Business Intelligence w produkcji i dystrybucji

Implementacja systemów Business Intelligence pozwoliła nam płynnie przejść ogromne zmiany organizacyjne i finansowe bez obniżenia jakości obsługi naszych klientów. Co więcej, jesteśmy teraz bardziej elastyczni i możemy szybciej reagować na zmieniające się potrzeby naszych odbiorców. – mówi Jerzy Kuncicki, Dyrektor Produkcji i Inwestycji Grupy Iglotex, inicjator i sponsor projektu. Do sukcesu wdrożenia przyczyniło się doświadczenie biznesowe i wdrożeniowe ekspertów z Solemis Group oraz ich ogromna elastyczność – zakres prac wzrósł 2,5-krotnie w trakcie realizacji projektu – tylko przez akwizycję kolejnych podmiotów przez naszą Grupę.

Dziś już widać konkretne efekty i wymierne korzyści. Dzięki zaprojektowaniu i wdrożeniu rozwiązania BI w Grupie Iglotex, jesteśmy przygotowani do wdrożenia lepszego planowania operacyjnego i oparcia decyzji zarządczych na realnych danych, a nie wyczuciu menedżerów i zarządu. Wiemy więcej i jesteśmy bardziej elastyczni w dostosowywaniu ofert do różnych potrzeb i upodobań klientów w różnych regionach. Wdrożenie systemu umożliwia nam rozpoczęcie prac nad optymalizacją zapasów magazynowych i przyspieszeniem rotacji produktów – co w przypadku handlu jest sprawą kluczową - dodaje Jerzy Kuncicki.

IGLOTEX – produkcja i dystrybucja

Iglotex SA (www.iglotex.com.pl) jest jednym z największych w Polsce producentów i dystrybutorów żywności mrożonej oraz spożywczych towarów suchych najbardziej znanych marek światowych.

Korzenie firmy sięgają założonej w roku 1983 działalności gospodarczej. Od 1991 roku firma dynamicznie się rozwija rozbudowując swoje moce produkcyjne i dystrybucyjne. Przełomowy w historii firmy jest rok 2011, kiedy to w wyniku połączenia sił firm: Iglotex, Iglokrak i Łukasz - wiodących regionalnych producentów i dystrybutorów mrożonek – powstaje Grupa Kapitałowa IGLOTEX. Firma dysponuje dziś 4 bardzo nowoczesnymi - spełniającymi wszelkie normy polskie i unijne (HCCP, GMP, GHP, certyfikaty: BRC, IFS) - zakładami produkcyjnymi w Białymstoku, Grudziądzu, Tarnowie i Skórczu, gdzie mieści się także centrala firmy. Firma specjalizuje się w produkcji mrożonych warzyw i owoców, frytek, pizzy i zapiekanek, pierogów, pyz, knedli, klusek i ryb – łącznie ok. 1.000 SKU, sprzedawanych zarówno pod marką własną Iglotex, jak i pod markami prywatnymi sieci (private label).

50 tysięcy punktów dostawy

Dystrybucja i logistyka są dla Iglotexu jednocześnie kręgosłupem - bo stanowią ok. ⅔ przychodów firmy - i rozbudowanym układem krwionośnym – bo mrożonki i produkty spożywcze dostarczane są do ponad 50.000 punktów detalicznych i gastronomicznych w całym kraju.

Baza dystrybucyjno-logistyczna (magazyny, chłodnie, mroźnie, itp.) Iglotexu to 25 oddziałów dystrybucyjnych rozrzuconych równomiernie po terenie całego kraju. Dostawy odbywają się do różnej wielkości sklepów detalicznych oraz sieci handlowych, jak również do różnego rodzaju placówek gastronomicznych (restauracje, hotele, bary, zakłady pracy, szpitale, itd.). Są to często punkty sezonowe, niewielkie działalności gospodarcze, takie jak punkty gastronomiczne na helskich plażach czy schroniska na bieszczadzkich połoninach.

Informacja kluczem do skutecznego kreatywnego zarządzania

Już w 2010, na początku procesu konsolidacji firmy i pierwszych pomysłów na tworzenie grupy kapitałowej zarząd Iglotex zdecydował, że podstawą sukcesu całego przedsięwzięcia będzie usprawnienie wewnętrznego przepływu informacji umożliwiającego skuteczne, kreatywne a nie tylko reaktywne kierowanie przedsiębiorstwem czyli podejmowanie decyzji wyprzedzających ewentualne niekorzystne zdarzenia, a nie tylko reagowanie na zdarzenia już po ich wystąpieniu i niwelowaniu ich skutków, często z dużym opóźnieniem.

Historycznie patrząc, rozwój Iglotexu odbywał się zawsze poprzez stopniowe przejmowanie małych, lokalnych podmiotów, które po włączeniu w strukturę Iglotexu zachowywały dotychczas posiadane rozwiązania informatyczne – różne systemy fakturowania, obsługi magazynów czy szerzej ERP (Enterprise Resource Planning czyli panowania zasobów przedsiębiorstwa). Sytuacja ta znakomicie utrudniała, a często wręcz uniemożliwiała uzyskanie wiarygodnych, aktualnych i porównywalnych - w skali całej firmy - raportów i informacji w rozsądnym czasie.

To właśnie utrudniony dostęp czy nawet brak informacji będących podstawą podejmowania decyzji spowodował nasze zainteresowanie systemami Business Intelligence (BI) i poszukiwanie rozwiązania spełniającego nasze potrzeby – mówi Jerzy Kuncicki, Dyrektor Produkcji i Inwestycji Grupy Iglotex, inicjator i sponsor projektu.

Naprawianie rozpoczynamy od głowy

Jakkolwiek budowę stabilnego domu zaczyna się zawsze od fundamentów, to odbudowę skutecznego zarządzania zaczynać zawsze trzeba od uchwycenia wodzy, czyli możliwości kierowania firmą i możliwości zaprojektowania koniecznych zmian na niższych szczeblach struktury. Oznacza to potrzebę szybkiej budowy mechanizmów pozyskiwania i agregowania informacji z istniejących źródeł (systemów). Doskonale nadają się do tego właśnie systemy Business Intelligence czerpiące dane wielu systemów transakcyjnych, integrujących je i konsolidujących w hurtowni danych będącej źródłem do generowania raportów i analiz pozwalających oceniać przedsiębiorstwo i podejmować decyzje strategiczne.

Zarządzanie strategiczne (Targit) i operacyjne (Prophix)

Tak też postąpiono w Iglotex i w 2010 roku rozpoczęto dwuetapowy projekt wdrożenia systemu Targit usprawniającego raportowanie i analizy w całej grupie Iglotex oraz, w drugim etapie, systemu Prophix wspomagającego planowanie operacyjne, w tym budżetowanie, kontrolowanie wykonania budżetu i jego korygowanie w trakcie roku finansowego.

2,5- krotna elastyczność ratuje życie

Obydwa systemy i partnera wdrożeniowego – Solemis Group wybrano z kilku głównych powodów: funkcjonalności i prostoty obsługi systemów, biznesowego i wdrożeniowego doświadczenia Solemis oraz elastyczności zespołu wdrożeniowego do bieżących modyfikacji zakresu wdrożenia, wynikającego ze zmieniających się potrzeb Iglotexu.

Mogę śmiało powiedzieć, że ta ogromna elastyczność Solemis uratowała cały projekt … Pierwszą umowę określającą zakres wdrożenia podpisaliśmy z Solemis w czerwcu 2010 roku, a przejęcia innych podmiotów związane z tworzeniem Grupy Kapitałowej Iglotex spowodowały dwu i pół krotny wzrost wielkości firmy i jej obrotów, a co za tym idzie 2,5-krotny wzrost skali wdrożenia systemu BI. Jak nie trudno sobie wyobrazić, spowodowało to konieczność weryfikacji całego projektu, dostosowania go do zmian kapitałowych i organizacyjnych w firmie, oraz oczywiście stworzenie nowego harmonogramu działań. Wymagało to ogromnego wysiłku po obu stronach – Iglotexu i Solemis, ale się udało. - mówi Józef Kostecki Z-ca Dyrektora Pionu Strategii i Rozwoju Iglotex, kierownik projektu ze strony Grupy Iglotex.

Precyzyjne cele wdrożenia systemów BI

Przygotowując projekt określono precyzyjnie cele do osiągnięcia, podzielone oczywiście na dwa główne etapy związane z wdrożeniem najpierw systemu Targit, a potem Prophix. Warto tu zwrócić uwagę na nacisk, jaki położono na zagwarantowanie szybkiej i elastycznej możliwości rozbudowy wszystkich baz, dołączania nowych jednostek organizacyjnych i użytkowników.

Główne cele etapu Targit:

• Dostępność na żądanie cyklicznych, standardowych raportów i analiz z systemów BI.
• Możliwość codziennej analizy z systemów BI skonsolidowanej sprzedaży podmiotów grupy z wyłączeniem transakcji wzajemnych w zdefiniowanych przekrojach analitycznych.
• Umożliwienie audytu aktywności użytkowników systemów BI.
• Kompletność ustalonych danych znajdujących się w systemach BI – raport ewentualnych braków w danych.
• Automatyzacja pobierania danych z systemów aktualnie używanych w grupie Iglotex do systemów BI.
• Możliwość elastycznego przyłączania danych do BI z kolejnych spółek przejmowanych przez Iglotex na podstawie opracowanej instrukcji (procedury).

Jako pośrednie cele zdefiniowano wsparcie bieżącej pracy kluczowych pionów biznesowych firmy oraz wsparcie dla innych realizowanych równolegle strategicznych i integracyjnych projektów Grupy Iglotex.

Główne cele etapu wsparcia planowania operacyjnego systemem BI (Prophix):

• Zaprojektowanie i wdrożenie spójnego procesu zintegrowanego planowania operacyjnego w podstawowych obszarach biznesowych Grupy (plany sprzedaży, zakupu towarów, retrobonusów, zapasów, zapotrzebowania na wyroby, zakupu surowców)
• Maksymalne wsparcie procesów planistycznych przez PROPHIX przy wykorzystaniu TARGIT jako bazy historycznej (wykonania)
• Stworzenie grupowej procedury zintegrowanego planowania operacyjnego w podstawowych obszarach biznesowych Grupy
• Zbudowanie niezbędnych kompetencji w organizacji przez szkolenia, warsztaty, coaching
• Zbudowanie kultury planowania i kontroli w organizacji (zarządzanie zmianą)

Założono, że efekty wdrożenia obydwu systemów BI praktycznie wykorzystane zostaną już przy planowaniu rocznym – tworzeniu budżetu na rok 2013.

Jakość i aktualność danych to podstawa

Truizmem jest stwierdzenie śmieci na wejściu – śmieci na wyjściu, ale jednocześnie wiemy, że zapewnienie jednolitych i aktualnych danych transakcyjnych zasilających hurtownię, w której następuje agregacja będąca postawą raportów i analiz, jest najbardziej skomplikowanym procesem.

Ujednolicenie kategoryzacji oraz cechowanie (oznaczanie) i mapowanie poszczególnych produktów i kontrahentów w bazach danych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych było najbardziej pracochłonnym elementem projektu. Umożliwiło je doświadczenie specjalistów Solemis i opracowanie przez nich wspólnie z Iglotex narzędzia ‘Standaryzacja’ – automatyzującego podstawową część procesu administrowania kartotekami indeksów i kontrahentów w bazach danych BI – mówi Józef Kostecki. „W pracującym już systemie celem jest osiągnięcie max. 3-dniowego opóźnienia w cechowaniu pojawiających się w poszczególnych systemach ERP nowych indeksów czy kontrahentów.

Cel ten jest realizowany na różne sposoby. Wprowadzono przykładowo dodatkowy system motywacyjny - administratorów BI wytypowanych w ramach projektu w spółkach Grupy premiujemy finansowo, za jakość i aktualność danych. Prowadzony jest - widoczny wewnątrz firmy - ranking najlepszych administratorów. I to się sprawdza. O jakość dbają administratorzy, ale również sami użytkownicy systemu BI, którzy po pierwszym kontakcie z nim doceniają jego zalety i zwracają uwagi na ewentualne rozbieżności.

150 użytkowników

Bezpośrednio w projekt BI w Iglotex zaangażowanych było i jest ok. 150 osób, tyle samo jest również zarejestrowanych użytkowników z różnym stopniem uprawnień, z czego ponad 40 ma status administratora wycinkowych danych w hurtowni BI. Docelowo z systemu, codziennie lub sporadycznie korzystać będzie do 200 osób w całej grupie Iglotex.

Dużym wyzwaniem było przeszkolenie wszystkich osób korzystających z systemu, tym bardziej, że na co dzień pracują w różnych miejscach rozsianych po całej Polsce. Zadanie to znakomicie ułatwiło opracowanie bardzo szczegółowej instrukcji użytkowania systemu na różnych stanowiskach oraz zdalne szkolenia przez internet z wykorzystaniem platformy WEBEX, zarekomendowanej przez Solemis.

7:00 rano, dlaczego nie ma danych ?

Codziennie wieczorem, automatycznie pobierane są dane – dotyczące zakończonego dnia roboczego - z poszczególnych systemów ERP i baz danych wszystkich spółek Grupy Iglotex, agregowane w hurtowni danych i tam przeliczane. Dzięki temu, każdego dnia o 7 rano każdy z użytkowników systemu, zgodnie ze swoimi potrzebami, zakresem obowiązków, kompetencjami oraz uprawnieniami w systemie – ma dostęp do raportów i danych odzwierciedlających stan z poprzedniego dnia.

Zawsze praktycznie sprawdzamy – poza przeglądaniem statystyk logowania i aktywności -, jak użytkownicy wykorzystują system, czy jest on ich narzędziem pracy czy złem koniecznym – mówi Roman Zleśny, V-ce Prezes ds. Produktów BI, i szef projektu ze strony Solemis Group. A robimy to zwykle tak, że z odcinamy dostęp wszystkim użytkownikom i czekamy czy i jak zareagują. W Grupie Iglotex, pytania ‘Jest 7 rano, a nie ma danych w systemie – co się stało? Jak mam dziś pracować?’ zaczęły napływać masowo już od 7:05, bez dania szansy na akademicki kwadrans …. ile ich finalnie było nie wiemy, bo nie wytrzymaliśmy presji - już po 40. zapytaniu włączyliśmy dostęp do danych.

100 analiz na początek …

W systemie BI dostępnych jest obecnie ponad 100 analiz zaprojektowanych przez zespół projektowy, powoli powstają nowe analizy przygotowywane przez deweloperów (bardziej zaawansowanych użytkowników, mających wyższy status uprawnień w systemie) na życzenie standardowych użytkowników. W miarę poznawania możliwości systemu spodziewany jest lawinowy wzrost analiz wykonywanych ad hoc przez poszczególnych użytkowników.

Analizy pogrupowane są wg głównych obszarów biznesowych oraz rodzaju:

• Struktury (struktura obszaru w analizowanym okresie narastająco)
• Sezonowości (szereg czasowy obszaru w analizowanym okresie)
• Dynamika (struktura, szereg czasowy obszaru w analizowanym okresie vs analogiczny poprzedni)
• Koncentracji (analiza koncentracji elementów w danym obszarze w danym okresie, analiza 80/20)
• Planu (porównanie budżetu/planu z wykonaniem, codzienna kontrola)

Uzyskane efekty biznesowe

Wdrożenie hurtowni BI i systemu Targit praktycznie się już zakończyło, wdrożenie systemu Prophix jeszcze trwa. Grupa planuje stworzenie budżetu na 2013 rok w maksymalnym stopniu z wykorzystaniem systemu Prophix.

Podstawowy cel – stworzenia systemu dostarczanie, aktualnej i wiarygodnej, informacji dla kierownictwa Grupy i poszczególnych jej podmiotów został zrealizowany. Założone – podane wcześniej – szczegółowe cele biznesowe także zostały osiągnięte. Wdrażanie BI przyniosło również dodatkowe, nieplanowane wcześniej korzyści - wzrosła w firmie świadomość możliwości jakie daje dostęp do aktualnych, wiarygodnych informacji i danych, oraz jak elastycznym narzędziem jest BI. Powstała jednocześnie uporządkowana baza informacyjna i infrastruktura informatyczna w Grupie, otwierająca dalsze możliwości analiz i usprawnień w jej działalności. Są to w szczególności:

• Centralne kartoteki produktów, indeksów i kontrahentów - spójne, codziennie aktualizowane i zarządzane zdefiniowanym procesem przez administratorów BI
• Spójna, 4-poziomowa, kategoryzacja produktów wspierająca raportowanie,
• Spójna, 4-poziomowa kategoryzacja surowców i materiałów do produkcji,
• Spójny i przemyślany proces administrowania słownikami cech indeksów i kontrahentów dający możliwość szybkiego wprowadzania zmian do płaszczyzn analitycznych
• Sprawdzony system do organizowania zdalnych konferencji z uwagi na duże rozproszenie geograficzne, ciągłą konieczność podróży służbowych oraz możliwość jednoczesnego szkolenia do 25 użytkowników, wsparcie zarządzania i oszczędność kosztów.

Czy inwestycja w BI się już zwróciła?

Zarząd i obecni użytkownicy systemu nie tylko odczuli już korzystne zmiany w codziennej pracy, ale wręcz nie wyobrażają sobie pracy bez niego – mówi Józef Kostecki. Widać już także nowe potrzeby, jakie pojawiają się przez poznających system coraz lepiej użytkowników.

Śmiało mogę powiedzieć, że uzyskane korzyści dzięki usprawnieniu informacyjnemu związanemu z wdrożeniem systemu BI są oczywiste i już widoczne, a to dopiero początek - wraz z użytkowaniem odkrywamy nowe możliwości jego wykorzystania. Dzięki systemowi BI zintegrowaliśmy informacyjnie rozproszoną infrastrukturę IT Grupy i ułatwiliśmy i przyśpieszyliśmy dostęp do informacji zarządczej na poziomie skonsolidowanym. Każdy pracuje na tych samych danych, zmniejszyło się obciążenie jednostek związane z „ręcznym” przygotowaniem analiz i zestawień – mówi Jerzy Kuncicki. Warto podkreślić, że wdrożenie nie spowodowało konieczności zatrudniania nowych osób, nie spowodowało również żądnych zwolnień, co więcej, wiele osób zaangażowanych dotychczas w pracochłonne przygotowywanie raportów mogło się zająć analizowaniem automatycznie tworzonych raportów i myśleniem co można usprawnić.

Nieco liczb …

• 7 różnych systemów ERP w Grupie Iglotex zintegrowanych przez system BI
• Łącznie 30 podłączonych instancji ERP do hurtowni danych BI w centrali w Skórczu.
• 25 instancji ERP objętych pełnym wdrożeniem BI (główne obszary biznesowe)
• 5 instancji ERP objętych wdrożeniem BI w zakresie finansów (import obrotówek)
• 150 użytkowników systemu BI w Grupie Iglotex
• Średnio 18 dni na jedno pełne podłączenie instancji ERP (licząc 6 m-cy na tworzenie projektu i hurtowni BI, 18 m-cy podłączanie spółek).

Źródło: SOLMIS Sp. z o.o.