System Eureca w Torfarmie

{loadposition Case_Dzial)
Przed takimi wyzwaniami stoi dziś wiele polskich firm. Kilka lat temu stanął przed nimi także Torfarm  S.A. – jeden z największych polskich dystrybutorów leków.

KLIENT I JEGO POTRZEBY
Torfarm S.A. działa na rynku od 1990 roku, poprzez trzynaście swoich biur regionalnych obsługuje około 4000 aptek. Apteki są dla Torfarmu strategiczną grupą odbiorców i – jak podkreślają pracownicy firmy – „to one rządzą Torfarmem”.

W odróżnieniu od innych dystrybutorów, Torfarm nie posiada własnych aptek – to bardzo ważne założenie strategiczne. Nie konkurując z własnymi odbiorcami, Torfarm jest dla nich bezpiecznym partnerem. Firma w marginalnym stopniu obecna jest na bardzo trudnym dziś rynku szpitalnym.

Strategia ta przynosi rezultaty – przez kilka ostatnich lat obroty Torfarmu rosły o kilkadziesiąt procent rocznie, w 2003 roku przekroczyły 1 mld PLN, w tym roku planowane jest wejście firmy na giełdę.

„Zarządzanie w takiej organizacji jak Torfarm S.A. wymaga bardzo sprawnego controllingu – potrzebujemy systemu „czerwonych lampek”, który będzie szybko wskazywał odchylenia i nieprawidłowości tak, byśmy mogli natychmiast przeciwdziałać” – mówi Kazimierz Herba, Prezes Zarządu Torfarm S.A.

„Przez kilka lat radziliśmy sobie przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. Jednak nasza organizacja urosła tak bardzo, że ich możliwości przestały nam wystarczać” – dodaje Andrzej Derkowski, Dyrektor ds. Controllingu.

Ewidencja księgowa, sprzedażowa, magazynowa, zarządzanie zamówieniami itp. obsługiwane są przez rozwiązanie stworzone samodzielnie przez zespół IT Torfarmu pod kierunkiem Krzysztofa Kaniewskiego, Dyrektora IT. „Specyfika modelu naszego działania, rynku, produktów i metod rozliczeń jest na tyle duża, że postawiliśmy na własne rozwiązanie – mówi Krzysztof Kaniewski – Była to słuszna decyzja, gdyż możliwości oferowanych nam kilka lat temu systemów nie przystawały do naszych potrzeb.”

Rok temu podjęto decyzję o poszukiwaniu nowego rozwiązania informatycznego, które obsługiwałoby procesy budżetowania i controllingu, wykorzystując dane o wykonaniu z funkcjonujących już w Torfarmie systemów informatycznych.

ROZWIĄZANIE – EURECA!
Wybrano system EURECA, wrocławskiej firmy CONTROLLING SYSTEMS. EURECA jest rozwiązaniem stworzonym od podstaw w technologii „.net” firmy MICROSOFT, wykorzystującym mechanizmy hurtowni danych. System obsługuje procesy tworzenia, kontroli i analizy wykonania budżetu przedsiębiorstwa w ujęciu:

wielowymiarowym – umożliwiającym JEDNOCZEŚNIE analizę i kontrolę np. marży w podziale na regiony geograficzne, segmenty rynku, grupy produktowe, procesy, jednostki funkcjonalne itp., wielomiarowym – umożliwiającym JEDNOCZEŚNIE śledzenie wielu miar dla danego zjawiska – np. średnich cen, ilości i wartości sprzedaży dla wszystkich ww. wymiarów, wielookresowym – niezależnym od księgowych okresów obrachunkowych – dzięki temu możemy np. śledzić budżety projektów trwających kilka lat albo od listopada do kwietnia.

„O wyborze oferty CONTROLLING SYSTEMS zadecydowała bardzo duża elastyczność systemu oraz wysoka wartość merytoryczna oferowanego nam rozwiązania. EURECA umożliwia też pracę z budżetem przez przeglądarkę internetową, co dla controllingu, w tak rozproszonej organizacji jak nasza, ma olbrzymią wartość. Nie bez znaczenia była technologiczna nowoczesność rozwiązania oraz korzystna relacja cenowa tego produktu. W projekcie tym istotna była też dla nas determinacja do osiągnięcia sukcesu osób ze strony Controlling Systems. Pracowaliśmy z ludźmi, którzy byli bardzo otwarci na nasze uwagi i pomysły oraz rozumieli jakie znaczenie ma dla nas pomyślny przebieg tego projektu.” – kontynuuje Andrzej Derkowski.

EURECA kontroluje m.in. budżety sprzedaży i kosztów Centrali Torfarmu i jego trzynastu biur regionalnych. Każde biuro sprawdzane jest w przekroju poszczególnych Reprezentantów Handlowych, obsługiwanych grup Klientów i rodzajów kosztów (część kosztów odnoszona jest do Reprezentantów, część pozostaje na poziomie biura). Na tej podstawie Centrala firmy na bieżąco kontroluje marże na poszczególnych stopniach pokrycia, uzyskiwane przez biura. Informacje te – przez przeglądarkę internetową – udostępniane są natychmiast poszczególnym kierownikom. Dzięki temu, na bieżąco i w rozmaitych układach, widzą oni wykonanie własnego budżetu i powstałe odchylenia. Mogą więc reagować, nie czekając na „wytyczne”.

Dzięki wielomiarowości planowania w EURECE widoczne są nie tylko kwoty kosztów czy sprzedaży, ale także np. informacje o udziale procentowym danego biura w jego rynku geograficznym. (zastosowanie hurtowni danych sprawia, że EURECA potrafi zestawić ze sobą dane z wielu źródeł –  tym przypadku z systemów informatycznych ewidencjonujących sprzedaż i raportów rynkowych, tzw. „cegiełek” IMS – firmy badawczej, monitorującej rynek farmaceutyczny).

Oprócz budżetów poszczególnych biur, EURECA kontroluje także efektywność poszczególnych komórek logistycznych. Zestawienie kosztów działania poszczególnych zespołów magazynowych wraz z rozbudowanym systemem rozliczeń wewnętrznych i z ilością obsłużonych przesyłek, pozwala na obserwację i śledzenie odchyleń od planowanych kosztów jednej dostawy i przygotowania jednej pozycji. Dzięki temu możliwe jest na bieżąco monitorowanie realizacji celów budżetowych oraz wydajności operacyjnej.

Poszczególne struktury budżetowe w EURECE mogą być ze sobą wiązane formułami matematycznymi. Dzięki temu natychmiast widać wpływ zmian w planach albo  wykonaniu budżetów cząstkowych na wyniki całej firmy – np. na jej Rachunek Wyników. Na bieżąco można też zaobserwować „konsumpcję” budżetów i ich strukturę w poszczególnych projektach inwestycyjnych.
PODSUMOWANIE
Użytkownikami EUREKI są zarówno pracownicy Działu Controllingu, jak też wszyscy kierownicy, odpowiadający za cząstkowe budżety (ponad 120 użytkowników). Dzięki tak szerokiej dystrybucji informacji o planie i wykonaniu, zaszła istotna jakościowa zmiana w pracy z budżetami – większość informacji dostępna jest dla kierowników na bieżąco i w trybie samoobsługowym, bez konieczności ich przygotowywania przez controllerów.

Jego uczestnicy podsumowują go dziś następująco:
„EURECA wprowadziła nową jakość w naszej pracy. Dzięki temu narzędziu znacznie lepiej panujemy nad procesami i projektami zachodzącymi w naszej firmie. Zmiany jakościowe widać też w sposobie pracy controllerów finansowych. Znacznie więcej czasu możemy teraz poświęcić na pracę twórczą, analizę i wnioskowanie, optymalizację procesów zachodzących w firmie. EURECA odciążyła nas od zbierania danych i ich pracochłonnej obróbki w arkuszach kalkulacyjnych, która kiedyś pochłaniała większość naszego czasu. W ten sposób zwraca się inwestycja w to narzędzie” – konkluduje Andrzej Derkowski.

„Dawno nie pracowaliśmy z Klientem, który tak dokładnie wiedziałby, czego potrzebuje. Rozpoczynając projekt, zastaliśmy precyzyjnie opisaną i skrystalizowaną wizję rozwiązania i jego konfiguracji, którą należało sparametryzować w systemie. Pomimo tego, że struktura budżetów w Torfarmie jest naprawdę rozbudowana i złożona, przez cały czas trwania projektu nie mieliśmy większych problemów natury koncepcyjnej czy komunikacyjnej” – komplementuje Torfarm Witold Kilijański, Prezes CONTROLLING SYSTEMS.

„Dziś możemy w pełni docenić nowoczesność technologii i rozwiązań zaprojektowanych przez CONTROLLING SYSTEMS i śmiało polecić je innym użytkownikom. Dzięki wielomiarowości, planowanie i analiza poszczególnych zjawisk - np. sprzedaży czy logistyki, ma naprawdę charakter kompleksowy, dzięki „.net” i zastosowanym w systemie gotowym komponentom interfejsu użytkownika MS EXCEL, system jest bardzo prosty w obsłudze dla końcowego użytkownika. Cały cykl szkoleniowy trwał u nas zaledwie kilka dni, o połowę mniej niż początkowo zakładaliśmy. Doceniamy też CONTROLLING SYSTEMS jako partnera we wdrażaniu rozwiązań dla controllingu” – dodaje Krzysztof Kaniewski.

Źródło: www.c-systems.p