Business Intelligence w Alfa Elektro

Ewidencja księgowa, sprzedażowa, magazynowa, zarządzanie zamówieniami itp. obsługiwane są przez system ERP katowickiej firmy Omnis. Jeżeli chodzi o analizy, to przez kilka lat radzono sobie przy pomocy narzędzia pracującego na żywej bazie Oracle - takie rozwiązanie jednak bardzo obciążało serwer biorąc pod uwagę równoczesną pracę ok. 400 komputerów w 38 oddziałach firmy. Przy tak rozbudowanej sieci oddziałów, bogatym asortymencie oraz dużej liczbie kontrahentów konieczne było wdrożenie specjalistycznego narzędzia informatycznego, które usprawni prowadzenie analiz w wielu miarach, przekrojach oraz okresach, co w przypadku firmy Alfa Elektro ma ogromne znaczenie w zarządzaniu firmą. Zdecydowano się na system EURECA – wrocławskiej firmy Controlling Systems.

Głównym powodem zakupu systemu EURECA był wygodny i szybki dostęp do danych celem uzyskania rzetelnej i aktualnej informacji. W Eurece jest to możliwie dzięki zastosowaniu mechanizmu hurtowni danych. Nie bez znaczenia był również fakt dużej elastyczności oraz bogatej funkcjonalności systemu, a tym samym możliwość sparametryzowania go według potrzeb firmy. „Nasz system żyje, dochodzą nowe funkcje, zmieniają się zasady funkcjonowania starych rzeczy, tabele z danymi tworzone co roku bywają niekompatybilne… Zasilenie Eureki danymi w sposób uporządkowany i ujednolicony, spowodowało, że dane mogą być wreszcie przeanalizowane wg interesujących nas parametrów i w dodatku mamy możliwość porównania ze sobą danych z kilka lat – to był nasz największy problem.” – mówi Krzysztof Suszczewicz, informatyk z firmy Alfa Elektro odpowiedzialny za projekt wdrożenia Eureki.

Ze względu na charakter działalności firmy, w procesie analiz główny nacisk został położony na obszary sprzedaży, zakupów i stanów magazynowych. Analizy sprzedaży są prowadzone na różnym poziomie szczegółowości, przykładowo w podziale na poszczególne produkty oraz oddziały. Najważniejsze jednak w ramach analiz są ruchy magazynowe – wynika to z bardzo dużej ilości towarów - ponad 130 tysięcy indeksów towarowych, dość rozbudowanej hierarchii indeksów (grupy, podgrupy, rodziny, dostawcy, serie produktów), a poza tym dużej ilości przyjęć i przesunięć magazynowych oraz sprzedaży prowadzonej w 36 oddziałach.

Ponadto, ze względu na znaczne rozproszenie terytorialne firmy szczególnie istotna cechą systemu Eureca jest możliwość prowadzenia analiz za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki temu kierownicy poszczególnych hurtowni zyskali możliwość analizowania na bieżąco informacji o stanie zasobów finansowych i materialnych, poziomie kosztów czy wynikach swojej placówki oraz całej firmy, bez zbędnej straty czasu związanej z oczekiwaniem na wiadomości z centrali. Nie są oni uzależnieni od raportów tworzonych przez pracowników w siedzibie głównej, co ogranicza nie tylko czas oczekiwania na informacje potrzebne do podejmowania decyzji, ale też zmniejsza ilość błędów. Moduł webowy umożliwia zdalną pracę z systemem z dowolnej lokalizacji, co jest szczególnie istotne dla osób pracujących poza centralą firmy. Aby zoptymalizować czas wykonywania analiz, wykorzystywane są w Alfa Elektro również tzw. kostki lokalne – jest to specjalnie wydzielony fragment centralnej bazy danych, dzięki niemu użytkownik pracujący w trybie webowym ma dostęp do danych znajdujących się w bazie.

Użytkownikami systemu Eureca jest ok. 30 osób – 10 z nich (głównie zarząd oraz szefowie firmy) posiada pełny dostęp do systemu, natomiast 20 osób pracuje w trybie tzw. cienkiego klienta, co oznacza, że dostęp do systemu zapewniony jest poprzez przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca o dowolnej porze. Są to głównie kierownicy poszczególnych hurtowni rozproszonych na terenie Polski. Z Eureką bardzo intensywnie pracuje również dział logistyki - przy takiej ilości indeksów towarowych niezbędna jest solidna optymalizacja magazynów, wskaźniki rotacyjności umożliwiają dbanie o to, żeby towary zarówno wysoko- jak i niskorotujące były utrzymywane na odpowiednich poziomach. Dział finansowy nareszcie może obserwować różne agregaty, których do tej pory nie można było analizować bądź wiązało się to e sporą pracochłonnością.

Eureca odciążyła znacząco pracę działu IT - każdy drobny wariant raportu do tej pory wymagał interwencji ze strony informatyków. Dzięki Eurece przygotowanie raportu np. w zmienionym układzie wymaganym przez dostawcę jest wykonywane samodzielnie przez użytkowników. Znaczącemu skróceniu uległ również czas sporządzania takich raportów. „Dopóki nie mieliśmy Eureki, tworzyłem raporty w oparciu o PHP i Query Reporter, w tej chwili przygotowanie takiego raportu znacznie się skróciło - to nie są już godziny, dzięki Eurece wystarczy kilka minut, żeby otrzymać taki raport czy zasugerować osobie mającej dostęp przez www, w jaki sposób może sama taki raport wygenerować” - podkreśla Krzysztof Suszczewicz.

Realizacja projektu rozpoczęła się w sierpniu 2005 roku, ze względu na czasowe „zamrożenie” prac wynikające z natłoku innych prac zakończenie wdrożenia miało miejsce w grudniu 2006. Jeżeli chodzi o moduł budżetowania Eureki, to na razie jest on wykorzystywany w bardzo małym zakresie – funkcjonujący do tej pory w oparciu o Excela budżet obrotów i marż rozpisany na poszczególne hurtownie bardzo łatwo dał się przenieść do Eureki. Jednakże podwaliny stworzone pod system budżetowania w postaci utworzonych wymiarów umożliwiają wykorzystanie również modułu budżetowania w najbliższej przyszłości.

Źródło: www.c-systems.pl