Co warto wiedzieć o systemach monitoringu projektów?

Katgoria: IT Solutions / Utworzono: 01 marzec 2012

Co warto wiedzieć o systemach monitoringu projektów?

Monitoring projektów w oparciu o narzędzia informatyczne to dziś element konieczny w sprawnie funkcjonującym przedsiębiorstwie. Problem w tym, że większość dostępnych na rynku rozwiązań jest zbyt skomplikowanych i nie do końca dostosowanych do specyficznych oczekiwań polskiego klienta. Dlatego dziś próbujemy odpowiedzieć na pytanie, jak wybrać system, który w sposób intuicyjny ułatwi sprawne sterowanie procesami zarządzania projektami i zasobami każdej organizacji.

System monitoringu projektów to narzędzie często wykorzystywane przez firmy, którego zadaniem jest wsparcie procesów zarządzania w zakresie rzeczowym oraz finansowym. Tego typu rozwiązania cieszą się powodzeniem zarówno kierowników projektów, jak i osób odpowiedzialnych za zarządzanie całym portfelem projektów w danym przedsiębiorstwie.

Co warto wiedzieć o SMP?

Systemy monitoringu projektów to narzędzia coraz bardziej doceniane przez polskich przedsiębiorców. Nie bez powodu na rynku znaleźć można szereg proponowanych rozwiązań, od darmowych po pełnopłatne systemy informatyczne. Decydując się na wybór jednego z nich, należy zwrócić uwagę na dostępne w ramach rozwiązania funkcjonalności. Jak tłumaczą eksperci z firmy informatycznej NetLine, newralgicznymi punktami systemu monitoringu projektów powinny być przede wszystkim:

Możliwość bieżącego monitorowania kosztów projektów.
Możliwość śledzenia wielu planów finansowania i porównywania ich z rzeczywistymi wydatkami.
Dostarczanie mechanizmów umożliwiających podjęcie decyzji o relokacji środków pomiędzy projektami.
Umożliwienie śledzenia finansowania projektów w podziale na źródła finansowania oraz klasyfikację budżetową środków.
Dostarczenie mechanizmów do wnioskowania o zmianę finansowania poszczególnych projektów.
Automatyzacja procesu pozyskiwania danych do monitoringu z systemów finansowo-księgowych.

Pamiętajmy również, że wdrożenie każdego systemu informatycznego wiąże się z koniecznością nabycia odpowiedniego know how. Dlatego, wybierając firmę IT jeszcze przed podpisaniem umowy warto poznać wszystkie aspekty danej oferty.

Samodzielnie, czy w integracji z EPM i ERP?

System monitoringu projektów powinien pozwalać na integrację z systemami klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) lub EPM (ang. Enterprise Project Management). Łączenie funkcjonalności SMP z systemem księgowo-finansowym to stała kontrola nad kosztami projektów i możliwość szybkiej reakcji w razie pojawienia się nieprawidłowości.

Z kolei integracja z EPM tworzy kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, portfelami projektów oraz monitoringu wykorzystania zasobów z uwzględnieniem specyficznej analityki i wymagań danego przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości zarządzania przepływem gotówki, firma zyskuje kontrolę oraz możliwość kompleksowego i efektywnego zarządzania prowadzonymi projektami.

Dlatego na etapie planowania wdrożenia warto rozważyć integrację systemu monitoringu projektów z systemem ERP lub/i z EPM. Zintegrowany SMP może stać się elementem kompleksowego i bardzo wydajnego rozwiązania do zarządzania projektami i portfelami projektów.

Wykorzystanie Systemu Monitoringu Projektów przynosi korzyści w wielu aspektach zarządzania projektami. Na pewno najważniejszymi z nich jest możliwość pełnej automatyzacji pracy oraz likwidacji redundancji wprowadzanych danych, dające oszczędność czasu i pieniędzy – tłumaczy Krzysztof Adamczyk, dyrektor pionu systemów zintegrowanych NetLine Group.

Projekt, który żyje własnym życiem?

Aby system monitoringu projektów pozwalał na koordynację podejmowanych działań, powinien funkcjonować w sposób intuicyjny. Dlatego zaleca się, by każdy projekt realizowany za pośrednictwem SMP działał w oparciu o tzw. karty, które odzwierciedlają kluczowe stany w cyklu życia danego projektu. Polecany schemat to:

Karta robocza - umożliwiająca wprowadzenie danych.
Karta bazowa - zawierająca zatwierdzone dane. Ponieważ tego typu karta nie podlega dalszej modyfikacji, zawsze istnieje możliwość porównywania danych z pierwotnie zatwierdzonym planem.
Karta operacyjna – umożliwiająca rejestrację bieżących danych.
Karta zmiany - umożliwiająca wnioskowanie o zmianę zakresu i budżetu projektu.
Karta uchwalona – kolejny oficjalnie zatwierdzony plan rzeczowo-finansowy projektu.

Zapisywanie projektów na poszczególnych kartach, pozwala na rejestrowanie zmian, jakie oddziałują na zakres i budżet projektu oraz podejmowanie decyzji dotyczących modyfikacji finansowania projektów – tłumaczy Krzysztof Adamczyk.

Każdy system monitoringu projektów powinien dawać dostęp do szczegółowych raportów prezentujących stan podstawowych parametrów projektu oraz pozwalających na kontrolę nad poszczególnymi jego etapami. Taki raport prezentuje wybrane dane w różnych konfiguracjach i daje możliwość analizy projektu na przestrzeni określonego czasu. Dzięki temu osoby nadzorujące realizację projektów zyskują stały dostęp do informacji i możliwość strategicznego zarządzania nimi.

Dostęp do raportów powinien być intuicyjny i możliwy także przez przeglądarkę www.

Podsumowując

System monitoringu projektów to wszechstronne narzędzie wspierające zarządzanie i monitorowanie wszystkimi projektami w ramach danego przedsiębiorstwa. Możliwość integracji z systemami ERP czy EPM to dodatkowa korzyść, dzięki której firma ma realną możliwość likwidacji redundancji wprowadzanych danych i stworzenia kompleksowego środowiska projektowego. Z kolei raporty umożliwiają analizę całej puli projektów w zakresie rzeczowo-finansowym, co w efekcie daje pełną kontrolę nad prowadzonymi przedsięwzięciami i możliwość wprowadzania zmian zmierzających do jak najbardziej optymalnego zarządzania.

Źródło: NETLINE

Najnowsze wiadomości

PSI prezentuje nową identyfikację wizualną

W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem

Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.

Czytaj całość

Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym

Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.

Czytaj całość

Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?

Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki

Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?

Czytaj całość

Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?

Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.

Czytaj całość

Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP

Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.

Czytaj całość

Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.

Czytaj całość

Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?

Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.

Czytaj całość