Przejdź do głównej treści

IT i management | Jak informatyzacja wspomaga zarządzanie zespołem

Katgoria: ROZWIĄZANIA HR / Utworzono: 27 listopad 2019
Teta UNIT4 BUSINESSOprogramowanie, które wprowadza automatyzację i integruje procesy, znalazło już liczne, spektakularne zastosowania. Ciekawym przykładem jest największy na świecie spożywczy sklep internetowy Ocado, który dzięki użytej w nim technologii zdobył pozycję lidera na rynku i obecnie buduje swój nowy profil biznesowy.

REKLAMA
ASSECO KSEF
 
Nowe technologie przenikają w każdy obszar przedsiębiorstw, dając szansę na zwiększenie efektywności procesów. Standardy ustalone wiele lat temu stale podlegają weryfikacji i są analizowane pod kątem współczesnych potrzeb, tak aby firma mogła pozostać konkurencyjna na dynamicznym rynku biznesowym oraz wymagającym rynku pracowników. W takich warunkach coraz istotniejsza staje się rola menedżerów odpowiedzialnych za sprawną prace zespołów.

Główne obowiązki managerów

Jedną z kluczowych funkcji managerów jest wdrażanie nowo zatrudnianych osób, oraz mentoring umożliwiający rozwój podległego zespołu.Szef, który dba o zaangażowanie, dobrą atmosferę i odpowiedni poziom kwalifikacji może liczyć na zaangażowanie zespołu, terminową realizację zadań i lojalność pracowników. Rola lidera stawia olbrzymie wyzwania, ze względu na zwiększającą się różnorodność zespołów, w których stykają się kolejne pokolenia pracowników, o różnych oczekiwaniach. Od osób kierujących zespołami operacyjnymi wymaga się przede wszystkim świetnej organizacji pracy, bardzo dużej elastyczności i wysokich umiejętności przywódczych.

3 punkty odpowiedzialności managera

Co składa się na sukces w zarządzaniu zespołem? Jacek Lichoń, szef sprzedaży w firmie z branży IT - Unit4 Polska, wyróżnia trzy główne punkty, których spełnienie da pożądane efekty. Są nimi:
  • Skuteczność - zespół pod kierunkiem managera wywiązuje się ze swoich zadań
  • Wsparcie dla pracowników - manager poświęca czas na rozmowę ze swoimi ludźmi i zna problemy, z którymi się borykają
  • Współpraca z HR - manager stanowi ogniwo współpracy z działem kadr

Zadania stawiane przed managerami są coraz trudniejsze i coraz bardziej skomplikowane. Ich stanowisko sprawia, że są nie tylko egzekutorami realizowanego planu, lecz także mentorami dla zespołu oraz specjalistami z dziedziny Prawa Pracy i ogólnie zagadnień HR. Ich silne strony, takie jak autorytet w zespole, inteligencja emocjonalna lub kompetencje interpersonalne, pozwalają sprawować funkcje managerskie z powodzeniem, jednak istnieją obszary ich działalności, w których zdecydowanie przydaje się automatyzacja i optymalizacja za pomocą nowoczesnych technologii informatycznych. Mam tu na myśli wszelkie procedury administracyjne, wypełnianie koniecznych dokumentów czy raportowanie zarządcze. - dodaje Jacek Lichoń.


Odciążenie managerów ze żmudnych i mało kreatywnych procedur oraz automatyzacja i wsparcie przez sztuczną inteligencję, daje im więcej przestrzeni, na rozwijanie kluczowych dla współczesnego zarządzania kompetencji. Nawet jeśli automatyzacja polega jedynie na przygotowaniu koniecznego zestawu danych do szybkiego podjęcia ważnych decyzji, jest nieoceniona w czasach silnej walki konkurencyjnej.

Potrzeby i ich rozpoznanie

Ludzie pracujący nad technologicznymi rozwiązaniami dla obsługi kadrowej, wychodzą z założenia, że najlepszym źródłem wiedzy o potrzebach, jakie dają się zauważyć w firmach, są opinie z pierwszej ręki, pozyskiwane od managerów i liderów zespołów.

Pracując z przedstawicielami zespołów produkcyjnych mamy szansę dowiedzieć się o różnych doświadczeniach wynikających z pracy z oprogramowaniem. Niezwykle istotne są również problemy wynikające z braku rozwiązań technologicznych dostosowanych do potrzeb. Obserwujemy znaczący wzrost wymagań związanych z intuicyjnością oprogramowania, minimalizacją interakcji czy przejrzystością obsługi procesów. Wykorzystujemy tę rosnącą świadomość, by rozpoznać potrzeby użytkowników naszych produktów i zapewnić im dobre doświadczenia w pracy z naszymi aplikacjami, czyli pozytywne Employee Experience. - mówi Katarzyna Jaśniewicz, Product Manager systemu TETA HR służącego do obsługi procesów kadrowych.


Koncentracja na doświadczeniu użytkownika przynosi cenne obserwacje, które przekładane są na projekt aplikacji ze szczególnym uwzględnieniem punktów interakcji użytkownika z oprogramowaniem, tak aby były przyjazne i łatwe w używaniu oraz nie wymagały specjalistycznych szkoleń. Dzięki temu zwiększa się zadowolenie użytkowników a co za tym idzie produktywność pracowników, którzy chętnie korzystają z oprogramowania pomagającego im w realizacji obowiązków.

Efektem tych starań są rozwiązania IT, wspomagające managerów w newralgicznych obszarach procesów zarządczych. Przyjrzyjmy się niektórym z nich.

Jak IT wspiera managerów w zarządzaniu?

Planowanie czasu pracy

Menedżerowie są odpowiedzialni za planowanie czasu pracy. Z jednej strony harmonogram musi być podporządkowany realizacji zadań, które stoją przed zespołem. Z drugiej strony grafik musi być zgodny z przepisami wynikającymi z prawa pracy. Te, jak wiadomo, są bezkompromisowe, a Państwowa Inspekcja Pracy nakłada kary na firmy, które nie przestrzegają regulacji prawnych. Dodatkowym elementem układanki są oczekiwania i przywileje pracowników, które kierownik również powinien uwzględnić tworząc plan pracy. W jaki sposób zamienić to wyzwanie w sukces? Oprogramowanie oferujące wsparcie do podejmowania decyzji w kluczowym procesie zarządzania zespołem jakim jest planowanie pracy, to rozwiązanie oczekiwane przez kierowników. Grafiki planowane w odpowiedzi na potrzeby biznesowe, w kontekście zadań zespołu powinny być automatycznie i na bieżąco sprawdzane pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy oraz uprawnieniami pracowników.


planowanie grafików


W nowoczesnych rozwiązaniach informatycznych, kierownik tworzący plan pracy, od razu po naniesieniu planu dnia widzi, które elementy są zgodne z przepisami, a które wymagają zmiany. Takie rozwiązania nie wymagają uruchamiania akcji sprawdzających, ponieważ wszystkie istotne informacje wyświetlane są w tle, w czasie rzeczywistym. Do zadań nowoczesnego oprogramowania należy zarówno sprawdzenie wymaganych odpoczynków dobowych i tygodniowych, zapewnienie odpowiedniej liczby dni wolnych, a także sprawdzenie, czy plan pracy nie narusza indywidualnych uprawnień pracownika, np. uwzględnienia faktu, iż pracownicy młodociani nie pracują w porze nocnej.

Planowanie nadgodzin

planowanie grafików
 

Równie istotnym elementem w zarządzaniu zespołem jest obsługa sytuacji awaryjnych lub niestandardowych. Często zdarza się, że skutkują one wprowadzaniem nadgodzin, które również podlegają przepisom kodeksu pracy. Przykładem mogą być pracownicy, będący jednocześnie opiekunami dzieci do 4 roku życia. Kodeks pracy przyznaje im szczególne uprawnienia m.in, wyłączenie z obowiązku realizacji nadgodzin przez kobiety ciężarne. Funkcjonalna aplikacja HR służy w takim przypadku szybką informacją o tym, którzy pracownicy są dostępni w określonym czasie do realizacji dodatkowych zadań bez naruszenia przepisów. Decyzja o doborze zespołu, pozostaje w gestii osoby zarządzającej pracą, jednak system informatyczny powinien wskazywać ścieżkę najmniej ryzykowaną.

Zarządzanie kompetencjami pracowników

W wielu firmach kierownicy liniowi zarządzający bezpośrednio zespołem produkcyjnym dysponują swoimi notatkami, arkuszami, w których zapisują obserwacje na temat umiejętności posiadanych przez pracowników. A gdyby tak wydobyć te informacje z zapisków i kartek, i udostępnić do szerszego odbioru? Stałoby się to wartościowym zasobem wiedzy firmy o kompetencjach swoich pracowników.

 kompetencje macierz
 


Ideę tę przekuwa w rzeczywistość rozwiązanie Skill Matrix, czyli Macierz Umiejętności Pracowników - porządkujący i udostępniający wszystkie informacje o kompetencjach, albo ich braku, wśród członków zespołu. Oprócz szybkiego dostępu do informacji o kompetencjach w intuicyjnej wizualnej formie, oprogramowanie umożliwia kierownikom samodzielne zarządzanie informacją, poprzez aktualizację poziomów umiejętności oraz dodawanie umiejętności rozwijanych przez podwładnych. Skill Matrix jest użytecznym rozwiązaniem dla szefów zespołów, którzy samodzielnie dbają o rozwój pracowników oraz o zapewnienie odpowiednich umiejętności do wykonywania zadań. Funkcjonalność niesie za sobą korzyści dla całej organizacji. Dzięki stałej aktualizacji informacji o umiejętnościach osoby zarządzające firmą mogą przeanalizować bieżący stan kompetencji w firmie, bez konieczności oczekiwania na wykonanie procesu oceny rocznej. Posiadanie zawsze aktualnej informacji o pracownikach w firmie ułatwi planowanie rozwoju aktualnych talentów oraz konieczności pozyskania nowych ludzi.

Data driven management

Wraz z rozwojem przedsiębiorstw, zarządzanie ich załogą staje się coraz bardziej wymagające. Funkcjonalny dostęp do informacji stał się koniecznością, ponieważ pozwala usprawnić podejmowanie decyzji lub całkowicie zautomatyzować procesy, do tej pory angażujące czas szefów zespołów. Stało się to podstawą do wdrażania rozwiązań przemysłu czwartej generacji, mającej na celu eliminację słabych punktów procesów produkcyjnych, które powstają przez niedostatecznie zoptymalizowane działanie maszyn lub błędy pracowników. Rozwiązania IT dostępne w erze informacji mogą więc nie tylko zrewolucjonizować zarządzanie sprzętem, lecz także pomóc managerom w organizacji pracy załogi.

Źródło: www.unit4.pl
 

Najnowsze wiadomości

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
SymfoniaOd 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
accevoCyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
PSINowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.



Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
SENTEWspółczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
BPSC FORTERROZysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
TODIS ConsultingWdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
TODISWdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Przeczytaj Również

Kadry i płace bliżej realnej działalności organizacji – dlaczego system kadrowo-płacowy nie może być „obok”, lecz w środku procesów

W wielu organizacjach system kadrowo-płacowy przez lata pełnił rolę zaplecza administracyjnego. Jeg… / Czytaj więcej

Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?

W wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie, tradycyjny RCP… / Czytaj więcej

SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall

SD Worx  został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej

Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR

W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej

Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy

Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej

Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej

Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej