Inteligentne dokumenty wyręczają nas w pracy

Katgoria: IT Solutions / Utworzono: 16 grudzień 2013

Inteligentne dokumenty wyręczają nas w pracy

Według danych IDC z tego roku, 30% menadżerów i pracowników działów IT doświadcza problemów związanych z zarządzaniem dokumentami. Są one spowodowane m.in. bardzo dynamicznym rozwojem technologii mobilnych, cloud computingu i mediów społecznościowych, który sprawia, że firmy muszą radzić sobie w coraz szybciej zmieniającym się środowisku biznesowym. Sięgają więc po tzw. inteligentne dokumenty, które usprawniają procesy pracy. Można je łatwo generować w dużych ilościach, edytować i dzielić się nimi z innymi pracownikami. Dzięki temu firmy optymalizują swoje działania, zmniejszają koszty i zwiększają bezpieczeństwo danych.

Większość osób pracujących na co dzień na komputerach i urządzeniach mobilnych miała do czynienia z dokumentami, które można generować automatycznie, edytować w łatwy sposób lub zapisywać na nich ważne informacje w postaci elektronicznej. Są to tzw. smart dokumenty – do których według szerokiej definicji należą np. personalizowane prezentacje czy też nowoczesne legitymacje i dowody tożsamości z kodami przechowującymi wrażliwe dane. Tego typu rozwiązania dostępne są przeciętnemu użytkownikowi, mającemu np. możliwość samodzielnego tworzenia własnych szablonów pism, które można w prosty sposób uzupełniać konkretnymi danymi. Inteligentne dokumenty są też interaktywne, zaprojektowane tak, aby „podpowiadać” użytkownikowi rozwiązania. „Uczą się” schematów, w jakie człowiek wypełnia np. arkusz w Excelu i kopiują jego działania.

Powstanie inteligentnych dokumentów ma związek z rosnącą potrzebą zespołów roboczych do pracowania jednocześnie na jednym tekście. Z pomocą przychodzą systemy informatyczne klasy ECM/BPM, które umożliwiają dostęp do danego materiału dla wielu użytkowników i pracę nad jego aktualną wersją. Tego typu rozwiązania generują znaczną oszczędność czasu przetwarzania dokumentu, ale również pozwalają zwiększyć bezpieczeństwo danych firmy, poprzez wprowadzenie kontroli uprawnień użytkowników. W efekcie, wdrożenie nowoczesnych narzędzi dedykowanych zarządzaniu dokumentami umożliwia podniesienie efektywności organizacji oraz, co ważne, obniżenie kosztów działalności operacyjnej - mówi Joanna Jurkojć, Konsultant Zarządzający, Capgemini Polska.

Rosnące zainteresowanie takimi rozwiązaniami wiąże się z trendem operowania zmiennymi danymi. Firmy marketingowe rozsyłają ten sam materiał promocyjny w ramach reklamy bezpośredniej do tysięcy użytkowników, zmieniając w nim za pomocą specjalistycznych programów tylko niektóre elementy, takie jak dane kontaktowe, czy formułki grzecznościowe. Dynamiczne dokumenty tego typu mają różny wygląd i komunikaty marketingowe w zależności od odbiorcy. Konkretne oferty umieszczane są tak, aby pasować do określonego profilu konsumenta. Dla specjalistów od marketingu jest to wygodne rozwiązanie, dzięki któremu nie muszą ręcznie uzupełniać i modyfikować każdej informacji.

Na stworzenie smart dokumentów wpływ miał także rozwój technologii mobilnych i chmury obliczeniowej. Pracownicy przyzwyczajeni są do tego, że do swoich danych mają dostęp także poza pracą, 24 godziny na dobę, również ze smartfonów i tabletów. Sprzyjało to zaprojektowaniu rozwiązań pozwalających na grupowe operowanie tymi samymi materiałami.

Wzrost zainteresowania inteligentnymi dokumentami jest powiązany z doświadczaniem przez użytkowników problemów z zasobami danych zgromadzonych na papierowych i elektronicznych nośnikach. Według badań IDC z 2013 r. dla 30% menadżerów i pracowników działów IT praca na dokumentach w dobie cloud computingu, urządzeń mobilnych i mediów społecznościowych stanowi duże wyzwanie. Użytkownicy mają potrzebę posiadania elektronicznych dokumentów, które można łatwo przeszukiwać, edytować i przesyłać. Potwierdzają to badania IDC, które pokazały, że wzrosła ilość osób skanujących materiały zarówno tradycyjnymi skanerami, jak i tabletami, często bezpośrednio do repozytoriów w chmurze lub innych narzędzi umożliwiających dzielenie się nimi. Zaawansowane technologicznie urządzenia biurowe pozwalają już na tworzenie ze skanów PDF z opcją wyszukiwania, które stanowią wygodne narzędzie dla firm operujących na co dzień tysiącami dokumentów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Usprawnienie procesów pracy to nie jedyna zaleta smart dokumentów.

Dzięki inteligentnym dokumentom poprawia się płynność przepływu informacji i tym samym efektywność pracowników firm, wyposażonych we właściwy zbiór danych. Pozwalają one także na zwiększenie bezpieczeństwa IT w korzystających z nich przedsiębiorstwach. Dokumenty tego typu są specjalnie szyfrowane, aby zapobiec dostępowi do nich ze strony osób nieupoważnionych. Dzięki automatyzacji procesu tworzenia materiału umożliwiają także znaczne obniżenie częstotliwości występowania ludzkich błędów, ponieważ użytkownicy nie muszą w tym wypadku samodzielnie przepisywać i uzupełniać pism. Dzięki tym właściwościom inteligentnych dokumentów zmniejsza się także ilość niepotrzebnie drukowanych materiałów – mówi Wojciech Mach, dyrektor zarządzający Luxoft Poland.

Optymalizację pracy na dokumentach można także osiągnąć korzystając z usług zarządzania nimi. Zewnętrzni partnerzy dostarczają firmie specjalistyczne systemy (ang. DMS – Document Management Systems) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych i zewnętrznych serwerach. Według wyliczeń Xerox, dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów przedsiębiorstwa i instytucje publiczne odnotowują oszczędności na poziomie nawet do 40% związanych z tym kosztów.

Najnowsze wiadomości

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość