaniu zarówno umów cywilnoprawnych, jak również składników płacowych.

Różnorodność klientów Agencji Pracy Tymczasowej to różnorodność wymagań. Świetna organizacja i zarządzanie personelem zwiększa prestiż i ugruntowuje współpracę z kontrahentami, zwłaszcza w przypadku klientów zatrudniających dużą liczbę pracowników tymczasowych takich jak np. duże sieci hipermarketów. Rozporządzanie grafikiem pracy, podział na poszczególne godziny dyspozycyjności oraz dostosowanie grafiku do realiów pracy zmianowej, a także rozliczenie personelu zgodnie z ustalonymi stawkami w przypadku wielu pracowników staje się ogromnym wyzwaniem. Dobry system ERP powinien sprostać takim wymaganiom.

Do modułu enova365 Pulpit Kierownika dodaliśmy możliwość układania indywidualnych i grupowych rozkładów czasu pracy przez przełożonego (pracownika klienta), jak również opcję podglądania podstawowych danych kadrowych o podwładnych. Narzędzie takie bardzo usprawnia komunikację i wymianę danych pomiędzy klientem a Agencją Pracy Tymczasowej.– mówi Walentek. Kontakt z klientem wspiera również system CRM, który umożliwia przejrzystą organizację bazy kontrahentów oraz usprawnia procesy komunikacyjne. – dodaje.

Z punktu widzenia przepisów prawa, pracownicy Agencji Pracy Tymczasowej podlegają dodatkowej ustawie o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Ustawa ta precyzuje m.in. zasady naliczania i rozliczania urlopów wypoczynkowych i ekwiwalentów za czas urlopów. Charakter pracy tymczasowej przewiduje częste zmiany w zakresie pracodawców, dlatego od systemów ERP oczekuje się już w standardzie ułatwień w naliczaniu i rozliczaniu m.in. urlopów, czy też ekwiwalentów za czas urlopu. Pozwala to zoptymalizować czas pracy i skrócić cały proces obsługi pracowników. Co więcej, warto zwrócić uwagę na możliwość wygenerowania dedykowanego świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych, gdyż personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę tymczasową podlega odrębnemu ustawodawstwu również w tym zakresie.

W dobie globalizacji klienci Agencji Pracy Tymczasowej często pozyskują kontrakty za granicą, co za tym idzie oczekują poprawnego i zgodnego z przepisami obowiązującymi w Polsce i za granicą rozliczenia pracowników. Pod uwagę należy wziąć ewidencjonowanie ich czasu pracy, rozliczanie wynagrodzeń, jak i rejestrowanie liczby diet, mających wpływ przy naliczaniu podstawy składek ZUS i podstawy opodatkowania. Świadczenia za takiego pracownika odprowadzane są w Polsce, natomiast podatki w zależności od państwa i czasu przebywania pracownika na kontrakcie, mogą być rozliczane w kraju bądź za granicą. Ułatwienie procesu naliczania podstawy składek ZUS oraz opodatkowania pracowników, wykonujących pracę poza obszarem państwa, w którym mają stałe miejsce zamieszkania, jest ogromnym usprawnieniem w prowadzeniu dokumentacji zatrudnienia – warto zwrócić uwagę na taką funkcjonalność przy wyborze oprogramowania.

Agencje Pracy Tymczasowej częstokroć zarządzają ogromną liczbą kartotek pracowniczych swoich klientów (od kilkudziesięciu do nawet kilkunastu tysięcy kartotek pracowniczych), za których prowadzą dokumentację zatrudnienia. Dlatego moduły kadrowo-płacowe dla tego typu przedsiębiorstw zapewniają obsługę operacji seryjnych np. podczas aktualizacji kartotek zatrudnionych, zgłaszania ich do urzędów, rozliczania PIT-ów, czy wyliczania płac, jak i również aktualizacji procedur w świetle zmieniających się przepisów prawa. Procesy takie mogą obejmować kilkaset pojedynczych operacji, zatem niezwykle istotnym jest, by system charakteryzował się wysoką wydajnością. Sprawność działania systemu, jego wydajność zależy również od infrastruktury IT – serwerów, komputerów użytkowników końcowych, szybkości łącza internetowego u klienta oraz ilości użytkowników równocześnie pracujących na systemie. Warto zorientować się jak dany system poradzi sobie w środowisku konkretnego przedsiębiorstwa.

Bardzo istotnym usprawnieniem w procesie komunikacji pomiędzy pracownikami tymczasowymi i koordynowaniem ich pracy przez kadrę Agencji Pracy Tymczasowych są również rozwiązania mobilne. Możliwość korzystania z bazy systemowej na urządzeniach mobilnych, wprowadzana przez producentów oprogramowania klasy ERP, to przede wszystkim użyteczne podejście do komunikacji rozproszonych pracowników. Mobilne platformy dla pracowników i kierowników, tzw. „kioski pracownicze” to znaczne ułatwienie w zachowaniu prawidłowej relacji z centralą oraz środek do efektywnej komunikacji.

W obliczu specyfiki pracy Agencji Pracy Tymczasowej dobór odpowiedniego oprogramowania ERP, który uwzględnia procesy zachodzące w sferze zatrudniania i rozliczania pracowników i świadczenia usług klientom, wydaje się być kwestią kluczową. Wiodącym trendem wśród producentów oprogramowania ERP jest tworzenie ich w oparciu o rozwiązania chmurowe. Niewątpliwą korzyścią płynącą z wdrażania chmurowych wersji systemów jest większa mobilność pracowników oraz uniwersalny dostęp do bazy danych firmy. Szybkość i sprawność działania w znacznym stopniu prognozuje sukces na rynku.

Źródło: www.enova.pl