Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 13 maj 2014

Elektroniczne teczki osobowe w Grupie Żywiec

Grupa Żywiec S.A. od kwietnia b.r. korzysta z elektronicznych teczek osobowych pracowników. Rozwiązanie eTeczka wdrożone przez firmę GAVDI Polska S.A. usprawniło pracę działu personalnego, pozwalając docelowo na zarządzanie dokumentami osobowymi dla 4,5 tysiąca pracowników w formie elektronicznej.

Grupa Żywiec podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania GAVDI eTeczka ze względu na trwający obecnie proces przekształcania działu administracji personalnej oraz płac, funkcjonujących w ramach działu personalnego Grupy Żywiec SA, w Centrum Usług HR dla całej Grupy. Wymagał on przede wszystkim optymalizacji realizowanych dotychczas procesów kadrowych. Wdrożenie eTeczki rozszerzyło funkcjonalność działającego w firmie systemu SAP HCM. Dzięki temu Grupa Żywiec S.A. zyskała możliwość przechowywania elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych, papierowych wersji. Każdy z cyfrowych dokumentów jest przypisywany do konkretnego pracownika w systemie do zarządzania kadrami, dając specjalistom działu HR łatwy i bieżący dostęp do teczek osobowych bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, tym samym ułatwiając im codzienną pracę administracyjną.

Projekt skanowania rozpoczął się już w grudniu ubiegłego roku i zostanie zakończony do końca maja 2014. Zeskanowania wymagało 4500 teczek osobowych. Każda z nich zawiera średnio kilkadziesiąt dokumentów, co przekłada się na liczbę około 250 tys. dokumentów, które należy obsłużyć w procesie skanowania z zachowaniem ich systematyki i podziału.

Zarządzanie dokumentacją tak dużej liczby pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się wyłącznie na papierowych wersjach. Dzięki aplikacji eTeczka pracownicy Działu HR mają teraz łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem. - mówi Grażyna Rzehak, Dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec S.A.

Obecnie kwestionariusze osobowe, świadectwa pracy, umowy o pracę, orzeczenia lekarskie, bieżące deklaracje PIT czy inne dokumenty, których archiwizacja wymagana jest przez ustawodawcę, przechowywane są w odpowiednich sekcjach elektronicznej teczki osobowej pracownika – A, B lub C. Ze względu na specyficzne potrzeby Grupy Żywiec, stworzona została także dodatkowa czwarta sekcja, w której mogą być przechowywane wszystkie inne dokumenty pracownicze niewymagane do archiwizacji w obowiązujących przepisach prawa. Rozwiązanie pozwala nie tylko znacznie szybciej wyszukiwać konkretne dokumenty, ale również weryfikować ich ewentualny brak w teczce osobowej danego pracownika. Na uwagę zasługuje przede wszystkim krótki czas wdrożenia. Rozwiązanie było gotowe do użycia już po niespełna miesiącu od rozpoczęcia prac, dzięki czemu Grupa Żywiec mogła rozpocząć dodawanie do systemu skanów archiwalnych dokumentów pracowniczych i stopniowo udostępniać je pracownikom Działu HR – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A. To pierwszy projekt zrealizowany przed GAVDI Polska S.A. dla Grupy Żywiec. Do tej pory autorskie rozwiązanie GAVDI eTeczka zostało wdrożone także m.in. w GDF Suez Energia Polska S.A. i T-Mobile Polska S.A.

Źródlo: GAVDI POLSKA

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach

Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość