Od 1 stycznia 2019 wejdzie w życie nowelizacja, dzięki której firmy będą mogły przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej. Skróci się także wymagany czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Jak ważne są to zmiany? Kto na nich skorzysta? Porozmawialiśmy na te tematy z ekspertami: Katarzyną Jaśniewicz – menadżerką produktu Teta HR z firmy Unit4 Polska oraz Karolem Brucko-Stepkowskim – radcą prawnym z kancelarii SBS z Wrocławia.
| REKLAMA |
 |
Era migracji pracowników
Dane z 33. edycji badania Monitor Rynku Pracy pokazują wyraźnie, że ostatnie półrocze charakteryzuje się wyższym poziomem rotacji na rynku pracy – aż 24% badanych zadeklarowało, że zmieniło pracę w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Trend ten jest wymiernym problemem dla średnich i dużych organizacji, które muszą poświęcać coraz więcej czasu, a co za tym idzie funduszy na tworzenie oraz przechowywanie dokumentacji kolejnych pracowników. Takie firmy już dziś powinny zacząć przygotowania do przejścia z akt papierowych na Elektroniczne Teczki Pracowników.
Akta papierowe po digitalizacji
Firmy, które zdecydują się przenieść swoje dokumenty z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich digitalizacji. Na to pytanie odpowiada Karol Brucko - Stępkowski:
Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum?
Do ustawy o digitalizacji akt pracowniczych przygotowywane jest obecnie rozporządzanie, mające określić sposób w jaki powinny być gromadzone elektroniczne akta pracowników. Na chwile obecną wiadomo, że sama treść dokumentacji pracowniczej nie ulegnie zmianie. Przedsiębiorców czeka jednak zasadnicza zmiana - elektroniczne akta osobowe od nowego roku będą się dzielić na cztery części, a nie trzy jak dotychczas. W dodatkowej części "C" zawarte będą dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, oraz innej odpowiedzialności, której podlega on na podstawie odrębnych ustaw.
Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.
Źródło: www.unit4.pl
Dane z 33. edycji badania Monitor Rynku Pracy pokazują wyraźnie, że ostatnie półrocze charakteryzuje się wyższym poziomem rotacji na rynku pracy – aż 24% badanych zadeklarowało, że zmieniło pracę w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Trend ten jest wymiernym problemem dla średnich i dużych organizacji, które muszą poświęcać coraz więcej czasu, a co za tym idzie funduszy na tworzenie oraz przechowywanie dokumentacji kolejnych pracowników. Takie firmy już dziś powinny zacząć przygotowania do przejścia z akt papierowych na Elektroniczne Teczki Pracowników.
Akta papierowe po digitalizacji
Firmy, które zdecydują się przenieść swoje dokumenty z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich digitalizacji. Na to pytanie odpowiada Karol Brucko - Stępkowski:
Po podjęciu decyzji o digitalizacji pracodawca nie ma obowiązku utrzymywania dokumentacji papierowej - nie musi bowiem prowadzić dokumentacji pracowniczej w obu formach. Ustawa określa co można zrobić z dokumentami papierowymi po ich digitalizacji. W pierwszej kolejności pracodawca powinien zaoferować przekazanie tej dokumentacji swoim pracownikom i byłym pracownikom, których ta dokumentacja dotyczy. Akta papierowe mogą być odebrane przez pracownika w terminie do 30 dni od zawiadomienia go o tym. Jeśli nikt się po nie nie zgłosi w tym czasie to pracodawca może taką dokumentację zutylizować.Elektroniczna dokumentacja, a polskie prawo
Możliwość wydania dokumentacji papierowej pracownikowi lub jej utylizacja, to pierwsza duża korzyść wynikająca z digitalizacji. Pracodawca odzyskuje w ten sposób powierzchnię biurową, która do tej pory była używana jako archwium. Ogromnym atutem i kolejną korzyścią wynikającą z przejścia na dokumentację elektroniczną jest automatyzacja bieżącej obsługi związanej z aktami pracowniczymi. – dodaje Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.
Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum?
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy polega na zeskanowaniu dokumentów papierowych i opatrzeniu ich podpisem lub pieczęcią elektroniczną. W praktyce podpisanie odbywa się więc w formie papierowej, a potem dokument jest skanowany i podpisywany elektronicznie przez obie strony. Druga możliwość to tworzenie i podpisywanie dokumentów już za pomocą systemu. Podpis kwalifikowany musi mieć w tym wypadku pracodawca i pracownik. Są jednak niektóre dokumenty, które mogą być podpisane tylko przez pracodawcę. Dobrym przykładem takiego pisma jest decyzja o nadaniu kary porządkowej. – wyjaśnia Karol Brucko – Stępkowski.Zmiana struktury akt pracowniczych
Do ustawy o digitalizacji akt pracowniczych przygotowywane jest obecnie rozporządzanie, mające określić sposób w jaki powinny być gromadzone elektroniczne akta pracowników. Na chwile obecną wiadomo, że sama treść dokumentacji pracowniczej nie ulegnie zmianie. Przedsiębiorców czeka jednak zasadnicza zmiana - elektroniczne akta osobowe od nowego roku będą się dzielić na cztery części, a nie trzy jak dotychczas. W dodatkowej części "C" zawarte będą dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, oraz innej odpowiedzialności, której podlega on na podstawie odrębnych ustaw.
Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz.
Źródło: www.unit4.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Kadry i płace bliżej realnej działalności organizacji – dlaczego system kadrowo-płacowy nie może być „obok”, lecz w środku procesów
W wielu organizacjach system kadrowo-płacowy przez lata pełnił rolę zaplecza administracyjnego. Jeg… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
W wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie, tradycyjny RCP… / Czytaj więcej
SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall
SD Worx został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej
Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR
W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej
Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy
Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej
Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej
Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej
