Poza wymiernymi korzyściami, jakie systemy klasy RCP przynoszą firmie w ogólnym rozrachunku, szczególną rolę odgrywają one jako wsparcie dla działów kadr i HR.

Dotychczasowa forma rejestracji czasu pracy dla poszczególnych pracowników, wiązała się z niezliczoną ilością dokumentów w formie papierowych list obecności i raportów, jak również z dużą ilością czasu, jaką na analizę i podsumowanie tychże poświęcać musieli pracownicy działu kadr.

Tradycyjne metody musiały uwzględniać także szeroki margines błędu ludzkiego, przez co stały się mniej wiarygodne, dając spore pole do manipulowania czasem pracy, a w efekcie narażając firmę na straty. Oczywiście, że zarówno w przypadku papierowej listy obecności jak i elektronicznego systemu RCP, wiele zależy od samodyscypliny oraz postawy pracowników, jednakże w przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy pewne kwestie są nie do obejścia- system trudniej jest oszukać.

Narzędzia

Typowy system RCP składa się z dwóch podstawowych komponentów: urządzeń rejestrujących czas pracy oraz, co najważniejsze, odpowiedniego oprogramowania. Na rynku dostępne są także systemy umożliwiające rejestracje czasu pracy wyłącznie poprzez oprogramowanie, bez konieczności instalowania dodatkowego sprzętu.

Jak to działa?

Wchodząc na teren firmy, drzwi wejściowe otwierane są przy pomocy karty a czytnik rejestruje godzinę zdarzenia i zapamiętuje ją w systemie. Od tego momentu liczony jest czas pracy. Każde późniejsze skorzystanie z karty, otwiera już tylko drzwi i rejestruje godzinę ich otwarcia, nie utrwalając tego w systemie kontroli czasu pracy. Korzystając z terminala zamieszczonego wewnątrz obiektu, pracownik może zarejestrować zakończenie dnia pracy, wyjście służbowe lub wyjście na przerwę. Zapis wyjścia służbowego i prywatnego dokonuje się na terminalu, natomiast ich zakończenie odnotowane jest w chwili ponownego wejścia na teren roboczy przedsiębiorstwa, poprzez czytnik otwierający drzwi. Ponadto dzięki funkcji ontroli dostępu każde użycie karty może być rejestrowane przez system, dzięki czemu w dowolnym momencie można prześledzić ścieżkę przemieszczania się pracownika. Często ułatwia to wyjaśnienie spornych sytuacji, jak również pozwala skontrolować tryb pracy danego pracownika.

Tworzenie grafiku pracy, zarządzanie nieobecnościami i raporty.

Jednocześnie, wraz z rejestracją czasu, niektóre systemy RCP dają możliwość ustalania planów pracy na podstawie wprowadzonych do systemu preferencji indywidualnych lub grupowych (dla brygad). Z pomocą systemu RCP grafik tworzony jest w sposób automatyczny, uwzględniając wszelkie zaplanowane urlopy, wpisane zwolnienia lekarskie oraz inne typy nieobecności. System umożliwia także przegląd urlopów zgłoszonych i trwających, co w dużym stopniu ułatwia planowanie pracy. Oblicza on jednocześnie wymagane prawnie odstępy pomiędzy dniówkami, sprawdzając zgodność harmonogramów z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy- system informuje o ewentualnych błędach, dając szansę na ich skorygowanie.

Zautomatyzowanie procesu planowania czasu pracy zmianowej dla wielu kierowników i kadrowych będzie ogromnym ułatwieniem. To także wyjście naprzeciw oczekiwaniom pracowników, którzy zgłaszając indywidualne preferencje pracy, mogą liczyć na ich spełnienie. Ważne jest to o tyle, że w dobie budowania przyjaznego biznesu, relacji pracowniczych i lojalności pracowników, stworzenie jasnych reguł oraz świadomość narzędzia kontrolującego, niweluje obszar nieuczciwego manipulowania czasem po obu stronach. Istotnym elementem systemu RCP, jest również możliwość sporządzania raportów dotyczących aktywności godzinowej pracowników, nieobecności, spóźnień, nadgodzin etc. Wszystkie raporty mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb działu kadr oraz eksportowane do plików typu xls., pdf. oraz ppt. Możliwe jest również eksportowanie raportów w dowolnej formie do programów kadrowo – płacowych.

Podsumowując korzyści, jakie płyną dla działu kadr z wdrożenia systemu RCP, należy wymienić:

Źródło: www.alan-systems.com
Autor: Olga Faszczewska