Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który został wprowadzony w 2021 roku zgodnie z ustawą. Jego celem jest umożliwienie elektronicznego wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od lipca 2024 roku stanie się on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. System ten obejmie podmioty podlegające opodatkowaniu VAT, zwolnione z VAT oraz podmioty posiadające numer identyfikacji podatkowej (NIP). Wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, takich jak ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących, przyspieszenie realizacji płatności oraz szybsze zwroty podatku VAT.
| REKLAMA |
 |
Przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnego oprogramowania do obsługi e-faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub zdecydować się na zakup bardziej zaawansowanego rozwiązania, które zostanie połączone z firmowym systemem księgowym. Wybór rozwiązania do obsługi faktur ustrukturyzowanych nie jest jednak istotą przygotowań do zmian będących konsekwencją nowych przepisów. Kluczowe jest tu dostosowanie procesów biznesowych firmy do nowych wymogów ustawowych. W artykule przedstawiamy cztery obszary, które pomogą firmie wdrożyć KSeF.
4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF
1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.
Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.
2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).
Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.
3. Zarządzanie uprawnieniami.
KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.
4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.
Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.
Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.
PentaSeF – sposób na KSeF
Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/
4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF
1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.
Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.
2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).
Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.
3. Zarządzanie uprawnieniami.
KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.
4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.
Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.
Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.
PentaSeF – sposób na KSeF
Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/
Najnowsze wiadomości
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wizualną. Odświeżony wizerunek w spójny sposób oddaje technologiczne zaawansowanie firmy, jej głęboką wiedzę branżową oraz silne ukierunkowanie na potrzeby klientów. Zmiany te wzmacniają pozycję PSI jako innowacyjnego lidera technologicznego w obszarze skalowalnych rozwiązań informatycznych opartych na sztucznej inteligencji i chmurze, rozwijanych z myślą o energetyce i przemyśle.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
PSI prezentuje nową identyfikację wizualną
W ramach realizowanej strategii transformacji PSI Software SE zaprezentowała nową identyfikację wiz… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
AI bez hype’u – od eksperymentów do infrastruktury decyzji
Sektory IT oraz logistyka stoją u progu fundamentalnej zmiany w podejściu do sztucznej inteligencji… / Czytaj więcej
AI na hali produkcyjnej: od „excelowej” analizy do Predictive Maintenance z Prodaso
Cyfrowa transformacja w produkcji nie musi oznaczać wymiany całego parku maszynowego ani wieloletni… / Czytaj więcej
Legislacyjny maraton 2026: Jak zamienić wymogi compliance w przewagę operacyjną?
Nadchodzi legislacyjny maraton 2025–2026. Od rewolucji w stażu pracy i jawności płac, po obowiązkow… / Czytaj więcej
