Od 1 stycznia 2019 r. każdy przedsiębiorca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Zdigitalizowanie dokumentacji to szansa na obniżenie kosztów prowadzenia biznesu, zmniejszenie ryzyka niedopełnienia wymogów wynikających z RODO oraz podniesienie poziomu bezpieczeństwa archiwizowanych dokumentów.
| REKLAMA |
 |
Korzyści z przejścia na dokumentację elektroniczną – czy warto?
Wdrożenie każdej zmiany wymaga od przedsiębiorcy zaangażowania, warto więc przeanalizować powody, dla których opłaca się zrezygnować z dotychczasowej, papierowej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Oto lista najważniejszych korzyści, jakie firma może odnieść z tej zmiany:
- Istotne obniżenie kosztu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej - według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców wynoszą w skali roku około 130 mln zł. Przykładowo, w przypadku firmy zatrudniającej około 500 pracowników koszty te sięgają 200 tys. zł rocznie. Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w odpowiedni sposób – gwarantujący odpowiedni poziom zabezpieczeń przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. W alternatywnej formie archiwizowania, czyli w formie cyfrowej, cały proces jest dużo łatwiejszy i mniej kosztowny.
- Łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej - odnajdywanie dokumentacji w komputerze zajmuje pracownikom działu kadr znacznie mniej czasu, niż obsługa dokumentacji w formie papierowej. Im większa skala działania firmy, tym bardziej odczuwalne korzyści związane z archiwizowaniem danych w postaci cyfrowej.
- Wyższy poziom bezpieczeństwa przechowywania danych - programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji są wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, których nie ma archiwum w wersji papierowej, m.in. zabezpieczenia dostępu, kopie bezpieczeństwa danych.
Ochrona danych osobowych i RODO - w erze narastających obowiązków pracodawców związanych z ochroną danych osobowych prowadzenie e-dokumentacji ułatwia wdrożenie właściwych metod przechowywania akt osobowych i udostępniania dokumentacji wyłącznie osobom do tego uprawnionym.
3 kroki – jak zmienić formę przechowywania dokumentów
Wprowadzenie zmiany formy przechowywania dokumentacji będzie wymagało jednorazowego wysiłku, który z pewnością warto podjąć, mając w perspektywie wieloletnie, ciągłe korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Zasadniczo ten proces można ująć w trzech krokach:
- Skanowanie dokumentacji i podpisanie każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną potwierdzającą zgodność e-dokumentu z papierowym oryginałem.
- Dostosowanie programu kadrowego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami i wymogami RODO archiwizowania dokumentacji pracowniczej. System musi zapewniać ochronę, poufność, integralność, kompletność i autentyczność dokumentacji elektronicznej.
- Poinformowanie pracowników o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej i umożliwienie im odbioru dokumentów prowadzonych w formie papierowej w ciągu 30 dni od daty przekazania takiej informacji.
Jak będzie wyglądać e-dokumentacja?
Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Odpowiednikiem tradycyjnych akt osobowych będzie e-Teczka, w której będzie można tworzyć i przechowywać dokumentację pracowniczą. Będzie również możliwość przeszukiwania akt w celu odnalezienia potrzebnego dokumentu. Z pewnością będzie to system dający większą efektywność w porównaniu do obsługi tradycyjnego archiwum z dokumentacją papierową. Trwają również prace nad projektem nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które ma na celu dostosowanie teczek pracowników do przepisów RODO, oraz elektronizacji i skrócenia okresu przechowywania tego typu dokumentów. Według projektu akta osobowe będą się składać z czterech, a nie – jak dotychczas – z trzech części. Ta zmiana również znajdzie odbicie w e-Teczce.
E-zwolnienia – dodatkowy element e-dokumentacji
Nowe rozwiązania oparte na elektronicznej dokumentacji zostaną również wdrożone przez ZUS – od 1 grudnia 2018 r. nie będzie już zwolnień lekarskich wydawanych w formie papierowej. Zostaną one zastąpione przez elektroniczne zwolnienia lekarskie. Prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej umożliwi archiwizację zwolnień elektronicznych bezpośrednio w programach płacowych, co znacznie zwiększy spójność i kompletność przechowywanych w firmie informacji o zatrudnionych pracownikach.
Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych – czy wystarczy e-dokumentacja?
Koniecznie trzeba podkreślić, że zdigitalizowanie dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. nie będzie wystarczającym warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej! Aby móc skrócić ten okres z 50 do 10 lat, pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS szczegółowych raportów informacyjnych za każdego zatrudnionego świadczącego pracę w latach 1999–2018. Jednak dla osób zatrudnionych przed 1999 r. okres przechowywania ich dokumentacji nawet w formie cyfrowej nadal będzie wynosić 50 lat.
Źródło: www.sage.com.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Digitalizacja procesów HR w praktyce
Gdzie szukać oszczędności w zarządzaniu grupą firm?
