Od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne stanie się prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych. W związku ze zmianą w przepisach, wiele firm rozpoczęło poszukiwanie systemu, który umożliwi im prowadzenie archiwum teczek w wersji elektronicznej. Na co zwrócić uwagę szukając systemu?
| REKLAMA |
 |
Od przeszłego roku przedsiębiorcy będą mogli przejść na elektroniczne teczki pracownicze – to wynik zmian w kodeksie pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach. Ten temat omawialiśmy już szeroko w artykule na początku września (jeśli nie wiesz jak zmienią się przepisy, koniecznie przeczytaj tamten artykuł zanim przejdziesz dalej). Dziś podpowiadamy jakie funkcje powinien mieć dobry system do e-teczek i o co zapytać dostawcę oprogramowania.
Must have - czyli bez tego ani rusz
W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:
Decydują się na system koniecznie zastanów się gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.
Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości
Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.
Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.
Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.
Nice to have – czyli dobrze, aby było
Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:
Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.
Źródło: www.enova.pl
Must have - czyli bez tego ani rusz
W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:
- Posiadać możliwość indeksowania części (A, B, C) teczki pracowniczej zgodnie z kryteriami przyjętymi w kodeksie pracy
- Umożliwiać nie tylko przechowywanie skanów dokumentów ale również ich opisywanie
- Posiadać możliwość łatwego wyszukiwania teczek i konkretnych dokumentów
Decydują się na system koniecznie zastanów się gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.
Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości
Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.
Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.
Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.
Nice to have – czyli dobrze, aby było
Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:
- Definiowanie alertów (przypomnień) w związku z kończącą się datą ważności dokumentu
- Tworzenie dokumentu (np. elektronicznego świadectwa pracy) bezpośrednio w systemie
- Rozbudowana możliwość przeszukiwania baz
- Portale pracownicze, umożliwiająca przekazywanie danych z system kadrowego bezpośrednio do pulpitu pracownika
- Możliwość masowego wydruku dokumentacji (np. wszystkich dokumentów zgromadzonych w ramach teczki danego pracownika)
Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
Oceny pracownicze to niezbędny element zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwala na obiektywną ocenę e… / Czytaj więcej
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
System HR powinien być jak najlepiej dopasowany do potrzeb firmy. Zatem jakie najważniejsze cechy i… / Czytaj więcej
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Według raportu Gartnera do 2025 roku na systemy chmurowe przejdzie połowa dużych i średnich organiz… / Czytaj więcej
Digitalizacja procesów HR w praktyce
Digitalizacja procesów biznesowych optymalizuje pracę działów HR, przyśpiesza czasochłonne czynnośc… / Czytaj więcej
Gdzie szukać oszczędności w zarządzaniu grupą firm?
Obecnie często mamy do czynienia z procesem koncentracji wielu podmiotów w ramach jednej grupy, co… / Czytaj więcej
Reputacja oparta na powrotach, czyli dlaczego reboarding ma znaczenie
Dla wielu pracowników powrót do pracy po pandemii był prawdziwym wyzwaniem. Podobnie jak dla pracod… / Czytaj więcej
