Problem z procedurami jest jednak taki, że angażują wiele osób i przez to przeciągają się w czasie. Dodatkowo przy przekazywaniu sprawy od jednego do drugiego pracownika dokument może się zgubić. I gubi się. Oczywiście nie dzieje się tak co dzień, ale raz na jakiś czas dokument znika – albo spada na podłogę, albo chowa się w niewłaściwym segregatorze, udowadniając, że prawo entropii ciągle działa.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
W firmach o małej liczbie dokumentów problem jest łatwy do opanowania prostymi środkami. Jednak gdy dokumentów dziennie pojawia się sto i więcej, problemy się potęgują, rośnie także zatrudnienie. Przeciągające się procedury są negatywnie odczuwane przez kooperantów. Również najprostsze koszty samego wprowadzania treści dokumentów do systemu ERP zaczynają istotnie ważyć.
Wszystkie te problemy są znane od dawna. I też dawno temu wymyślono ideę elektronicznej wymiany dokumentów (EDI). Jednak niewiele jest firm na świecie, które mają taką pozycję rynkową, aby wymusić na wszystkich kooperantach komunikację w tym a nie innym formacie EDI. Do większości firm dokumenty docierają na różnych nośnikach, z czego papier i faks nadal stanowią zdecydowaną większość.
Jedno z rozwiązań tego problemu proponuje firma TOPCALL w swoim najnowszym systemie „Fax Connect for Orders”. Podstawową ideą tego rozwiązania jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w momencie ich pojawienia się w firmie. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią.
Zastosowanie tego sytemu przynosi następujące korzyści::
- Istotne zmniejszenie kosztów wprowadzania danych – do odczytu treści dokumentów zastosowano system automatycznego rozpoznawania pisma, który jest w stanie skutecznie odczytać ponad 80% informacji z dokumentów.
- Przyspieszenie realizacji procedur weryfikacji i akceptacji poprzez wyeliminowanie papieru jako głównego nośnika dokumentów. Dokumenty nie muszą być noszone od biurka do biurka, pracownicy mogą niezależnie od siebie wydawać akceptacje, (podczas gdy dokument papierowy musi przebyć ścieżkę akceptacyjną sekwencyjnie).
- Oryginały dokumentów są odczytywane niemal natychmiast po ich dotarciu do firmy, nie ma zatem możliwości ich zagubienia.
- System umożliwia wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów, które daje natychmiastowy dostęp do dokumentów niezależnie od daty ich powstania.
- Usprawnienie i przyspieszenie procedur prowadzi do poprawy wizerunku firmy wśród kooperantów.
Okres zwrotu z inwestycji wynosi od kilku miesięcy do jednego roku. Zatem czas, który upływa od momentu inwestycji do momentu, kiedy system zaczyna zarabiać na siebie, jest bardzo krótki. Okres zwrotu z inwestycji różni się przy poszczególnych wdrożeniach, tym bardziej, że niektóre z istotnych korzyści są trudne do zmierzenia. Różna liczba dokumentów na wejściu do systemu również decyduje o tempie zwrotu kosztów.
Opisywany system składa się z trzech, zintegrowanych ze sobą elementów:
1) Faks serwer – odpowiada za przechwytywanie dokumentów docierających faksem. Jednocześnie może służyć wszystkim pracownikom jako bardzo wygodne medium do nadawania faksów.
2) System rozpoznawania pisma – odpowiada za automatyczny odczyt treści dokumentów. Odbiera dokumenty z faks serwera oraz ze skanera. Odczytane dane odsyła do faks serwera.
3) Księga zamówień w systemie SAP R/3 – jest to program autorstwa firmy TOPCALL działający w systemie SAP R/3. Program odbiera od faks serwera obrazy dokumentów wraz z wynikami automatycznego odczytu treści i umieszcza je na ścieżce akceptacyjnej.
Jak to działa?
Dokumenty nadawane faksem są odbierane przez faks serwer i automatycznie kierowane do systemu rozpoznawania pisma. Tu odczytywana jest treść dokumentów. Dodatkowym źródłem danych dla modułu odczytu pisma jest skaner. Odczytane dane są umieszczane w Księdze zamówień SAP R/3. Księga zamówień jest de facto prostym modułem do akceptacji zamówień i faktur.
W pierwszym kroku sprawdzana jest poprawność automatycznego odczytu treści.
Księga Zamówień – widok na listę zamówień
Drugi krok to skierowanie dokumentu do akceptacji. Procedury akceptacyjne są różne w poszczególnych firmach. Dlatego rozwiązanie pomyślano w taki sposób, aby konsultanci SAP mieli możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb firmy. Możliwe jest śledzenie i monitorowanie procedur akceptacyjnych poszczególnych dokumentów. Każdy z pracowników widzi listę dokumentów oczekujących na jego akceptację lub opinię. Zwierzchnicy mogą kontrolować rozkład obciążenia poszczególnych pracowników.
Warto kilka słów poświęcić na omówienie systemu odczytu pisma. Otóż w trakcie wdrożenia system jest uczony wzorców dokumentów, jakie najczęściej pojawiają się w firmie (wzorców dokumentów od najważniejszych kooperantów). Skonfigurowany system jest w stanie odróżniać różne wzorce i odczytywać istotne dane np. datę i numer dokumentu, dane identyfikacyjne kooperanta (nazwa, NIP, regon), wartość oraz listę towarów i usług wraz z ich ilościami i wartościami. Konfigurowanie (uczenie nowych wzorców) można stopniowo kontynuować również w trakcie eksploatacji systemu. W ten sposób system będzie potrafił odczytywać coraz większą liczbę dokumentów i zmniejszał pracochłonność ręcznego wprowadzania danych. Oczywiście zawsze mogą się pojawić dokumenty jednostkowe, których system nie odczyta. Operator ma do dyspozycji interfejs umożliwiający przepisanie treści takich dokumentów.
Źródło: www.topcall.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biznesie. Od tego dnia przedsiębiorcy zaczynają posługiwać się wspólnym standardem we wzajemnej wymianie dokumentów – fakturą ustrukturyzowaną, znaną jako FA(3) lub po prostu faktura KSeF.
Smart Factory w skali globalnej: jak MOWI porządkuje produkcję dzięki danym w czasie rzeczywistym
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Cyfryzacja produkcji w skali globalnej wymaga dziś spójnych danych, jednolitych standardów i decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. W środowisku rozproszonych zakładów produkcyjnych tradycyjne raportowanie i lokalne narzędzia IT przestają wystarczać. Przykład MOWI pokazuje, jak wdrożenie rozwiązań Smart Factory i systemu MES może uporządkować zarządzanie produkcją w wielu lokalizacjach jednocześnie, zwiększając przejrzystość procesów, efektywność operacyjną oraz stabilność jakości.
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś sparaliżowanie kluczowych systemów biznesowych, przejęcie kontroli nad danymi i wymuszenie kosztownych decyzji pod presją czasu. System ERP, jako centralny punkt zarządzania finansami, produkcją i logistyką, stał się dla cyberprzestępców najbardziej atrakcyjnym celem. Ten artykuł pokazuje, dlaczego tradycyjne zabezpieczenia przestają wystarczać i jak realnie chronić ERP przed atakami, które mogą zatrzymać firmę z dnia na dzień.
PSI automatyzuje logistykę Rossmanna: Wdrożenie WMS i MFC w Czechach
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Nowoczesne centrum logistyczne Rossmann w Czechach to przykład, jak strategiczne inwestycje w automatykę i systemy IT wspierają skalowanie biznesu w handlu detalicznym. Projekt realizowany przez PSI Polska obejmuje wdrożenie zaawansowanego systemu WMS oraz sterowania przepływem materiałów, tworząc w pełni zintegrowane środowisko dla obsługi rosnących wolumenów sprzedaży i dynamicznego rozwoju e-commerce. To wdrożenie pokazuje, jak technologia staje się fundamentem efektywnej, przyszłościowej logistyki.
Najnowsze artykuły
Magazyn bez błędów? Sprawdź, jak system WMS zmienia codzienność logistyki
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Współczesna logistyka wymaga nie tylko szybkości działania, lecz także maksymalnej precyzji – to właśnie te czynniki coraz częściej decydują o przewadze konkurencyjnej firm. Nawet drobne pomyłki w ewidencji stanów magazynowych, błędy przy przyjmowaniu dostaw czy nieprawidłowe rozmieszczenie towarów, mogą skutkować poważnymi stratami finansowymi i opóźnieniami w realizacji zamówień. W jaki sposób nowoczesne rozwiązania do zarządzania pomagają unikać takich sytuacji? Czym właściwie różni się tradycyjny system magazynowy od zaawansowanych rozwiązań klasy WMS (ang. Warehouse Management System)? I w jaki sposób inteligentne zarządzanie procesami magazynowymi realnie usprawnia codzienną pracę setek firm?
Jak maksymalizować zyski z MTO i MTS dzięki BPSC ERP?
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Zysk przedsiębiorstwa produkcyjnego zależy nie tylko od wydajności maszyn, ale przede wszystkim od precyzyjnego planowania, realnych danych i umiejętnego zarządzania procesami. Dlatego firmy, które chcą skutecznie działać zarówno w modelu Make to Stock (MTS), jak i Make to Order (MTO), coraz częściej sięgają po rozwiązania klasy ERP, takie jak BPSC ERP.
Warsztaty analityczne i sesja discovery. Jak wygląda pierwszy etap współpracy z partnerem wdrożeniowym ERP
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Wdrożenie systemu ERP to jedna z najważniejszych strategicznych decyzji, jakie może podjąć firma. To inwestycja, która ma zrewolucjonizować procesy, zwiększyć efektywność i dać przewagę konkurencyjną. Jednak droga do sukcesu jest pełna potencjalnych pułapek. Wielu menedżerów obawia się nieprzewidzianych kosztów, oporu zespołu czy niedopasowania systemu do realnych potrzeb. Jak zminimalizować to ryzyko? Kluczem jest solidne przygotowanie. Zanim padnie słowo „wdrażamy”, konieczne jest przeprowadzenie trzech fundamentalnych etapów: warsztatów analitycznych, sesji discovery oraz analizy przedwdrożeniowej ERP. To nie są zbędne formalności, ale fundament, na którym zbudujesz sukces całego projektu.
Strategia migracji danych do nowego systemu ERP. Metody, ryzyka i najlepsze praktyki
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla wielu firm nie tylko krok w stronę unowocześnienia procesów biznesowych, ale także ogromne przedsięwzięcie logistyczne i technologiczne. Aby nowy system ERP zaczął efektywnie wspierać działalność organizacji, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych, które muszą zostać bezpiecznie i precyzyjnie przeniesione ze starego systemu. Migracja danych ERP to skomplikowany proces, wymagający zarówno zaawansowanej wiedzy technologicznej, jak i dokładnego planowania na poziomie strategicznym. W tym artykule przybliżymy najlepsze metody, wskażemy najczęstsze ryzyka oraz podpowiemy, jak przeprowadzić migrację krok po kroku.
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozproszone dane, rosnące oczekiwania klientów i klientek. Dziś korzysta z niej już 91% instytucji, a mimo to tylko nieliczne mówią o realnych efektach. Zaledwie 12% firm maksymalizuje potencjał chmury – tworzy skalowalne platformy, wdraża GenAI, monetyzuje dane. Reszta? Często grzęźnie w kosztach, integracjach i braku kompetencji. Różnica nie tkwi w technologii, ale w strategii – i to ona może zadecydować o miejscu w sektorze, który właśnie wchodzi w kolejną fazę transformacji.
Elektroniczne segregatory od Comarch w Olimp Labs
Olimp Labs – jeden z największych producentów odżywek i suplementów diety dla sportowców – rozszerz… / Czytaj więcej
BSC Drukarnia Opakowań S.A. wykorzystuje system Plus Workflow
BSC Drukarnia Opakowań S.A. jest jednym z wiodących dostawców opakowań z tektury i papieru na polsk… / Czytaj więcej
Obsługa dokumentów kosztowych w PlusWorkflow – wdrożenie systemu w Aptekach Dr. Max
Holding Dr. Max zarządza największymi sieciami aptek w Czechach i na Słowacji oraz największą nieza… / Czytaj więcej
Zarządzanie dokumentami w firmie TIM S.A. przez wdrożenie Plus Workflow
TIM S.A. jest spółką istniejącą od niemal 30 lat na rynku, a od 1998 roku jest notowana na polskiej… / Czytaj więcej
