Klasyczny, czy może już procesowy? Nowoczesny ERP zwiększy szanse na rozwój firmy

 

Zarządzanie firmą w sposób procesowy to filozofia działania organizacji polegająca na przeniesniu punktu ciężkości z tradycyjnego zarządzania poszczególnymi obszarami biznesowymi czy działami na obsługę realizowanych w firmie procesów. Dobrze znane klasyczne systemy ERP działają zgodnie z tym pierwszym, tradycyjnym modelem zarządzania, a zatem wspierają pracę w poszczególnych działach czy komórkach organizacyjnych. Procesowy ERP wspomaga natomiast obsługę procesów, których realizacja zwykle wychodzi poza kompetencje jednego działu.

To podstawowa różnica między klasycznym a procesowym ERP na poziomie koncepcji zastosowania tych systemów. A na czym polegają różnice w odniesieniu do sposobu ich działania i bieżącej obsługi zadań?

Firmowe procesy na bieżąco odzwierciedlone w systemie

Tradycyjny system ERP wspomaga realizację zadań w poszczególnych obszarach firmy, a w procesowym ERP odwierciedlone są obsługiwane w firmie procesy. W pierwszym przypadku to oznacza, że to użytkownik musi pamiętać, jak przebiega proces i co po kolei wykonywać. W drugim — to system sam warunkuje zachowania pracowników i przyporządkowuje im kolejne czynności do wykonania. Dzięki notacji BPMN możliwe jest także modelowanie procesów w zrozumiały dla końcowych użytkowników sposób, dzięki czemu wiedzą oni, w jakim procesie uczestniczą i jaki jest jego status. W tej sytuacji wykonanie działań niezgodnie ze zdefiniowanym procesem — co może się zdarzyć przy pracy z klasycznym ERP — jest praktycznie niemożliwe.

Co istotne, dostosowanie rozwiązania do potrzeb danej organizacji jest bardzo proste. Dzięki zestawowi predefiniowanych procesów (ok. 200) oraz łatwej możliwości ich modyfikacji czas uruchomienia takiego systemu jest krótszy niż w przypadku klasycznego ERP, gdzie dostosowanie rozwiązania wymaga szczegółowych ustaleń co do poszczególnych funkcjonalności. W przypadku zmiany w sposobie obsługi danego procesu można tę zmianę łatwo i szybko wprowadzić do systemu i od razu zacząć pracować w nowy sposób. W tradycyjnym systemie natomiast wszelkie zmiany wymagają dużo czasu i bazują na instrukcjach w systemie, w efekcie czego egzekwowanie od pracowników nowego sposobu pracy jest często bardzo trudne.

Różnica pomiędzy systemami jest zauważalna również w odniesieniu do ich możliwości analitycznych. W tradycyjnym systemie ERP zebranie danych dotyczących procesów, a następnie wyciągnięcie wniosków bywa zwykle czasochłonne, a czasem nawet niemożliwe. W oprogramowaniu procesowym wszystkie czynności są na bieżąco monitorowane, co pozwala uzyskiwać informacje dotyczące różnych etapów procesów i różnych ich parametrów, a w efekcie optymalizować sposób ich obsługi.

„Widzę tylko to, co jest mi potrzebne do pracy”, czyli sprawna realizacja zadań

Obszarem, w którym procesowy ERP zdecydowanie odróżnia się od tradycyjnego jest sprawność realizacji zadań w systemie. W klasycznym ERP ta sprawność w dużym stopniu zależy od tego, jaką wiedzę na temat funkcjonalności systemu posiada użytkownik i jakich dokona wyborów przy realizacji zadań. Użytkownik systemu opartego na procesowości widzi w postaci listy czynności zadania, które mu zostały przydzielone do realizacji i wie, w jakiej kolejności i w jakim teminie ma je wykonać. Co więcej, sam może inicjować start procesów.

Na indywidualnie dostosowanym pulpicie użytkownik ma zgrupowane tylko te funkcjonalności, które wynikają z ról, jakie pełni w organizacji, a zatem widzi tylko to, co jest mu potrzebne do pracy. Nie musi pamiętać, gdzie znajdują się konkretne funkcje i narzędzia, jak to ma miejsce w przypadku tradycyjnego systemu. System też automatycznie podpowiada kolejne kroki, co powoduje, że rutynowe czynności wykonywane są bardzo szybko, a to przekłada się na większą sprawność obsługi całego procesu.

Istotną różnicą w sprawności pracy z systemem jest także kwestia wdrażania nowych pracowników czy też przydzielania i modyfikacji ról użytkowników. Praca z tradycyjnym ERP wymaga bardzo dobrej znajomości systemu, co przy wprowadzaniu nowej osoby w obowiązki (lub zmiany roli danej osoby w organizacji) oznacza najczęściej konieczność przeprowadzenia szkoleń. W procesowym ERP dostęp do nowych funkcji i czynności użytkownik otrzymuje automatycznie i od razu może realizować swoje nowe zadania.

Intuicyjny interfejs, przyjazne instrukcje

Wyróżnikiem procesowego systemu ERP jest również to, że jest on łatwy i przyjazny w obsłudze — dzięki m.in. sekcjom tematycznym i podpowiedziom. Użytkownik korzysta też w dużej mierze z przycisków, a nie z klawiszy funkcyjnych, jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnego ERP.

Dodatkowym atutem jest dokumentacja użytkowa w formie wiki, która znacznie ułatwia wyszukiwanie informacji. Użytkownik ma możliwość przejścia danego problemu krok po kroku, a także ma dostęp do pomocy dotyczącej całego systemu, a nie tylko konkretnego modułu, jak to ma miejsce w przypadku klasycznego ERP.

Nowoczesne systemy ERP wspierające procesowy model zarządzania to doskonałe narzędzie do optymalizacji sposobu pracy firmy. Umożliwiają one przeniesienie modelu działania organizacji do systemu informatycznego. Rozwiązania te wdrożone w konkretnych firmach w dużej mierze odzwierciedlają również filozofię zarządzania w nich stosowaną. Możliwość modelowania procesów pozwala nie tylko zaimplementować sposób ich obsługi do systemu, ale także w zależności od potrzeb samodzielnie modyfikować ich przebieg, co znacząco ułatwia egzekwowanie nowego sposobu działania, po wprowadzeniu zmian w organizacji.

Istotne jest, że taki system ERP nie tylko wspiera działanie organizacji w sposób procesowy, czyli horyzontalny (więcej na ten temat takiego sposobu zarządzania i narzędzi go wspomagających na: www.organizacjahoryzontalna.pl), ale także ułatwia firmie samo wdrożenie procesowego modelu zarządzania.

Źródło: www.macrologic.pl