Wydawnictwo Pedagogiczne OPERON, specjalizujące się w przygotowaniu i sprzedaży podręczników szkolnych, wdrożyło system elektronicznego obiegu dokumentów od Asseco Business Solutions. Ze względu na coraz większą skalę działania OPERON potrzebował usprawnienia procesu zarządzania takimi obszarami, jak zapotrzebowania czy zakupy, a także wpływającymi dokumentami i umowami cywilnoprawnymi, których liczba stopniowo wzrastała wraz z intensywnym rozwojem firmy.


 
Program Asseco Softlab SEOD pozwolił WP OPERON na standaryzację i optymalizację obiegu różnego rodzaju dokumentów. Znacząco skrócił czas tego obiegu oraz koszty jego obsługi. Udostępnił też faktury czy umowy w postaci elektronicznej (skany, pdf), dzięki czemu operatorzy mogą je przeglądać niemal natychmiast po wprowadzeniu. I co istotne – dzięki elektronicznej ewidencji pracownicy wydawnictwa mają pewność, że każdy dokument wprowadzony raz do systemu będzie można łatwo i szybko wyszukać.

Asseco Softlab SEOD umożliwił też WP OPERON rejestrację, kategoryzację oraz akceptację potrzeb związanych z zakupem materiałów lub usług generowanych w całej spółce. Pozwolił również na rejestrowanie faktur zakupowych oraz ich akceptację przez uprawnione osoby. Istnieje także możliwość połączenia faktury z wcześniej zaakceptowanymi zapotrzebowaniami i automatyczne przypisywanie im etykiet kontrolingowych. System kontroluje również, czy podłączone dokumenty nie przekraczają zaakceptowanego zapotrzebowania. Na ostatnim etapie faktury są weryfikowane przez dział księgowości i automatycznie księgowane w rozwiązaniu ERP.

Nowy system pozwolił ponadto na rejestrowanie przesyłek wpływających do firmy oraz z niej wysyłanych. Program umożliwia śledzenie zdarzeń związanych z wysyłką oraz odbiorem dokumentów przez Pocztę Polską lub innych kurierów. Asseco Softlab SEOD ma także funkcję powiadamiania pracowników OPERON poprzez e-mail o przesyłkach oczekujących w sekretariacie na odebranie. Ponadto aplikacja może automatycznie rejestrować koszty przesyłki do odpowiednich działów.

System Asseco Softlab SEOD pomógł WP OPERON również uporządkować i zorganizować pracę z umowami cywilnoprawnymi. Dokumenty zarejestrowane w systemie (z załączonymi skanami) są weryfikowanie przez prawników i autoryzowane przez Zarząd. Dane osób, z którymi podpisywane są umowy, automatycznie są przenoszone z Asseco Softlab SEOD do aplikacji HR.
Program Asseco Softlab SEOD zautomatyzował pracę w naszej firmie w zakresie obsługi dokumentów. Umożliwił nam szybką oraz wygodną wymianę informacji pomiędzy działami i pracownikami, usprawnił też kontrolę wykorzystania budżetu w procesie dokonywania zakupów przez naszych pracowników. Ponadto łatwiejsza stała się obsługa sekretariatu dzięki ewidencji przesyłek oraz funkcji automatycznego powiadamiania o nich drogą e-mailową. Z perspektywy czasu widzimy, że wcześniej nie zdawaliśmy sobie w pełni sprawy z potrzeby użycia tego typu rozwiązania. Dopiero zastosowanie go w praktyce zwróciło nam uwagę na pewne aspekty, zwłaszcza na możliwość skrócenia czy optymalizacji ścieżki obiegu dokumentów oraz zmniejszenie kosztów związanych z obsługą tych dokumentów. Już mamy kolejne pomysły na rozwój tego programu w naszej firmie” – mówi Anna Pastwa, Dyrektor Finansowy w Wydawnictwie Pedagogicznym OPERON Sp. z o.o.
Źródło: ASSECO BS

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top