Czy system do zarządzania czasem pracy jest standardową częścią modułów ERP?

 

Zarządzanie czasem pracy wg jednej z definicji „jest to planowanie oraz systematyczne wykonywanie zaplanowanych zadań zmierzających do realizacji wcześniej określonego celu”, w ramach którego wyróżniamy pięć etapów:

• sformułowanie celu – to podstawa organizowania czasu pracy. W tym etapie należy podjąć następujące działania: wyznaczenie realnego i możliwego do wykonania celu, wytyczenie go w jasny, konkretny i wymierny sposób,
• wyznaczenie priorytetów - porządkuje cele ze względu na ich ważność i pilność,
• budowa harmonogramu – etap ten powinien zawierać takie elementy jak: tworzenie harmonogramu na określone czaso-okresy, ustalenie okresów rozliczeniowych, zaplanowanie rezerwy czasu w razie zdarzeń losowych,
• realizacja harmonogramu – bieżący nadzór oraz ewentualne korekty harmonogramu,
• kontrola i ocena stopnia wykonania celu – etap ten koncentruje się na rejestracji wykorzystania czasu pracy w wybranych okresach, analizę ilości poświęconego czasu na różnego rodzaju czynności pod kątem realizacji założonych celów, szczegółową analizę występujących rozbieżności pomiędzy planowanymi celami i osiągniętymi wynikami, wprowadzeniu stosownych korekt.

Zarządzanie przedsiębiorstwem przyszłości. Koncepcje, modele, metody, Placet, Warszawa 2000.s. 274. Z punktu widzenia zintegrowanego systemu ERP, jakim jest Impuls EVO, wszystkie ww. etapy mają odzwierciedlenie w realizowaniu celu, jakim jest skuteczne zarządzanie czasem pracy. Aby bliżej zaprezentować sposób, w jaki ERP pomaga realizować wymienione etapy, posłużę się przykładem firmy produkcyjnej z branży Automotiv.

Pierwszy etap jest realizowany w module produkcyjnym MRP, definiowana jest technologia niezbędna do wykonania produktu. Zakładane są zlecenia produkcyjne na potrzeby rejestracji wykonanej pracy.

Drugi etap to praca menadżerów – polega ona na planowaniu prac i założeniu tzw. harmonogramu produkcji w systemie.

W trzecim etapie konieczne jest stworzenie harmonogramów pracy dla pracowników w zadanym czaso-okresie. W zależności od organizacji i jej potrzeb system ERP zapewnia możliwość zakładania i rozliczania różnych okresów rozliczeniowych np. 1.; 2.; 3.; 4.; 6. czy 12. miesięcznych. Utworzenie prawidłowego harmonogramu pracy, to nie tylko zaplanowanie zadań dla brygad i wpisanie zmian, na których osoby zatrudnione będą pracować. Przepisy Prawa Pracy wymuszają konieczność zachowania np. co czwartej niedzieli wolnej, odpoczynku dobowego, tygodniowego, a także normy w ramach okresu rozliczeniowego. System ERP wspiera użytkownika na tym etapie poprzez raporty kontrolne, ale również poprzez bieżące komunikaty w trakcie tworzenia harmonogramu. Praca nad harmonogramami pracy jest ciągła w zadanym okresie, wynika to choćby z faktu występowania niezaplanowanych absencji, które zarejestrowane w module kadrowym są natychmiast nakładane na harmonogram pracy.

Czwarty etap w aspekcie zarządzania czasem pracy jest najbardziej rozbudowany i często pochłania najwięcej zasobów poświęconych na rejestrację i kontrolę czasu pracy.

W omawianym przykładzie firmy produkcyjnej, gdzie większość pracowników zatrudniona jest na produkcji, informacje o czasie przepracowanym rejestrowane są w module MRP w postaci kart pracy dla pracowników, w których to zapisywane są m.in. następujące informacje:

• zlecenie produkcyjne
• gniazdo
• detal
• czas pracy (ilość godzin) 
• ilość wykonanych sztuk

Dane te z punktu widzenia rozliczenia czasu pracy są danymi surowymi, dlatego też dopiero karta pracy powstająca w module KP (Kadry-Płace), na podstawie karty MRP dokonuje obliczeń niezbędnych dla Kadr i Płac takich jak:

• godziny normalne
• przekroczenia dobowe 50%
• przekroczenia dobowe 100% 
• czas pracy w określonej zmianie
• czas pracy w nocy 
• dodatki np. szkodliwe

Dla zatrudnionych, którzy nie pracują bezpośrednio na produkcji, rejestrowane są karty pracy w module KP na zlecenia nieprodukcyjne np. „elektrycy”.

Nie dla wszystkich jednak pracowników rejestrowane są karty pracy. Co zatem z pozostałymi pracownikami np. „biuro”?

W firmie stosowane są Rejestratory Czasu Pracy (RCP). Dane z czytników są importowane do modułu KP i na ich podstawie wyliczane są takie wielkości jak:

• spóźnienia
• wcześniejsze wyjścia 
• brak odbicia 
• czas faktycznie przepracowany

Głównym problemem, jaki zwykle występował w przypadku gdy czas pracy oparty jest o odbicia z czytników, są godziny nadliczbowe. Wynika to z faktu, że samo przebywanie na zakładzie nie powoduje powstania godzin nadliczbowych. Rozwiązanie, które zastosowaliśmy, polega na rejestracji tzw. zezwoleń na nadgodziny, które mogą być rejestrowane pojedynczo lub też grupowo (np. dla całego działu). Moduł Ewidencji Czasu Pracy (ECP) porównuje czas pracy wynikający z odbić RCP oraz informację o zezwoleniu na pracę w godzinach nadliczbowych (w zadanym okresie) i oblicza ilość faktycznych godzin nadliczbowych w danym dniu.

To nie koniec. Każda wypracowana nadgodzina może zostać odebrana lub też wypłacona. Kodeks pracy reguluje które godziny mogą być wypłacane, a które w pierwszej kolejności muszą być odebrane. System ERP w tym przypadku wspomaga użytkownika, pozwalając za pomocą kartotek rejestrować odbiory zarówno na wniosek pracownika, jak i polecenie pracodawcy.

Ten etap w obszarze modułu kadrowego to powstanie pełnej Ewidencji Czasu Pracy, która zawiera informacje o:

• planie pracy (harmonogram)
• godzinach pracy (karty pracy, RCP)
• absencjach (ewidencja nieobecności)
• godzinach nadliczbowych (karty pracy, zezwolenia na godziny nadliczbowe)
• odbiorach godzin (kartoteka odbiorów)

Ewidencja Czasu Pracy jest podstawą do naliczenia wynagrodzeń pracowników za czas przepracowany w danym okresie rozliczeniowym.

Informacje, które zostały zebrane na tym etapie, są podstawą dla etapu piątego, czyli kontroli i oceny wykonania celu.

W ramach modułu MRP wyliczane i analizowane są wskaźniki takie jak:

• wydajność pracownika
• wydajność maszyny
• stopień realizacji harmonogramu produkcji
• przestoje

Na podstawie tych danych wprowadzane są korekty do planów pracy, zatrudnienia, harmonogramu produkcji.

Dane o czasie pracy i naliczonych wynagrodzeniach przesyłane są do modułu Finanse Księgowość (FK), gdzie na podstawie rozdzielników obliczane są koszty wynagrodzeń w podziale na zlecenia produkcyjne, nieprodukcyjne, stanowiska kosztów itp. Dane te analizowane są przez działy Księgowości, Controlingu i podejmowane są decyzje zarządcze.

Autor: Robert Buszko, Product Owner obszaru Personel w BPSC
Źródło: www.bpsc.com.pl