Business Intelligence w Bacardi Martini Polska

REKLAMA

Wdrożenie nowego narzędzia do budżetowania, a potem do jego bieżącej weryfikacji było dla firmy sprawą życia i śmierci – mówi Rafał Czekaj, dyrektor finansowy Bacardi Martini Polska. Pozwoliło nam dokonać całkowitej przebudowy naszych procesów planowania i analizy . Dotychczas stosowane narzędzia bazujące na arkuszach Excela były tak rozbudowane i skomplikowane, że praktycznie hamowało nam to rozwój firmy, gdyż uniemożliwiało rozbudowę zespołu – włączanie kolejnych osób we wszystkie procesy biznesowe - szczególnie planowania i analiz.

Bariery rozwoju

Martini „wstrząśnięte” kojarzy się niemal każdemu z Jamesem Bondem, Bacardi to gorące karaibskie rytmy i kultowe drinki takie jak Cuba Libre i Mojito.

Bacardi Martini Polska jest częścią ogólnoświatowej sieci produkcyjnej, handlowej i marketingowej Grupy Bacardi. Grupa wykorzystuje oprogramowanie ORACLE jako globalny system raportowania dodatkowo w niektórych krajach wdrożony został SAP jako szeroko rozumiany system wsparcia dla lokalnych firm (ERP – Enterprise Resource Planning).

Budżetowanie roczne na poziomie globalnym odbywa się w ORACLE. Lokalnie natomiast budżety przygotowywane są innymi narzędziami, zależnie od wielkości konkretnej firmy. W Polsce, początkowo posługiwano się 1-2 skoroszytami w Excelu, w miarę wzrostu wymagań ze strony Grupy zwiększyła się ich ilość, stopień skomplikowania i wzajemne powiązania pomiędzy arkuszami. Do tego zaczęły dochodzić wersje Grupowe, lokalne, walutowe itp. Powodowało to wydłużenie czasu przygotowania budżetów, a co ważniejsze praktycznie uniemożliwiało włączenie kolejnych działów i ich pracowników do wspólnego procesu opracowywania budżetu.

Dlatego decyzja o wdrożeniu usystematyzowanego i zhierarchizowanego narzędzia do budżetowania, które pewne funkcjonalności ma już w sobie (różne okresy rozliczeniowe, waluty, itp.) została podjęta bardzo szybko. Poprzedziła ją oczywiście analiza oferty rynkowej – duże znaczenie miał wskaźnik funkcjonalność/cena oraz możliwość integracji z wykorzystywanymi w firmie systemami SAP i ORACLE.

Potrzeby biznesowe

Planowanie sprzedaży w firmie odbywa się w podziale na poszczególne marki (brand), a te z kolei w podziale na smaki (flavour) czyli np. Martini Bianco, Martini Rosato, Martini Dry, Martini Rosso. Specyficzną miarą ilościową w tej branży jest karton 9-litrowy (9LC).

Polska centrala firmy znajduje się w Warszawie, a magazyn - na południu Polski – stamtąd towar trafia do kilkudziesięciu lokalnych dystrybutorów, a od nich do sprzedawców detalicznych, firma sprzedaje również swoje produkty do sieci super i hipermarketów.

Istotnym elementem biznesu firmy są rozliczenia wielowalutowe. Prowadzone są one równolegle w złotówkach, tzw. dolarach bieżących (aktualny kurs bankowy) i dolarach budżetowych mających stały kurs przez cały rok. Dolary budżetowe służą również do wstecznych przeliczeń wykonywanych dla porównania efektywność w różnych okresach co przy dużych zmiennościach kursów ma bardzo duże znaczenie. Z racji silnego umocnienia złotego porównywanie wyników w dolarach bieżących i dolarach „budżetowych” mogłoby prowadzić do błędnych wniosków.

Kolejnym wyróżnikiem rozliczeń finansowych są różne okresy rozliczeniowe. W firmie obowiązuje rok finansowy tj od 1 kwietnia do 31 marca. Planowanie odbywa się niejako 2-etapowo najpierw na szczeblu menedżerskim całorocznie, później dane rozbijane są na poszczególne miesiące.

Konkurencja wymusza elastyczność

Sukces i wzrost firmy na coraz bardziej konkurencyjnym polskim rynku wymaga stałej obserwacji rynku i szybkich reakcji na zmiany zachodzące na rynku. Wymaga to z kolei używanie odpowiednich narzędzi dostarczających dane zmniejszające ryzyko podjęcia nietrafnych biznesowo decyzji.

Przed implementacją PROPHIX weryfikacja budżetu odbywała się praktycznie tylko raz, w połowie roku finansowego, w chwili obecnej dzięki dużej oszczędnośi czasu i zasobów rewizje budżetowe mogą odbywac się „ na bieżąco”

Pod górkę …

Na początku firma posługiwała się 1-2 skoroszytami w Excelu, w miarę wzrostu firmy i wymagań ze strony Grupy (centrali) zwiększyła się ich ilość, stopień skomplikowania i wzajemne powiązania. Do tego zaczęły dochodzić wersje Grupowe, lokalne, waluty itp. co spowodowało, iż użytkownicy zaczęli się w tym wszystkim nieco gubić.

Podstawowymi wadami takiego rozwiązania była zawodność i ogromna pracochłonność. Uaktualniane i kopiowanie powiązanych arkuszy Excela było naprawdę dużym wyzwaniem – firma prezentuje dane z 1-2 lat wstecz, dane bieżące i plany na najbliższe 3 lata. Wszystko według różnych kursów, dla różnych produktów i opcji.

Antidotum

Wybrano system Business Intellignece PROPHIX Enterprise i kupiono 5 licencji dla zwykłych użytkowników + jedną dla administratora. Oznacza to, że jednocześnie z systemu korzystać może 5 użytkowników i administrator. Ogólna liczba użytkowników upoważnionych do korzystania jest większa - w ten sposób wszystkie osoby związane z budżetowaniem mają dostęp do systemu. Są to osoby pracujące w dziale planowania sprzedaży, controlingu, marketingu (plany budżetów marketingowych) Administratorem jest dyrektor finansowy zarządzający m.in. zakresem dostępu do danych i możliwością ich edycji. O wyborze systemu PROPHIX tak naprawdę zdecydowano ze względu na:

• dobrą cenę w stosunku do oferowanych możliwości. PROPHIX to program na miarę potrzeb i możliwości inwestycyjnych firmy
• elastyczność w dostosowaniu do potrzeb firmy i możliwa pomoc w tym zakresie doświadczonych specjalistów Solemis Group – firmy, która implementowała system
• prostota instalacji i łatwość obsługi – więcej czasu zajęło zdobycie zaufania do systemu niż nauka jego obsługi
• możliwość importu danych rzeczywistych z systemu SAP i exportu do Oracle • rzetelnego zrozumienia naszych potrzeb i analityczne podejście specjalistów z Solemis Group.

PROPHIX jest programem dopasowanym zarówno do naszych potrzeb jak i możliwości – mówi Rafał Czekaj. Są co prawda programy o większych możliwościach ale zdecydowanie droższe. Podejrzewam, iż i tak części ich dodatkowych funkcjonalności nie wykorzystalibyśmy.

Wdrożenie

Wdrożenie systemu zawsze wiąże się z dostosowaniem funkcjonalności do indywidualnych, konkretnych potrzeb użytkownika. W przypadku Bacardi Martini Polska wystąpiły dwie kwestie: wybiórcze zarządzanie uprawnieniami i kłopoty kursowe z walutami . Pierwszą kwestię szybko rozwiązano przystosowując odpowiednio hierarchię produktów w systemie. Rozwiązanie drugiej zajęło więcej czasu, ale także zakończyło się sukcesem.

Pracę z systemem PROPHIX rozpoczęto od nowego roku finansowego. Potrzebne dane historyczne – tylko z poprzedniego roku – zostały przeniesione do nowego systemu i od tego momentu wszystko działo się już w nowym systemie.

Za ogromy sukces uważam iż ani przez moment nie pracowaliśmy równolegle na dwóch systemach – mówi Rafał Czekaj. Od chwili zakończenia wdrożenia PROPHIX stał się jedynym systemem do budżetowania, analiz wykonania i weryfikacji.

Bieżąca kontrola budżetu

Przypomnijmy, że PROPHIX wykorzystywany jest przez Bacardi Martini Polska lokalnie do bieżącego, bardziej szczegółowego sprawdzania i porównywania danych rzeczywistych z budżetem. Raporty z Prophixa (eksportowane także do Excela) wykorzystywane są do celów prezentacyjnych i lokalnych analiz. Docelowo budżety są eksportowane do ORACLE, który jak wspomniano jest Grupowym systemem finansowo – księgowym.

Budżetowanie w Grupie jest samo w sobie skomplikowanym procesem – de facto, na etapie tworzenia budżet do ORACLE wgrywany jest przynajmniej 3-4 razy.. Wersje często znacznie różnią się od siebie i odzwierciedlają zmiany wymagane przez kolejne szczeble podejmowania decyzji w firmie. Przed wgraniem do ORACLE pierwszej wersji grupowej przygotowywanych jest kilka lokalnych opcji – powstają całkowicie w PROPHIX.

Kontrola wykonania budżetu i ewentualne jego korekty są także prowadzone na bieżąco w PROPHIX i kwartalnie rewizje budżetu wgrywane są do ORACLE dla potrzeb Grupy.

Rzeczywiste dane dotyczące sprzedaży są z systemu SAP automatycznie przenoszone jednocześnie do ORACLE i PROPHIX, gdzie służą do bieżącej kontroli wykonania budżetu.

Uzyskane efekty biznesowe

Wdrożenie systemu PROPHIX było jednym z elementów zmiany polityki biznesowego działania w Polsce – przejścia na precyzyjne planowanie i dogłębne analizy – także w marketingu. Właśnie to włączenie w proces analiz i planowania sprzedaży było dla firmy nowym podejściem i wymagało nowych narzędzi. Najważniejsze korzyści z implementacji systemu PROPHIX w Bacardi Martini Polska to:

• Umożliwienie rozpoczęcia realizacji zmian w planowaniu biznesu w Polsce – nowe podejście wymaga znacznego zwiększenia liczby osób bezpośrednio, aktywnie zaangażowanych w planowanie sprzedaży jak i w monitorowanie realizacji planów. Przy korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych włącznie w planowanie kolejnych osób było bardzo utrudnione i nieefektywne.
• Łatwe wykorzystanie w planowaniu rzeczywistych i historycznych danych o sprzedaży – dotychczas tak pracochłonne, że wykorzystywane w niewielkim stopniu.
• Łatwość analizowania danych – dzięki możliwościom szybkiej agregacji danych w różnych przekrojach PROPHIX znacznie ułatwił możliwości badania przyczyn i powiązań różnych zdarzeń biznesowych – np. w wielowymiarowych przekrojach czasowych – geograficznych – asortymentowych.
• Wielodostęp – umożliwienie korzystania z zasobów znacznie większej liczbie osób i możliwość jednoczesnej pracy, na tych samych, rzeczywistych danych.
• Oszczędność czasu zarówno na poszczególnym stanowisku pracy (prostota) jak i synergia całego procesu budżetowania. Tworzenie budżetów i rewizji budżetów w oparciu o dane istniejące w systemie jest bardzo proste.
• Podniesienie jakości budżetowania – przygotowanie, przeanalizowanie i przedyskutowanie wielu nawet wariantów jest teraz możliwe w krótkim czasie.
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych – rozumianego zarówno jako kontrolowany dostęp różnych osób do różnych danych jak i bezpieczeństwa zdefiniowanych formuł i procedur przetwarzania danych.
• Łatwość zarządzania i administrowania systemem i prawami jego użytkowników.
• Zmniejszenie uciążliwości i przyspieszenie przygotowywania raportów dla centrali – zarówno tych stałych jak i a vista.
• Rozbudzenie potrzeb analitycznych wśród użytkowników – skoro uzyskanie odpowiedzi na różne, nawet skomplikowane pytanie dotyczące sprzedaży nie wymaga teraz pracochłonnego gromadzenia i przetwarzania danych – to pracownicy więcej czasu poświęcają na analizowanie rzeczywistości i planowanie

Śmiało mogę powiedzieć, że wdrożenie nowego narzędzia do budżetowania, a potem do jego bieżącej weryfikacji było dla firmy sprawą kluczową – mówi Rafał Czekaj, dyrektor finansowy Bacardi Polska. Dotychczas stosowane narzędzia bazujące na arkuszach Excela były rozbudowane i skomplikowane, umożliwienie korzystania z nich przez dołączających do zespołu nowych pracowników było bardzo nieefektywne i pracochłonne.

Rozwój systemu

Bardzo szybko cały zespół odczuł korzystne zmiany w codziennej pracy po wdrożeniu systemu PROPHIX. Zauważono nowe możliwości – pojawiły się nowe potrzeby.

Stąd podjęto decyzję o rozszerzeniu liczby użytkowników oraz o implementacji systemu Business Intelligence PROPHIX SQL dającego znacznie większe możliwości dalszych modyfikacji procesów biznesowych w firmie. Są to m.in. dodatkowe modele planowania i analiz sprzedaży, kosztów, marketingu oraz rozbudowane narzędzia do tworzenia graficznych prezentacji analizowanych danych.

Źródło: www.solemis.com