| REKLAMA |
 |
W dobie szeroko rozwiniętej cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji. Nic dziwnego, jako że wdrożenie tzw. e-teczki niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Jakie wymogi stawia przed pracodawcami prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej?
Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej rozdział 3 § 9. „Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
Rozwiązanie dostarczane przez firmę Suncode spełnia wszystkie te wymagania, a nawet więcej!
E-teczka systemu Plus Workflow
E-teczka to kompleksowe rozwiązanie systemu Plus Workflow pozwalające na digitalizację dokumentacji pracowniczej i przechowywanie jej w bezpiecznym, elektronicznym archiwum. System umożliwia nie tylko na przechowywanie dokumentacji wynikającej z części A, B, C, D, ale również łatwe przeszukiwanie archiwum w celu odnalezienia niezbędnych informacji oraz dodawanie nowych dokumentów do odpowiedniej klasy.
Co niezwykle istotne e-teczka systemu Plus Workflow jest zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi. Ponadto dzięki integracji z platformą podpisu elektronicznego, oferującą usługę podpisu kwalifikowanego, umożliwia opatrzenie dokumentów niezbędnym podpisem bezpośrednio z poziomu formularza zadania.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, dokumenty szyfrowane są na serwerze za pomocą specjalnego klucza zabezpieczeń, dzięki czemu żadna niepożądana osoba nie uzyska do niego dostępu.
Poniżej prezentujemy przebieg procesu – kilka kliknięć i gotowe!
Proces dodawania dokumentacji do e-teczki zintegrowany z usługą podpisu kwalifikowanego
Pierwszym krokiem w procesie jest wprowadzenie e-teczek. Na tym etapie, odpowiedzialny użytkownik zobowiązany jest do wypełnienia następujących pól w formularzu zadania:
Rysunek 1. Wprowadzenie dokumentów do procesu e-teczki systemu Plus Workflow
Osoba odpowiedzialna za złożenie podpisu otwiera zadanie w systemie Plus Workflow i weryfikuje poprawność danych w formularzu. Może również podejrzeć załączony dokument. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, wybiera przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”, co powoduje przesłanie dokumentów do platformy podpisu elektronicznego.
Rysunek 2. Składanie podpisu na dokumencie z poziomu systemu Plus Workflow
Użytkownik dostaje powiadomienie mailowe z linkiem do złożenia podpisu. Zapoznaje się on z dokumentem, a następnie wybiera opcje „Odrzuć” – jeśli rezygnuje z podpisania dokumentu, lub „Podpisz”.
Podpisany dokument jest na nowo szyfrowany i ponownie przesyłany do Plus Workflow, gdzie jest archiwizowany w odpowiednich strukturach systemu, co kończy proces zasilania e-teczki. Warto zaznaczyć, że w każdym momencie po złożeniu podpisu, upoważniony użytkownik może odszukać i podejrzeć wybrany dokument.
Źródło: www.suncode.pl
Jakie wymogi stawia przed pracodawcami prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej?
Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej rozdział 3 § 9. „Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
- zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
- integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian,
- stały dostęp do dokumentacji dla upoważnionych osób,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 Rozporządzenia,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Rozwiązanie dostarczane przez firmę Suncode spełnia wszystkie te wymagania, a nawet więcej!
E-teczka systemu Plus Workflow
E-teczka to kompleksowe rozwiązanie systemu Plus Workflow pozwalające na digitalizację dokumentacji pracowniczej i przechowywanie jej w bezpiecznym, elektronicznym archiwum. System umożliwia nie tylko na przechowywanie dokumentacji wynikającej z części A, B, C, D, ale również łatwe przeszukiwanie archiwum w celu odnalezienia niezbędnych informacji oraz dodawanie nowych dokumentów do odpowiedniej klasy.
Co niezwykle istotne e-teczka systemu Plus Workflow jest zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi. Ponadto dzięki integracji z platformą podpisu elektronicznego, oferującą usługę podpisu kwalifikowanego, umożliwia opatrzenie dokumentów niezbędnym podpisem bezpośrednio z poziomu formularza zadania.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, dokumenty szyfrowane są na serwerze za pomocą specjalnego klucza zabezpieczeń, dzięki czemu żadna niepożądana osoba nie uzyska do niego dostępu.
Poniżej prezentujemy przebieg procesu – kilka kliknięć i gotowe!
Proces dodawania dokumentacji do e-teczki zintegrowany z usługą podpisu kwalifikowanego
Pierwszym krokiem w procesie jest wprowadzenie e-teczek. Na tym etapie, odpowiedzialny użytkownik zobowiązany jest do wypełnienia następujących pól w formularzu zadania:
- Numer pracownika (automatycznie nadany przez system);
- Imię;
- Nazwisko;
- Pesel.
Rysunek 1. Wprowadzenie dokumentów do procesu e-teczki systemu Plus Workflow
Osoba odpowiedzialna za złożenie podpisu otwiera zadanie w systemie Plus Workflow i weryfikuje poprawność danych w formularzu. Może również podejrzeć załączony dokument. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, wybiera przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”, co powoduje przesłanie dokumentów do platformy podpisu elektronicznego.
Rysunek 2. Składanie podpisu na dokumencie z poziomu systemu Plus Workflow
Użytkownik dostaje powiadomienie mailowe z linkiem do złożenia podpisu. Zapoznaje się on z dokumentem, a następnie wybiera opcje „Odrzuć” – jeśli rezygnuje z podpisania dokumentu, lub „Podpisz”.
Podpisany dokument jest na nowo szyfrowany i ponownie przesyłany do Plus Workflow, gdzie jest archiwizowany w odpowiednich strukturach systemu, co kończy proces zasilania e-teczki. Warto zaznaczyć, że w każdym momencie po złożeniu podpisu, upoważniony użytkownik może odszukać i podejrzeć wybrany dokument.
Źródło: www.suncode.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Kadry i płace bliżej realnej działalności organizacji – dlaczego system kadrowo-płacowy nie może być „obok”, lecz w środku procesów
W wielu organizacjach system kadrowo-płacowy przez lata pełnił rolę zaplecza administracyjnego. Jeg… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
W wielu organizacjach, szczególnie tam, gdzie pracownicy wykonują zadania w terenie, tradycyjny RCP… / Czytaj więcej
SD Worx uznany za lidera w zakresie transformacji i modernizacji procesów HR przez NelsonHall
SD Worx został uznany za Lidera w raporcie NEAT 2025. Autor raportu firma analityczna NelsonH… / Czytaj więcej
Ludzie kluczem do sukcesu cyfrowego HR
W dobie cyfryzacji i nieustannych zmian technologicznych, wiele firm wciąż mierzy się z fundamental… / Czytaj więcej
Jedna z czterech osób zatrudnionych w HR regularnie korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy
Według najnowszych danych zebranych w 16 europejskich krajach przez SD Worx, aż 11 proc. europejski… / Czytaj więcej
Cegła do cegły – rekordowy czas wdrożenia SAP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej
Zakończył się pierwszy etap wdrożenia systemu ERP HCM w Wojskowej Akademii Technicznej. O tym, jaki… / Czytaj więcej
