Wdrożenie Business Intelligence w RSS im. dr. Wł. Biegańskiego w Grudziądzu

 

Życie nie znosi jednak próżni i większość placówek medycznych stara się zdobywać środki, które umożliwią dostęp do coraz to nowszych rozwiązań IT. Inwestycje dotyczą zazwyczaj dwóch obszarów: tzw. „części białej” czyli procesów bezpośrednio związanych z leczeniem pacjentów i „szarej”, obejmującej wszystkie pozostałe elementy zarządzania jednostkami medycznymi. Istnieją jednak rozwiązania, które w pewnych zakresach, obejmują oba te obszary. Mowa tu o systemach klasy business Intelligence. Prześledźmy pokrótce jak wyglądało wdrożenie tego typu narzędzia w jednym z polskich szpitali.

Nabywca i sytuacja przed wdrożeniem:

Regionalny Szpital Specjalistyczny im. dr. Wł. Biegańskiego w Grudziądzu to jedna z najlepiej zinformatyzowanych placówek medycznych w kraju. W 2014 roku, za wdrożenie nowatorskiego systemu do gospodarki lekowej UNIT DOSE otrzymał od redakcji magazynu „Computerworld” tytuł: „Lidera Informatyki 2014”. Mimo dotychczasowych osiągnięć w zakresie informatyzacji, kierownictwo i personel szpitala zdawało sobie sprawę, że posiadane systemy informatyczne, choć bardzo zaawansowane i sprawdzające się w bieżącej pracy, mają swoje ograniczenia. Kadra menedżerska szpitala potrzebowała rozwiązania, które pomoże usprawnić procesy planowania i rozliczania kosztów świadczeń zdrowotnych oraz ułatwi optymalizację wykorzystania personelu, infrastruktury i innych zasobów medycznych szpitala.

Naszym głównym problemem był brak dostępu do jednoznacznych i spójnych danych pochodzących z różnych systemów źródłowych. Raporty generowane z dotychczasowych rozwiązań powstawały często w oparciu o niezgodne kryteria i w oparciu o rozbieżne zakresy czasowe. To wszystko utrudniało ich porównywanie i skuteczne wyciąganie z nich cennych wniosków. – mówi Jarosław Boryń, Zastępca Dyrektora ds. Technicznych w grudziądzkim szpitalu. Nie bez znaczenia był też długi czas i pracochłonność procesów generowania raportów, które były potrzebne do podejmowania decyzji. W efekcie, ich dostępność i aktualność była ograniczona. Jak to wyglądało w praktyce? Niewykluczone, że podobnie jak w każdej organizacji, która nie dysponuje systemem BI i wszelkie dane zaewidencjonowane w systemach transakcyjnych próbuje przetwarzać w arkuszach kalkulacyjnych. O ile są to bardzo dobre narzędzia do codziennej pracy, to w przypadku dużej ilości danych, złożonych procesów zarządczych ich wydajność spada. W naszym przypadku, prowadzenie na bazie Excela pełnej analityki zarządczej i rozwiązywanie problemów związanych z wydajnością, bezpieczeństwem czy szybkim dostępem do niezbędnych informacji było nieefektywne. Dlatego zdecydowaliśmy się wdrożyć bardziej zaawansowane oprogramowanie. – dodaje J. Boryń.

Wybór systemu Z chwilą gdy zapadła decyzja o zakupie systemu klasy Business Intelligence, szpital rozpoczął przygotowania do wyboru docelowego rozwiązania i dostawcy. Najpierw dokonano rozpoznania rynku i sprawdzono co i za ile oferują poszczególni producenci. W kolejnym kroku określono listę wymagań funkcjonalnych dla systemu, przygotowano dokumentację przetargową i proces wyboru systemu w drodze przetargu mógł się rozpocząć.

Na etapie wyboru systemu ważna też była cena. Oczywiście zdawaliśmy sobie sprawę, że oferta rynkowa jest ogromna, dodatkowo nasz personel też dysponuje sporą wiedzą o możliwościach współczesnych rozwiązań dostępnych na rynku i często zgłaszał swoje pomysły w tym zakresie, jednak musieliśmy znaleźć takie oprogramowanie, dla którego relacja ceny do potrzebnej nam funkcjonalności będzie na akceptowalnym dla nas poziomie. Rozwiązaniem, które spełniło nasze wymagania, był system: InForum BI Studio. – dodaje J. Boryń

Zakres i przebieg wdrożenia InForum BI Studio:

Jak wspominano wyżej, ostateczny wybór padł na oprogramowanie InForum, produkowane przez poznańską firmę: DomData AG, a kompleksowe wdrożenie, uwzględniające analizę wymagań, wsparcie przy doborze narzędzi oraz dostosowanie ich do specyficznych potrzeb szpitala powierzono partnerowi DomDaty, firmie IT Kontekst. Oddany do użytku system wspiera kierownictwo oraz zarząd szpitala w takich obszarach jak: zarządzanie kosztami, gospodarka magazynowa leków oraz innych materiałów medycznych, optymalizacja wykorzystania bloków operacyjnych, zabiegów, czy racjonalne obłożenie łóżek szpitalnych. Dodatkowo, nowy system pozwala na bieżąco monitorować wszystkie wskaźniki ekonomiczne i efektywnościowe całego szpitala, poszczególnych oddziałów i poradni.

Jeśli chodzi o przyjęty model zasilania InForum danymi z systemów źródłowych to zdecydowano się na rozwiązanie, w którym hurtownia danych systemu BI pobiera niezbędne dane w okresie znikomego wykorzystania środowiska IT czyli w nocy. Biorąc pod uwagę kwestie wydajności i aktualności, uznano, że taki harmonogram aktualizacji danych będzie w zupełności wystarczający.

Biorąc pod uwagę cele wdrożenia, cały projekt podzielono na trzy główne obszary zarządcze, w których ma działać InForum: Pierwszy z nich to obszar medyczny, dedykowany dla poszczególnych oddziałów szpitala. Tutaj ordynatorzy i personel oddziałowy mogą na bieżąco analizować ruch chorych przy uwzględnieniu takich determinantów jak: limity przyjęć czy dostępność personelu. Poza tym, system pozwala śledzić stan realizacji budżetów, koszty leczenia poszczególnych pacjentów oraz optymalizować grafik zabiegów czy monitorować stan dokumentacji rozliczeniowej, związanej z leczeniem pacjentów. W przypadku zarządzania stanami magazynowymi szpitalnej apteki, system wyposażono m.in. w mechanizm pozwalający na ustawianie limitów wartościowych i ilościowych oraz w narzędzia do sprawdzania stanu ich realizacji. Pomaga to w racjonalizacji wydawania leków oraz innych środków medycznych niezbędnych w trakcie leczenia.

Drugi obszar wdrożenia to budowa zaawansowanego systemu raportowania i informowania zarządu szpitala. W tym przypadku chodziło o stworzenie narzędzia umożliwiającego zarządowi szybki dostęp do kluczowych wskaźników ekonomicznych i efektywnościowych szpitala, oczywiście z możliwością wchodzenia w szczegółowe dane o elementach składowych każdego z monitorowanych wskaźników przy pomocy analiz typu drill-down. Tak zagregowane dane pokazują między innymi: stan realizacji kontraktów i limitów, rozliczeń z funduszem zdrowia, wskaźniki dotyczące obłożenia łóżek czy stan należności i zobowiązań.

Ostatni z obszarów wdrożenia obejmował rozwiązania dla Działu Controllingu i analiz strategicznych, który potrzebował wydajnych narzędzi do zarządzania danymi i ich analizy w różnych przekrojach czy wymiarach. Dzięki temu osoby zatrudnione w tym dziale są w stanie niemal od ręki przygotować raporty i analizy na temat dowolnie wybranego obszaru zarządzania szpitalem czy sytuacji ekonomicznej.

Praca z systemem i dostęp do danych jest uzależniony od grupy użytkowników i tak: Zarząd oraz personel medyczny pracuje głównie z tzw. pulpitami menedżerskimi, a dział Controllingu posługuje się zaawansowanymi kostkami analitycznymi „OLAP” oraz narzędziami do raportowania. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do systemu bezpośrednio przez aplikację bądź przez przeglądarkę www.

Efekty wdrożenia

Pierwsze efekty wdrożenia InForum, jakie udało się zaobserwować to między innymi: wielokrotne skrócenie czasu przygotowywania zestawień kosztowo-przychodowych, ukazujących efektywność funkcjonowania poszczególnych oddziałów i poradni. Inny rodzaj zaobserwowanych korzyści to umożliwienie pracownikom Działu Controllingu wykonywania niestandardowych analiz w obszarze rozliczeń i kosztów bez konieczności angażowania specjalistów IT. Z punktu widzenia kierownictwa szpitala, InForum wywołało jeszcze inny pozytywny efekt: ułatwienie dostępu do kluczowych wskaźników efektywności i innych informacji zarządczych.

Jeśli chodzi o rezultaty, to przede wszystkim widzimy następujący efekt wdrożenia: W procesach decyzyjnych nastąpiło odwrócenie proporcji między ilością czasu potrzebnego na zdobycie danych o sytuacji w wybranym obszarze zarządzania szpitalem, a prowadzonymi na podstawie tych danych analizami i samym podejmowaniem decyzji mających na celu wprowadzenie pożądanych zmian. Przed wdrożeniem, ok. 80% czasu zabierało nam zdobycie danych, generowanie raportów, a 20% procesy analityczne i decyzyjne, a teraz sytuacja wygląda odwrotnie. Kiedyś częstym zjawiskiem były sytuacje, w których długi czas oczekiwania na raporty powodował, że zmieniały się okoliczności leżące u podstaw planów czy decyzji zarządczych. W efekcie, wprowadzenie w życie zaplanowanych działań traciło sens lub rezultaty zaplanowanych zmian były mniej efektywne niż oczekiwaliśmy. Wprowadzenie nowego systemu Bi pomogło zmarginalizować negatywny wpływ upływu czasu na planowanie. Wymiernym przykładem takiego wpływu InForum na zarządzanie jest np. obniżka niektórych kosztów szpitala. Dzięki temu, że aktualne i pełne dane źródłowe o kosztach są gromadzone w hurtowni systemu na bieżąco, a kadra kierownicza ma do nich dostęp „od ręki”, udało nam się wprowadzić takie rozwiązania, dzięki którym np. koszty sprzątania spadły o ok. 8-9% w stosunku do wartości osiąganych w analogicznym okresie przed wdrożeniem. Kolejnym przykładem korzyści, mających przełożenie na wyniki finansowe jest też to, że nowy system BI pomaga nam tak planować terapię poszczególnych pacjentów, aby jak najwięcej zabiegów planowych odbywało się w standardowych godzinach pracy szpitala. Dzięki temu możemy obniżyć koszty związane z prowadzeniem zabiegów w tzw. „nadgodzinach”. Wreszcie ostatni i chyba jeden z ważniejszych efektów wdrożenia: System BI, to pierwsze w historii naszego szpitala oprogramowanie, które przynosi bezpośrednie efekty widoczne na poziomie kadry menedżerskiej. O ile inne rodzaje oprogramowania są dedykowane do bieżącej obsługi procesów zarządczych czy procedur medycznych, to system BI ze swej natury jest narzędziem dla kadry kierowniczej najwyższego szczebla. – kończy Jarosław Boryń.

Źródło: DomData