Zadanie z pozoru wyglądało na bardzo trudne, ale dzięki nowoczesnej technologii zostało zakończone prawdziwym sukcesem. Kilka tygodni temu, decyzją dyrekcji Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku, wdrożono w urzędzie rozwiązanie informatyczne do zarządzania i kontroli dokumentów osób bezrobotnych – SmartCase. Rozwiązanie stworzyła i wdrożyła trójmiejska firma SmartMedia Sp. z o. o., dostawca Smart Business Solutions, jeden z wiodących na rynku polskim producentów specjalistycznego oprogramowania wykorzystywanego m.in. w zarządzaniu majątkiem, należnościami i aktami. Zadowoleni są wszyscy: pracownicy, osoby bezrobotne, a także dyrekcja urzędu. Teraz w aktach zapanuje nieskazitelny porządek!
Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku od dłuższego czasu wykorzystuje nowoczesne technologie w swojej działalności, podnosząc tym samym efektywność pracy urzędu. SmartCase – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania teczkami osób bezrobotnych – to najnowsze usprawnienie technologiczne wdrożone w urzędzie. Jego celem jest racjonalizacja zarządzania przechowywanymi w instytucji teczkami akt osób bezrobotnych.
Co się zmieniło?
W efekcie wdrożenia rozwiązania SmartCase teczki osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku będą sukcesywnie przekształcane w wersje elektroniczne. Jednocześnie możliwe stanie się rozpoczęcie procesu kontroli obiegu wprowadzonych do systemu akt. SmartCase precyzyjnie i jednoznacznie wskaże miejsce przebywania dokumentu oraz określi pracownika, który np. pobrał akta z archiwum i trzyma je na swoim biurku. Zachowana zostaje również pełna historia działań związanych z konkretną teczką osobową. Przypisywanie odpowiedzialności wpływa bezpośrednio m. in. na wzrost bezpieczeństwa dokumentów, a rejestracja procesu wypożyczeń potwierdzona jest hasłem. Jak to się dzieje?
SmartCase wspomaga proces wypożyczeń dokumentów poprzez zastosowanie sprawdzonego sposobu znakowania przedmiotów czy akt – kodów kreskowych. Każdej teczce przypisywany jest unikalny kod, który jednoznacznie ją identyfikuje w procesie wypożyczeń oraz archiwizacji. Do odczytywania kodów stosowane są czytniki. SmartCase to jednak nie tylko łatwy dostęp do teczek, ale również terminowość realizacji spraw związanych z aktami osobowymi. SmartCase rozwiązuje wiele problemów, z którymi do tej pory samodzielnie musieli radzić sobie urzędnicy.
Proces wdrożenia rozwiązania SmartCase w PUP w Słupsku trwał 3 tygodnie. W tym czasie powstał jednolity system słowników odzwierciedlający strukturę urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników. Wersję podstawową rozwiązania rozszerzono o moduł archiwów zewnętrznych i moduł digitalizacji.
Moduł archiwów zewnętrznych umożliwia zbieranie kilku teczek w tzw. „paczki”, co jest bardzo przydatne w przekazywaniu akt do archiwów zewnętrznych. Opisanie teczek i wprowadzenie danych do aplikacji SmartCase ułatwia identyfikację miejsca przechowywania paczki, czyli również konkretnej teczki osoby bezrobotnej.
Moduł digitalizacji służy do automatycznego tworzenia elektronicznych teczek osób bezrobotnych ze skanowanych dokumentów. Firma SmartMedia skonfigurowała wykorzystywane w urzędzie urządzenia w taki sposób, że stworzenie nowej teczki osoby bezrobotnej sprowadza się do położenia dokumentów z teczki papierowej na podajniku skanera, wpisaniu numeru identyfikacyjnego teczki i zeskanowaniu dokumentów. W ten sposób Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku może skanować dowolną liczbę teczek, a następnie zadekretować je w aplikacji.
Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku od dłuższego czasu wykorzystuje nowoczesne technologie w swojej działalności, podnosząc tym samym efektywność pracy urzędu. SmartCase – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania teczkami osób bezrobotnych – to najnowsze usprawnienie technologiczne wdrożone w urzędzie. Jego celem jest racjonalizacja zarządzania przechowywanymi w instytucji teczkami akt osób bezrobotnych.
Co się zmieniło?
W efekcie wdrożenia rozwiązania SmartCase teczki osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku będą sukcesywnie przekształcane w wersje elektroniczne. Jednocześnie możliwe stanie się rozpoczęcie procesu kontroli obiegu wprowadzonych do systemu akt. SmartCase precyzyjnie i jednoznacznie wskaże miejsce przebywania dokumentu oraz określi pracownika, który np. pobrał akta z archiwum i trzyma je na swoim biurku. Zachowana zostaje również pełna historia działań związanych z konkretną teczką osobową. Przypisywanie odpowiedzialności wpływa bezpośrednio m. in. na wzrost bezpieczeństwa dokumentów, a rejestracja procesu wypożyczeń potwierdzona jest hasłem. Jak to się dzieje?
SmartCase wspomaga proces wypożyczeń dokumentów poprzez zastosowanie sprawdzonego sposobu znakowania przedmiotów czy akt – kodów kreskowych. Każdej teczce przypisywany jest unikalny kod, który jednoznacznie ją identyfikuje w procesie wypożyczeń oraz archiwizacji. Do odczytywania kodów stosowane są czytniki. SmartCase to jednak nie tylko łatwy dostęp do teczek, ale również terminowość realizacji spraw związanych z aktami osobowymi. SmartCase rozwiązuje wiele problemów, z którymi do tej pory samodzielnie musieli radzić sobie urzędnicy.
Jak sądzę, nie tylko pracownicy naszego urzędu, ale również osoby z powiatowych urzędów pracy w całej Polsce, wiedzą bardzo dobrze, z jakim nakładem pracy wiąże się zarządzanie i kontrola dokumentów osób bezrobotnych – mówi Janusz Chałubiński, Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. – Akta na bieżąco uzupełniamy o kolejne dokumenty, teczki wyjmujemy z archiwum, odnosimy z powrotem. Mimo szczerych chęci, nie zawsze udaje się w tym procesie uniknąć błędów, tj. odłożenia akt w niewłaściwe miejsce. Dzięki wdrożeniu rozwiązania SmartCase problemy te zostaną u nas praktycznie wyeliminowane. Poprawiliśmy też przepływ informacji wewnętrznej: nie szukamy teczek na biurkach kolegów, a od razu sprawdzamy w systemie informatycznym lokalizację i udajemy się do właściwej osoby po poszukiwane dokumenty.Wdrożenie
Proces wdrożenia rozwiązania SmartCase w PUP w Słupsku trwał 3 tygodnie. W tym czasie powstał jednolity system słowników odzwierciedlający strukturę urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników. Wersję podstawową rozwiązania rozszerzono o moduł archiwów zewnętrznych i moduł digitalizacji.
Moduł archiwów zewnętrznych umożliwia zbieranie kilku teczek w tzw. „paczki”, co jest bardzo przydatne w przekazywaniu akt do archiwów zewnętrznych. Opisanie teczek i wprowadzenie danych do aplikacji SmartCase ułatwia identyfikację miejsca przechowywania paczki, czyli również konkretnej teczki osoby bezrobotnej.
Moduł digitalizacji służy do automatycznego tworzenia elektronicznych teczek osób bezrobotnych ze skanowanych dokumentów. Firma SmartMedia skonfigurowała wykorzystywane w urzędzie urządzenia w taki sposób, że stworzenie nowej teczki osoby bezrobotnej sprowadza się do położenia dokumentów z teczki papierowej na podajniku skanera, wpisaniu numeru identyfikacyjnego teczki i zeskanowaniu dokumentów. W ten sposób Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku może skanować dowolną liczbę teczek, a następnie zadekretować je w aplikacji.
SmartCase to nowe rozwiązanie w naszej ofercie – ma niespełna 4 miesiące. Mimo to, wdrożenie w Słupsku to nasza trzecia implementacja systemu w kraju. W ciągu najbliższych tygodni planujemy kolejne, ale w chwili obecnej nie możemy jeszcze zdradzić, który z powiatowych urzędów pracy w Polsce zdecydował się na SmartCase – mówi Piotr Szczepaniak, SmartMedia Sp. z o.o.Źródło: www.smartmedia.com.pl
Najnowsze wiadomości
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Jak wycisnąć 100% z Microsoft 365 – sprawdzone rozwiązania
Współczesne organizacje, które integrują swoje systemy ERP czy CRM z Microsoft 365, coraz częściej… / Czytaj więcej
Polska lokalizacja autorstwa IT.integro z certyfikatem zgodności z Ustawą o Rachunkowości
Aplikacja lokalizacyjna dla Dynamics 365 Business Central opracowana przez IT.integro - Polish Loca… / Czytaj więcej
IBM Power11 wyznacza nowe standardy w zakresie infrastruktury IT dla przedsiębiorstw
IBM zaprezentował nową generację serwerów IBM® Power®. Serwery IBM Power11 zostały przeprojektowane… / Czytaj więcej
Nowy model co rok? Fani elektroniki już jej nie kupują, tylko wynajmują
Po co kupować, skoro jutro pojawi się nowszy model? Z takiego założenia wychodzi coraz więcej konsu… / Czytaj więcej
Według najnowszego badania Slack, codzienne korzystanie z AI wzrosło o 233%
Z najnowszego raportu Slack Workforce Index wynika, że wykorzystanie sztucznej inteligencji wśród p… / Czytaj więcej
AI napędza polski przemysł
Sztuczna inteligencja przestaje być wizją przyszłości, a staje się jednym z kluczowych czynników ws… / Czytaj więcej
