Składanie wniosków urlopowych, kontrola godzin nadliczbowych czy rozliczanie delegacji to chleb powszedni dla pracowników każdej organizacji. W firmach, które te procesy realizują za pomocą papierowych dokumentów, czynności te trwają długo i wymagają zaangażowania wielu osób, w tym samego pracownika, jego przełożonych i działu HR. Tymczasem dzięki zastosowaniu narzędzi IT do zarządzania zasobami ludzkimi wiele z tych czasochłonnych i uciążliwych procedur można zoptymalizować, tym samym odciążając pracownika i stwarzając mu bardziej przyjazne środowisko pracy.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu to dla polskich pracowników jedne z ważniejszych czynników wpływających na poziom satysfakcji z pracy. Tutaj z pomocą przychodzą odpowiednie rozwiązania informatyczne, które ułatwią pracownikowi planowanie i realizację własnego rozwoju zawodowego w ramach organizacji. Przykładowo, oprogramowanie SAP HCM (SAP ERP Human Capital Management) umożliwia przygotowanie i uruchomienie serwisu szkoleniowego, dzięki któremu pracownik szybko zweryfikuje niedobory kwalifikacji wymaganych na jego stanowisku. Co więcej, system zapewni bieżący dostęp do aktualnych propozycji szkoleniowych lub rozwojowych, które mogą uzupełnić braki kompetencyjne. System informatyczny umożliwi także elektroniczne zawnioskowanie do przełożonego o zgodę na udział w danym szkoleniu lub pozwoli zrealizować odpowiednie szkolenie e-learningowe.

Wykorzystanie systemu informatycznego daje pracownikowi pewność, że jego kompetencje i talent będą odpowiednio zarządzane i promowane przez pracodawcę. Wystarczy by za pomocą narzędzia informatycznego pracownik określił swoje zainteresowania dotyczące kierunku rozwoju. Gdy w firmie pojawią się wolne stanowiska odpowiadające jego preferencjom, pracodawca zaproponuje mu realizację nowych działań. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy osób, w których zarządzanie informacją o wymaganiach kwalifikacyjnych na stanowiskach i kompetencjach wszystkich pracowników byłoby niemożliwe bez umieszczenia ich w jednej bazie.

Zastosowanie systemu IT ułatwi pracownikowi także codzienne funkcjonowanie w organizacji. Dzięki narzędziom do elektronicznego zarządzania czasem pracy osoba zatrudniona ma stały dostęp do informacji o swoim harmonogramie. Zlecenia godzin nadliczbowych przesyłane są przez przełożonego w formie elektronicznej, a pracownik sam proponuje sposób ich rekompensaty w postaci czasu do odbioru lub wynagrodzenia, co skraca czas rozliczania nadgodzin. Co ważne, pracownik nie musi też znać się na przepisach czasu pracy, gdyż system informatyczny sam kontroluje prawidłowość w tym zakresie.

Dla codziennego funkcjonowania pracownika w przedsiębiorstwie niezwykle ważne są narzędzia samoobsługi pracowniczej.

Wykorzystanie tej funkcji pozwala pracownikowi samodzielnie wykonać wiele działań związanych z procesami kadrowymi bez angażowania osób trzecich i zbędnej papierkowej roboty. Doskonałym przykładem są tu czynności związane z zatwierdzaniem wniosków urlopowych. Za pomocą systemu SAP HCM pracownik może złożyć wniosek o urlop nawet gdy jego przełożony jest w delegacji i mieć pewność, że szef odbierze go i zatwierdzi z miejsca, w którym się znajduje – mówi Teresa Olszewska, prezes zarządu GAVDI Polska.

Podobnie jest w przypadku konieczności weryfikacji czy aktualizacji danych osobowych. Dzięki narzędziom IT wszystkie czynności z tym związane mogą być wykonane bez pośrednictwa działu personalnego, z poziomu portalu pracowniczego. Umożliwia to pracownikowi np. samodzielną zmianę numeru rachunku, na który ma trafiać jego pensja i daje pewność, że nowa informacja będzie obowiązywać od najbliższej wypłaty.

System usprawnia także rozliczanie delegacji. Wszystkie formalności (wniosek, a potem rozliczenie) pracownik wykonuje samodzielnie w sposób elektroniczny. Po wprowadzeniu danych do systemu ma on także możliwość monitorowania aktualnego salda rozliczenia i wysokości kwoty, którą otrzyma automatycznie przy najbliższej wypłacie wynagrodzeń.

Funkcja samoobsługi pracowniczej w znacznym stopniu ułatwia pracownikom codzienne planowanie i wykonywanie bieżącej pracy. Korzystając z samoobsługi pracownik może w każdej chwili sięgnąć do notatek z rozmowy okresowej i mieć wgląd do celów zdefiniowanych na dany rok. To z kolei pozwala mu na bieżąco weryfikować status realizacji zaplanowanych działań. Dzięki temu informacja o wymaganiach pracodawcy jest łatwo dostępna, a pracownik skupia na wydajnej pracy – zauważa Teresa Olszewska.

Wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi to wymierne korzyści nie tylko dla pracodawcy czy działów kadr, ale także dla wszystkich pracowników objętych systemem. Świadomość przynależności do sprawnie zarządzanej organizacji, poczucie, że firma na bieżąco reaguje na potrzeby zatrudnionych i inwestuje w ich rozwój to klucz do wzrostu satysfakcji pracowników, a tym samym do większej efektywności wykonywanej pracy.

Źródło: www.gavdi.pl